オンライン上のコミュニケーションで意識したいこと

前回の投稿からかなり時が経ってしまいました...💦

私は普段、グループウェアという情報共有ツールを使って業務を行っています。グループウェア上で各部署がどのような施策を行っているのかを知ることができたり、業務を進めるうえで必要なコミュニケーションを取ったりすることができるなど、本当に便利だなと感じています。グループウェアがなければ仕事が成り立りません...！

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ただし、オンライン上のコミュニケーションは便利なだけではなく
気をつけなければいけないこともあると感じています。
今回は1年間私がグループウェアを使用して仕事をする中で感じた「オンライン上のコミュニケーションで意識したいこと」について書きます。

・自分の考えを相手に伝えるとき
①考えに至った背景を説明する

「自分はこう思う」という意見を端的に述べることも重要ですが、
相手からすると「なぜそのような考えに至ったのだろう？」と気になります。特に自分の提案をメンバーに伝えるときには、「この提案をしたら相手からどのような質問がくるだろうか？」と想像し、自分の想定できる範囲内でその質問を解消するような書き方を意識したいところです。

私が個人的に意識しているのは、「目的・背景・メリット・デメリット」を伝えるということです。
そうすることで、コミュニケーションの手戻りが少なくなると感じています。

・相手の企画・提案に対して意見するとき
①まず最初にポジティブな意見を述べる

相手が企画・提案してくれたことに対してすぐに自分の言いたいことだけを伝えるのではなく、「まずは企画を考えてくれてありがとう」という気持ちを表明することが大事だと思っています。そのうえで、「提案の○○な点は良いと思うのだけど、○○はこうしたほうがよくなるかもしれない」のように、最初にポジティブな意見を述べることで相手も納得感をもち前向きに議論できるはずです。
感謝の気持ちを伝えられなくてもなんとも思わない、という人もいるかもしれませんが「これはどういうことですか？」ということだけを伝えられると、自分のすべてを否定された気持ちになってしまう人もいます。(それが私なのですが...笑)
いろいろな感じ方をする相手がいるということを踏まえたうえで、まずは相手に対してポジティブな意見を述べることは意識しておきたいところです。

②相手の想いを想像したうえで意見を述べる

「相手がどのような思いで企画・提案してくれたのか」ということを想像するということは重要です。もちろん、コミュニケーションを取る相手によって伝えてくる内容の粒度は様々だと思いますが、自分の意見だけをぶつけるのではお互い気持ちよくコミュニケーションを取って仕事を取ることは難しくなるのではないでしょうか。
相手がどういう想いで今の考えに至ったのだろうか？ということを想像し、「○○という考えをもって企画してくれたのかもしれませんが、自分はこう思います」のように相手を思いやったコミュニケーションが好ましいと感じています。
さらに、自分の意見を伝える前に「こういう伝え方をしたら相手はどう思うだろうか？」ということを想像しながら文章を考えることも非常に重要です。相手も人間なので、言い方ひとつでモチベーションは変わります。
実際、私も相手の伝え方によって深く傷つき仕事に前向きに取り組めない、なんてこともありました...(笑)
相手を不快にさせないよう、前向きな気持ちで仕事ができるように配慮して伝え方を吟味するということも、意識しておきたいところです。

最後に

私は、オンライン上のコミュニケーションは対面でのコミュニケーションの数倍難しいと感じています。
相手も自分もいろいろな業務を抱える中で、忙しさの粒度が把握できず
相手の顔が見えない且つリアクションが分かりにくいからです。
さらに、文章の文脈によっては解釈の粒度がさまざまで、いろいろな感じ方をする人がいるということもあります。

しかし、お互いを思いやったコミュニケーションを意識することで
効率的に仕事を進めることができるなど、利点もたくさんあります。
オンラインとオフラインのコミュニケーションをうまく使い分けるという術も身につけていきたいですね。

私もまだまだ勉強中ですが、皆さんもオンライン上でコミュニケーションを取る際はぜひ意識してみてください！