【イベントレポート】 「通勤費実費支給における課題ーAIによる通勤費の申請レス・承認レスの実現―」を開催しました
2021年1月27日、Miletos株式会社は、オンラインセミナー 「通勤費実費支給における課題ーAIによる通勤費の申請レス・承認レスの実現―」を開催しました。スピーカーはMiletosの取締役兼COO/CAO 髙橋康文です。
【講演内容の一部を抜粋してご紹介します】
１．コロナで変わった働き方の潮目
「ビフォーコロナは出社が当たり前でしたが、新型コロナウイルス感性拡大に伴い、在宅勤務が始まりました。緊急事態宣言が発令されて在宅勤務が拡大し、感染状況が高止まりする中、出社率は以前として低い状態が続いています。一部ではオフィスを縮小したり手放す企業も出始めており、定期代の支給を廃止し、通勤費を実費支給する企業は増えています。」
「早い企業では2020年4月以降五月雨にウィズコロナの働き方改革に合わせて通勤費の実費精算を始めています。その様な会計期の変更を待たずに実費精算を始めたファーストペンギンと呼ばれる層に追随するようにして、下期に当たる2020年10月から実費精算に切り替える企業が一気に増えてきました。この傾向は継続するだろうと考えています。」
「通勤費の精算を実費化すると、定期代として過剰に支払っている分を削減することができるので、結果としてコストカットに繋がっています。最近、試算させていただいたお客様の例ですが、在宅勤務を導入し3,000人程度の会社様で出社率75％とした場合、人に合わせて定期代と実費支給を調整することで、年間約3,500～4,000万程度のコストカットが出来るという数字が出ています。
在宅勤務を開始することで、ほとんど出社せずに在宅で仕事をする人であったり、サテライトオフィスやリモートオフィスなどに不定期に出社する人であったり、多様な働き方がより推進されます。そうなると、やはりニューノーマルにおいては、通勤費を定期代ではなく実費支給にすることは、働き方的にも経済的にも適していると考えることができます。」
２．通勤費実費化における課題
「通勤費を実費精算に移行するためには、いくつかの課題があります。代表的なものをまとめました。今までのやり方を変えなければいけないので、効率化について取り組まない限り、各担当者の負担は増えてしまいます。」
(このあと、各担当者の細かな課題についてご紹介しました)
３．通勤費交通費申請レス・承認レスの実現
「Miletosでは、SAPPHIRE(サファイア)という経費のチェックのためのAIを開発・提供しています。あるお客様で交通費の不備・不正チェックをさせていただいたところ、「これだけの精度でチェックができるなら、そもそも交通費の申請データ自体を作り出せるのでは」というお話をいただき生まれたのが、この通勤費・交通費を自動精算するためのソリューションです。
さきほど申請者・上長・人事・経理、それぞれの課題についてお話させていただきましたが、それらの課題をSAPPHIREが中心となって解決するというサービスになります。」
「通勤費・交通費の精算プロセスをSAPPHIREを使って自動化しようとする場合、申請者は出社日を記録したり、内容について入力する必要はありません。自宅から営業所等に入退館するだけで、その入退館などのログを元にSAPPHIREが自動で、いつどこからどこに移動したかを予測します。出力された移動一覧に変更したい点がある場合のみ手で修正を加え、上長はその変更点のみ個別でチェックをします。
交通費と通勤費についてもSAPPHIREは自動で仕分け、経費精算システムと給与システムにそれぞれ連携することが可能です。
この人はこの日こういう行動をしましたとログから担保しているのと、申請者と上長がそれぞれ確認もしているため人事担当者や経理担当者が細かく確認する必要はありません。」
(このあと、申請レス・承認レスを実現するロジックについてご紹介しました)
４．さいごに
「ここまでお話しさせていただいた通り、オフィス通勤主体で全員に定期代が支払われていた時代から、多様な働き方に代わりつつあり、今まさに実費化の流れがきています。
ただし、働き方だけが変わってしまい、社内のプロセスとか規定、ワークフローが追い付いていない場合が多く、申請者・承認者・人事・経理それぞれの負担が増えてしまっているという実状があります。働き方改革を進める上で、手間が増えてしまうのは問題ですし、こういった申請・承認といったようなものは、どんどんデジタルな世界になっていくと考えています。
そのデジタルな世界を司っているのは情報なので、その情報を駆使することで、申請・承認の手間を省き、本来やるべき作業、付加価値業務に集中していくのがこれからの働き方だと思っています。」
このあとの質疑応答では、８人の方からのご質問にお答えさせていただきました。１時間弱のセミナーでしたが、たくさんの方にご参加いただき盛況のうちに終了いたしました。
次回セミナーのご案内
Miletosでは、3月にNTTデータ・スマートソーシング社と共催でセミナーを開催いたします。お申し込みをお待ちしております。
日時：2021年3月26日(金) 13:00～
テーマ：『これからのBPO×経理チェック』(仮）
申し込みフォーム：
https://share.hsforms.com/1CcVn_2rbSuugDBYUDt5--w53lnb