Googleカレンダー１つで予定もタスクも管理する方法

仕事術やタスク管理の本をたくさん読んで、自分なりに取り入れてみては失敗して・・・

という生活を一年半ほど繰り返し、わたしが最終的にたどり着いた予定とタスクの管理方法について書きたいと思います。

※あくまでわたしなりにいい感じの方法です！
参考になりそうなところがあれば、ぜひ自分の使いやすいツールで試してみてください〜。

前回の記事はこちら↓

いろんなツールを使ってみましたが、現在はGoogleカレンダーで全ての情報・タスクを管理するという方法に落ち着きました。

「ここを見ればすべての情報がわかる」という状態にするのが自分的には合っていて、あとはごちゃごちゃにならないようにルールを決めて整理することを心がけてみました。

①タスクは毎日表示されるようにする

「◯日までに書類提出」というタスクが発生したとき、今まではToDoリストに入れて、その作業をする日時に予定をプロットしていました。

ですが、この場合わたしがよくやってしまった失敗は「その日になるまで忘れてしまう」「突発的な仕事が入ってすっぽかす」「見積もりがあまくて終わらない」というもの。

あとは、上司から「急だけどこの仕事頼める？」と言われた時に、「はい！やります！」と自分の抱えてる業務量も考えずに請け負ってしまうこと…。

それを防ぐために、わたしはタスクをToDoリストではなく、発生した日から〆切までのながーい予定としてカレンダーに登録しています。

Googleカレンダーでは、左側のメニューにあるこの＋マークを押すと新しいカレンダーの作成ができます。※ブラウザでしか作成できないので注意！

ちなみに、なぜわざわざ新しいカレンダーをつくるのか？というと、
・他人には見えないから
・表示のON OFFができるから
です！

社内の人も見ることができる自分のカレンダーでこれをやると、うっかり私のカレンダーを見た人にめちゃくちゃ予定が表示されて、とても邪魔になります。笑

それと、ON・OFFの切り替えができないと自分にも常にたくさんの予定とタスクが表示されてしまい、わけがわからなくなります。

なので、新しいカレンダーの作成がおすすめです！

タスクが発生したら「◯日〆書類提出」というタイトルをつけて、予定をポンと入れるだけ。このとき、時間設定はせずに「終日」の予定として入れます。

すると、カレンダーの上部に毎日「今自分が抱えているタスク」がその数だけ帯として表示されるんです。

帯の数＝タスクの数

で、これをみながら「今日のこの時間でこのタスクをやろう！」と毎日の時間割を組み立てていく感じです。

また、こうしておくと上司から突発的になにか頼まれた時も、
「今◯個のタスクを抱えていて、そのうち今日作業予定のものが◯個あるのですが、どちらが優先でしょう？」みたいな感じで相談もできちゃいます。

※「そのタスクにかかる時間」まで書けたらより人に説明しやすい＆自分でも把握しやすいかも。

時間は限られているから優先順位が大事！ということを書きましたが、自分で判断できないときはこうやって上司に判断を委ねるのにも使えます。

②同じ要領で予定も入れる

同じ方法でカレンダーをさらに作成して、
・今進行中のプロジェクト
なども追加しています。

何か情報が加わる度にその都度書き足していけば、「今進んでるあの件、どうなってる？」なんて進捗を聞かれた時も、ここに書いておいたことを読めば即答できちゃいます。

③振り返りにも使える

タスクが終わったらタイトルの初めに「済」と書き足して、終わった日を最終日に設定しなおします。

そうすれば
・そのタスクにどれくらい時間がかかったかがわかる
・来年振り返ったとき、いつ何に着手してたかがわかる
・あれ終わった？と聞かれた時に自信を持ってはい！と答えられる（済って書いているから）

と、とっても便利なのです。

※終わったタスクを消してしまうと終わったかどうかがわからなくなったり、来年振り返ることができなくなるので残します！

こうすると大量の情報がカレンダー上部に出てくるようになりますが、邪魔な時はオフにすれば見えなくなりますし、反対にしっかり確認したいものだけ表示するのも簡単です。

＊＊＊

というわけで、Googleカレンダーで一元管理をすることで

・優先順位をハッキリさせる
（どうやって判断するか？）
→抱えているタスクを見える化することでいつでも優先順位の比較ができる。上司に相談できる。

・バッファを多めにとってタスクを進める
（どうやってタスク管理する？）
→タスクの発生から完了までの長い期間で予定に入れることで、自然と余裕を持って取り組める

というように、今のところいい感じにできているかな〜と思っています。

私は会社で使っているのがGoogleカレンダーだったのでGoogleカレンダーメインで紹介しましたが、お仕事のスタイルに合わせて他のツールでもできるんじゃないかなと思います。

少しでも参考になるところがあれば嬉しいです。

※引き続き、いい方法を見つけたら新しいことも試していきます！目指せ毎日ノー残業！！