「仕事が早い人」の頭の中。

社会人になって9年目。（いつの間にか中堅の年代に…）
そろそろ後輩も増えてきたのですが、
中には全然仕事が終わらず、いつまでもオフィスにいる子もいます。
（いまは在宅勤務ベースなので、ますます先輩たちが気づかないうちに、深夜残業してしまっている子もいそう。。。）
彼・彼女たちをみていると、
やっぱりある程度、仕事を早く終わらせるコツも、教えてあげなくてはいけないなと思っています。

そんなわけで、
在籍していた3社で仕事の速さと正確さを、評価いただくことの多いわたしから、
全然なくならない仕事の山の前で困っている方の役に立てればと思い、
普段考えていることをまとめてみました。

要領の良さ＝段取りの良さ、だと思う

皆さんのイメージにもあるかもしれません。
「広告業界の人って、なんかいつも忙しそうだよね。」
「広告代理店＝激務、ブラック、深夜残業どんとこい、なんでしょう？」

たしかにその通りの側面もあって（そこはほんと、業界の闇の側面も正直あると思ってますが）なんか毎日、いろんな仕事が積み重なっていくんですよね。。。気づいたらもう夕方、的な。
（それはどの業界の方も、みんな一緒かな。。。）

そんな中、できる限り効率的に仕事を進めるために
段取りの良さ
が重要だと私は思っています。
段取りよく仕事を進めることで、
・無駄な作業をできる限りカットする
・起こりがちなミスを起きないように、あらかじめ手を打っておく
ことができます。

段取り名人になる秘訣は「仕事のドラマ」を捉えること

ずばり、必要なことは
仕事のドラマ
をあらかじめ捉えておくこと。

・どんな目的で、その仕事があるのか
・全体を通して誰が関わってどんな事が起こるのか
・いつまでに何をしなくてはいけないのか

まさにTVドラマや映画のHPに載っているような、
「Story」「人物相関図」「全●話」って書いてある、まさにあれを
意識しながら仕事ができれば、かなりスムーズに進むかと。
「これはこの日までに、この人に相談すればスムーズに進みそうだな」
「ここでこの情報が必要だから、先にまとめておこう」
のように、事前に準備ができ、無駄も時間のロスも省けます。

ドラマが見えていないと感じたら、
特に若手のうちは、一旦手を止めて、整理する時間を作るのがおすすめです。教えてくれる先輩も巻き込んで、自分が全体像を理解できるまで、きちんと整理しましょう。
わからないままとりあえず進むのが、一番不幸です。
理解していないから再現性がなく、いつか一人で対処しなくてはいけないときに、解決することができなくなってしまいます。（もしくは間違った対処をしてしまい、余計に仕事を増やしてしまうことに…）
もちろん、そこに時間をかけすぎてはいけないのですが、教わる時間をきちんと持つことが、将来的な成長への近道なのではと感じています。

「段取り」を楽にするための「決まった形」をつくる

そしてもう一つ。
段取りを楽にしてくれるのが、
決まった形（定型フォーマット）を作ってしまうこと。

何度も繰り返す種類の作業や手続きは、
思い切って序盤でひと手間かけて、マニュアル化したり、正しい定形フォーマットを作ったりしておくと、かなり楽になります。
例えば、毎月の請求作業、経費処理、定期的な報告書など…
「これに従ってやれば大丈夫！」というのを作ってしまえばかなり安心して、ミスなく焦らず労力を減らして、その作業を終わらせることができるかと思います。

このとき、必要事項がMECE(ミーシー)に、
抜け漏れなく・ダブりなく、網羅できているかをチェック。
可能ならその分野の担当者や詳しい人に確認してもらって、間違いがないかどうかを確かめておくと、もう安心です。
（そしてたいてい、ミスを防ぐために事前に相談して対策してくれる人を、嫌う人は少ないので、その分野に強い味方ができます。困ったときにも安心！）

なぜか今のチームの方たちは、マニュアル化が好きじゃないようなのですが
そのせいでたくさんミスや無駄な作業が起きているなーと感じているので
勝手にどんどんマニュアルをつくって展開してます。笑
全ては私が楽に仕事をすすめるためだよ！！！

遅延を防ぐために、リマインダーを活用する

仕事のドラマを捉えて、必要な準備や手続きを事前に見通したら、
将来の予定を、リマインダーをセットすることにしています。

実際には、仕事で利用しているカレンダーに、その作業を始めなくてはいけない１週間くらい前のタイミングで、メモを残しています。
例えば、プロジェクトの全体スケジュールを捉えた上で、
「２ヶ月後にこの個別プランを提案しなくてはいけないなー」と思ったときには、キックオフのタイミングの１週間前くらいの日付に、
「個別プラン提案キックオフ設定」のメモをセット。
そうすれば、一旦このプラン提案については忘れてもOKですよね。

人間が careできるタスクの数には限りがあると思っているので
できるだけ忘れても良いことは忘れられるように工夫することで
目の前のことに全集中できるようにしています。
（マニュアル化もその一端を担っています。明文化してしまえば、その作業を覚えなくても大丈夫だからね。）

毎度遅延しがちな仕事があるなら、
事前にカレンダーで年間予定を抑えてしまえばよいのです。
そうしたら忘れないよね。

一日のタスクは、７割で。締切は２営業日前で。

ルーティンワーク中心で、突発的なことが起きない職種の方は
全く問題ないかと思うのですが
営業のわたしは、日々何故か、突発的なタスクが舞い込みます。

そのため、一日のタスクは、だいたい７割位の時間で終わるよう見積もっておくようにしています。
そうすれば、想定外の事が起きても、対処できる時間ができるからです。
（それでも間に合わなくなって残業につながる日も、ゼロじゃないんですが…）

同じく、締切のある仕事は、締切２営業日前くらいには終わらせるようプランしておきます。
そうして事前にすすめるようにしておくと、
・想定外に遅れてしまっても、クリティカルな問題にならずにクリアできる
・不明点や相談事があったとき、事前に解消することができる
ということで、こちらもスムーズにすすめることに繋がります。

定時以内で仕事を終わらせることが、当たり前の時代。

長く働くことが美学だった時代は、たしかにあったのだけれど
もうそれは古い価値観になって久しくなってきました。
とくに今年、無理矢理にでもリモートで自宅から仕事をすることになって
より、ライフとワークの距離が近づいたなと感じています。
いつかもっと、裁量労働制が主流になって、「時間」単位で働くことも減っていくのかもしれないとしたら、できる限り能率を高めて、短時間で仕事量を増やす努力は、個々人が自分のためにできる努力だと思います。

なにより「自分のために使える時間」を増やすために。

この記事が参考になりましたら、「スキ」「フォロー」「サポート」をお願いします。