海外から偉い人をお迎えする

こんにちは^_^
外資金融企業でのエグゼクティブ・セクレタリーの日々を綴っています。

エグゼクティブ・セクレタリーの重要な仕事の一つに、海外から東京への出張者を迎える手配があります。

本社からのCEOや会社のBoard Member (役員) の方々が来日する際はベテランセクレタリーでも毎回準備に奔走します。

<このレベルの出張者の対応が難しい理由>

・日程が決まっても変更が多い

・滞在日数が短いので過密スケジュールになる(1週間にアジアの都市を1〜3日ずつ訪問)

・重要な顧客のトップクラスとのアポをピンポイントで入れなければならない

・アジア全体でのタウンホールミーティング (四半期毎の業績説明や、会社の方針を社員と共有する機会) の手配

・秘書同士の連携だけではなく、COOや、プレゼンを作成するビジネスマネージャーとの連携が必要

・食事制限のある方が多い

以上のように準備に集中力と忍耐力を要します。

ニューヨークからの出張者のプレゼンをロンドンのビジネスマネージャーが作成する、というケースもあります。

ニューヨークやロンドンとの時差に合わせて連絡を取るには深夜や早朝の仕事となります。

また、東京だけではなく、他のアジアの都市も訪問するので、それぞれの都市のアシスタントとも連携します。

会社の要人の訪問は、航空会社にVIP担当チームと連携して、空港でもスムーズな迎えの車への誘導や、帰りの搭乗手続きの手配をします。

ホテルも、本人がオフィス近くのホテルを好まず、会社から離れているホテルを好まれる場合もあります。

その場合には過密スケジュールの中、移動時間が増えます。

社内のセキュリティーチームやドライバーの方とも連携して予定の進行状況、滞在中の安全を常にチェックします。

そして、、こんなにもお手配を頑張っても、全ての予定をキャンセルせざるを得ない事態になることもよくあります。涙

経済状況の変化や本社の急な方針転換などで、外資金融企業のシニアレベルは早急に対応するからです。