Gsuite(Google Workspace)を導入するときに注意すること

このnoteは、Gmailなどの企業向けサービス「Gsuite」を、社内IT担当者として全社導入する際に、実施する内容を記載しています。

現在、企業のメールシステムは、グーグルが運営しているGsuiteか、
マイクロソフトが運営している、Office365（Exchange Online） の2択の状況かと思います。
Windowsユーザーが多い企業で、Excelなどの、Microsoft officeが必須という企業でしたり、メーラーとして、とにかく「Outlook信者が多い、Gmailなんて使いづらい」という昔ながらの人が多い場合、Office 365 Business Premiumという、月額1360円ほどのプランがありますが、いくつかセミナーに行って聞いた限り、はグーグルに比べると、迷惑メール対策劣るようです。

（その結果ランサムウェアなどのウィルスによって、データが暗号化されるなどのリスクがあがり、別途対策が必要になったりします）

僕は、以前勤めていた企業で、上記ふたつ検討し、コスパと使い勝手(ユーザー目線/管理者目線)を考慮して、Gsuiteで決裁をとりました。

その後の、2社でもGsuiteを採用していたので、グーグル人気は高い、と思います。

Gsuiteの価格について

以下3種類あり、販売代理店経由ですと、若干ボリュームディスカウントが効きます。
Businessにして、グーグルドライブのストレージ機能を使って移行すれば、一般的なWindowsファイルサーバーのようなものは不要にできます。
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/pricing.html

★Basic
680円 (メール＋グーグルドライブ容量30GB / 管理者はユーザーのメールログやドライブの利用履歴は見れない）

★Business
1360円 (メール＋グーグルドライブ容量無制限 / 管理者はユーザーのメールログやドライブの利用履歴の閲覧可能）

★Enterprise
3000円 (Businessに加えてビデオ会議の同時接続数が増えたり、管理者としての機能　※Gmailのログ分析など　が追加される）

Gsuiteのメリット

①スマホ（Android）の普及で、世の中的に一般的なサービスとなっている、Gmail、グーグルカレンダー 、グーグルドライブ、などのツールのUIがそのまま使える。

②ファイルサーバーに格納されたExcelの、共有編集は、なにかと不便であるが、スプレッドシートで、各自がブラウザで使える。（Microsoft Office のライセンス費用を削減できる）

③ビデオ会議システム（Hangouts Meet）の性能も、まずまずよい。

④グーグルカレンダーと、社内の会議室の予約を連携できる。

⑤グーグルのチャットサポートのレスポンスが早い
⇒管理者として、コンソールの利用方法など、10:00-18:00 でサポートの方が随時質問に答えてくれます。電話窓口に電話して、長い間待たされて、挙句、新人さんにあたってしまう、というようなストレスを抱えずにすみます。

Gsuiteを導入前に検討すること

①アクセス制限について
Gsuite は、どのプランで契約しても、社外からはアクセス禁止にしたり、スマホの利用を制限するなどの機能はありません。
制限をするためには、別途、サードパーティー製アプリと呼ばれる、IDaasが必要になるので、こちらをあわせて決裁をとって、一緒に導入してしまうことをお勧めします。
Gsuite単体でも、標準機能で、2要素認証はONにすることができるので、アカウント乗っ取り対策をすることは可能です。

②メーラーの使い勝手について
Outlookや、サンダーバード、Becky!など、長年メーラーを利用してきた方は、GmailのUIが使いづらい、というネガティブ意見が必ず発生すると思います。その方たちに対して、既存のメーラーでもそのまま利用できるようにするのか、サポート外にするのか、調整が必要になります。
（僕が切り替え対応した際は、既存メーラー対応をすることにしたので、400台くらいのPC設定をすべて手動で切り替える作業をしました。。）

導入準備での注意点（Gsuite契約後）

①メーリングリストの再現
既存メールシステムの、ユーザーIDと、メーリングリストの情報を、Gsuite上のコンソールで再現する必要があります。
どちらも雛形にあわせて、データを作成して、インポートすることができます。
メーリングリストの差分が発生すると、ユーザーに迷惑をかけることになるので、注意が必要です。
（以前の会社では、Qmailというオープンソースのメールサーバーを利用しており、メーリングリストのエクスポートができず、3700個くらい、すべて手動で目視しながら、データを作成しました。。）

②既存メールシステムとGsuiteの併用利用について
①が準備でき次第、既存メールシステムと、Gsuiteを併用利用することができます。
Gsuiteを契約すると、ドメインの設定（MXレコード）を、切り替える前であっても、ユーザーを作成すると、
test-google-a.com というドメインのメールアドレスが発行される状態になります。
たとえば、hashimoto@yahoo.net というアドレスが既存メールシステムで存在する場合、Gsuiteでは、hashimoto@yahoo.net.test-google-a.com というアドレスでメール受信が可能となります。
上記のように、既存メールシステムから、転送設定をかけると併用が可能です。この転送設定をかけた際に、1日に大量の人数を設定すると、Google側でスパム判定のような挙動をとられてしまったり、既存メールシステムの処理が追い付かない、といったことが発生する可能性がありますので、数日かけて（1日30人ずつなど）の対応をおすすめいたします。
併用利用ができるようになった段階で、GmailのUI（WEBブラウザでの利用）で問題ない人は、仕分けルールなど設定いただき、利用可能となります。

③メールの転送について
各ユーザーに、自分のメールアドレスに届いたメールを、自由に転送許可設定をしていると、情報漏洩に繋がる可能性がありますので、転送設定は不可が推奨と思われます。

④グーグルドライブのデータ共有について
Businessプランで契約すれば、グーグルドライブの容量無制限で利用できます。（1アカウント1日に750GB以内や、1フォルダ40万ファイルなどの制限があります）
各自、自由にドライブへアップロードできるようになるのですが、フリーアカウント（gmail.com）への共有も可能にしてしまうと、ガバガバな状態となります。
・gmail.com への共有は不可
・会社ドメイン以外への共有は許可制
・マイドライブは自由にフォルダ作成/共有可能で、共有ドライブは管理者が管理

以上のルールが推奨かと思いますが、既存のストレージシステムとのすみわけを、事前に調整しておく必要があります。

⑤Googleのフリーアカウントについて
フリーアカウントは基本的に、gmail.com しかアカウント作成できないのですが、以前、自社ドメインで、グーグルアカウントを取得できるときがありました。自社ドメインでフリーのグーグルアカウントが存在している（Google Playストアなどに利用）状態で、Gsuiteにもアカウント作成してしまうと、フリー版と、Gsuiteアカウントとどちらで、ログインしますか、といった挙動になります。
この挙動になった場合、対策方法がありますので、事前に確認しておく必要があります。

Gsuite全社導入導入後

①MXレコードの値を、Gsuiteの値に変更することで、切り替え作業完了となります。
メーラーでの利用は、できなくなります、の運用にした場合は、確実に行き渡るように、周知が必要です。

②グーグルのサービスで、Google Cloud Platformや、firebaseといった、開発者が利用するツールがあります。
こちらの管理を、社内IT担当者が行うのか、開発者が行うのか、担当者通しで話しておくと、後々問題がおこらずよいかと思います。 

まとめ

Gsuite導入していないメールシステムの会社は、ぜひリプレイスしてしまうことをおすすめいたします。何かありましたら、お答えできますので、お気軽にコメントください。