#2【ゼロから作るなら？】社内報創刊の考え方・進め方
■社内報の創刊というビッグプロジェクト
こんにちは。社内報にちょっと詳しいライターのしばいぬです。
「#1 【社内報の役割とは】 企業はなぜ、社内報を発行するのでしょう？｜株式会社メッセ｜動画・編集・デザイン (note.com)」は、すでに社内報が存在する状況で、新たに制作担当者となった方を主な読者として想定した内容でした。
ところで、社内報がまだ存在せず、新たに立ち上げるケースもありますよね。そう、社内報の「創刊」です！ 今ある社内報をより魅力的なものにするのが「1を2にする」取り組みだとすれば、社内報の創刊は「0から1を生み出す」取り組み。“1”を生み出すまでには、検討すべきこと、決断すべきことがたくさんあります。
この記事では、社内報の創刊というミッションを持つ担当者の方を念頭に、考え方のヒントとなる情報をお伝えできればと思います。
■社内報で実現したいことは？––まずはコンセプトを設定
新たに社内報を立ち上げる時、まず何を検討したら良いと思いますか？
「紙かWebか？」「発行頻度は？」「企画内容は？」などなど、検討事項は山ほどあります。そのなかで、一番初めに考えるべきはやはり、「コンセプト」だとしばいぬは思います。
コンセプトは、言わば「社内報を発行するねらい・目的」を煮詰めて結晶にしたもの。社内報を制作する過程で何度でも立ち返るべき原点であり、制作に携わるメンバーが共有すべき認識の土台となるものです。言葉として明文化し、掲げることに意味があります。
たとえば、「社内コミュニケーションの促進」が社内報を発行する最大のねらいであったとします。『このねらいを実現するために、あるべき社内報の姿とは…？』という思考のプロセスから導き出されるものがコンセプト。発行のねらいが異なれば（「経営メッセージの浸透」「社内ニュースの即時共有」…等々）、コンセプトも自ずと異なるものになります。
創刊にあたり設定したコンセプトを、社内報のキャッチコピーのように毎号掲げる例もあります。読者である社員との間に、社内報の“役割”や“立ち位置”について共通認識を育む有効な手段だと思います。
【「発行のねらい」を起点にした「コンセプト」の検討例】
ご参考までに…商業誌にはこんなコンセプトが設定されています。
『dancyu』「知る」はおいしい。
『ダ・ヴィンチ』本とコミックの娯楽マガジン
『anan』すべての女性の、いま好きなこと
『クロワッサン』創意ある暮らしは、美しい。
■最適な発信方法は？ ––発行の形式やボリュームを決める
コンセプトが定まったら、次に社内報の「カタチ」を検討します。具体的には、①発行形式、②ボリューム、③発行頻度の主に3点です。
① 発行形式
以下の3種類に大別できます。
Ａ．複数の企画からなる冊子の形式で公開または配布。
（※印刷せずPDFを公開する場合も、冊子と同等のデザイン・レイアウトを行っている場合は該当）
Ｂ．冊子ではなく記事単体で社内イントラやHP等に公開。
Ｃ．社内報専用のWebサービスやアプリを活用して記事を公開。
② ボリューム（A～Cは「①発行形式」と対応）
Ａ．印刷上の制約から、総ページ数が「4の倍数」となるように制作します。しばいぬが携わった中では、8ページまたは12ページの社内報が一番多かったです。
Ｂ．基本的にはコンテンツの数や長さに制約はありません（※ただしサイトの構造に左右される場合あり）。
Ｃ．Bと同じく、コンテンツの数や長さに特段の制約がない場合がほとんどです。
③ 発行頻度（A～Cは「①発行形式」と対応）
A. 「4の倍数」ページの紙面を並行して制作する必要があることや、Web用記事に比べ一般的にデザイン・レイアウトが凝った作りになるため制作に時間を要すること、さらに印刷～配布の工程が必要であることなどから、紙の社内報を「毎月発行」するケースは少数派だと思います。しばいぬが見聞きしてきた範囲では、「3か月ごと年4回発行」の企業がもっとも多かったように思います。
Ｂ．掲載場所の更新を他部署が担当している場合など、更新業務の依頼や調整に時間を要する可能性はありますが、基本的に随時公開が可能です。
Ｃ．編集担当者自身が、更新・公開作業を容易に行えるように作られているため、随時公開が可能です。
発行形式と頻度がどうあるべきかは、コンセプトとの兼ね合いで自ずと決まる部分が大きいと思います。前項で例示した「情報スクランブル」的な発信を目指すなら、「4か月に1度の紙の社内報」よりも「週に何度も更新されるWeb社内報」の方が目的に合致しそうです。あるいは、「経営メッセージの浸透」的な発信を目指すなら、更新頻度が高く古い記事が埋もれてしまいやすいWeb上での発信よりも、たとえば「3か月に一度の紙の社内報」の方が社員はじっくり腰を据えて記事を読むことができそうです。
また、発行形式は、社員の就業形態によってもその最適解は異なります。出社が基本ならば冊子の社内報を誰もがタイムラグなく受け取ることができますが、出向や客先常駐をしている社員が多かったり、リモートワークが基本でオフィスでは完全フリーアドレス制が敷かれていたり、といった場合は冊子を配布するハードルは高くなるからです。
このように、社内報のカタチは、「コンセプトの実現」と「自社の環境下での運用」の両面からの検討をおすすめします。
■どんな記事を作るか？ ––大まかな構成や企画を決める
大枠の“カタチ”が定まったら、いよいよ中身（企画）を検討します。とくに紙の社内報の場合、記事単体での公開ではなく、冊子として複数の企画を束ねた状態で発信することになるため、表紙から裏表紙に至る全体構成（台割）をイメージすることも大切です。（冊子の全体構成のことを、印刷用語では「台割（だいわり）」と呼びます。）
この記事の冒頭では、コンセプトの大切さを強調しました。しかしながら、直球でコンセプトの実現を意図した企画だけで冊子全体を構成するのは無理がありますし、似通った切り口の企画ばかり並ぶと読み手も退屈してしまうはずです。複数の企画を検討する際は、以下のカテゴリを念頭に置くと良いでしょう。
【企画立案の参考に：大まかなカテゴリ】
① コンセプト直球！メインとなる連載または特集記事
発行の「ねらい」をストレートに表現する企画。ここが社内報の目玉となる）
② ①とは異なる切り口でコンセプトを表現する連載または単発記事
個人⇔組織、製品やサービス⇔プロジェクトなど、①とは違う視点やスコープに基づく企画
③ コンセプトとは関係なく掲載すべき／したい内容
トップメッセージ、新入社員や中途採用者の紹介、社内ニュース、読者投稿のコーナーなど
また、台割を考える際にヒントとなる基本的な考え方も以下に示します。
【台割の例】
ここまで検討できれば、あとは個々の企画を具体的に練っていくステージです！
一方、社内報の創刊は確定しているものの、全てが手探りでサポートやアドバイスが必要という場合は、制作会社に相談する手もあります。
たとえば、
・「社内報で実現したいこと」をコンセプトにうまく落とし込めない…
→今ある課題と、社内報を発行するねらいをヒアリングさせていただき、しかるべきコンセプト（めざしたい社内報の姿）を明文化するお手伝いをいたします。
・自社にとって最適な社内報のカタチが分からない…
→制作にかかるマンパワーや公開・配布の際の運用フローなども考慮しながら、持続的に発行でき、かつ効果的な社内報の発行形式・体裁をご提案いたします。
・コンセプトを表現する企画の立て方が分からない…
→企画例をご紹介しながら、社内の協力体制や編集業務の負荷なども考慮して、魅力的な企画を立案するお手伝いをいたします。
社内報制作でのお困りごとがありましたら、まずはお気軽に弊社までお問合せください。
株式会社メッセ（東京都中央区京橋）
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