学会の会費未納の理由とその対策
Menergiaを導入いただく学会や研究会において、最も悩まれていることの1つが会費未納問題です。
ファンクラブなどでは会費を払わないとすぐに退会処分となるため、会費の納入率は極めて高いですが、学会や研究会、同門会などでは1年間会費を滞納するとすぐに退会処分になるというケースは非常に稀です。
何年かに渡って会費が未納であれば自動的に退会処分になるという学会や研究会は多いようですが、本来は在籍中の会費をちゃんと納入してもらい、出来る限り会員を継続して欲しいというのが事務局の本音ではないでしょうか。
今回は会費未納問題について、その理由と対策をご紹介いたします。
会費未納の３つの理由
① 会費の連絡が届いていない
引っ越しやメールアドレスの変更により、会費の支払依頼がそもそも届いていないというケースです。
異動に伴う引っ越しの際、複数の学会に所属する方の中には、一部の会には情報変更を連絡するのを忘れる方もいらっしゃいます。
また、所属先のメールアドレスを利用していた場合、所属先が変わることでこれまで届いていたメールが急に届かなくなることもあります。
こうしたことにより、会費の連絡をしても会員本人には届いていないということがあります。
② 支払いが手間に感じる
研究会や同門会では、会費の支払方法が限られていることもよくあります。
特に銀行振込や郵便振替のみの場合、会員が銀行やATMなどに行く時間が無く、結果的に未納のままとなっているケースもあります。
学術大会ではクレジットカード決済などのオンライン決済が主流となっていますが、年会費の支払いではまだオンライン決済が十分には普及しておらず、会員が年会費の支払いを手間に感じる場合もあるようです。
③ 支払いを忘れている
会費の通知は届いていて、支払う意思があるにも関わらず未納のままである会員が実際には多くいます。会員の方々は日々、多数のメールや郵送物を受け取っているため、会費の支払いや支払いのリマインドが他の連絡に紛れて気付かれないことも少なくありません。
特に、複数の学会に所属している会員の場合は、多くの会費を支払う必要があり、その中には自分が支払いを済ませたと思い込んでいる未納の会員もいます。
会費未納の対策３選と「Menergia」のご紹介
対策1. 定期的な情報確認の依頼
郵送やメールが届かない会員が多いという学会や研究会では、この施策が有効です。
「登録情報に変更が生じた場合はご連絡ください」と案内している会が多いですが、この形式では、会員は登録情報に変更が生じた際に、所属する会に連絡することを思い出す必要があります。特に引っ越しなどの際には他にも様々な手続きがあり、学会や研究会への連絡を忘れてしまうことも多いでしょう。
そこで学会から定期的に「情報に変更が生じていませんか？変更がある場合は連絡をください。」と連絡するだけで、情報の更新率が飛躍的に向上し、常に会員情報を最新の状態で管理できるようになります。
会員の情報変更のタイミングはある程度限られていますので、春と秋の年2回、会員に連絡するのが良いでしょう。
会員管理システム「Menergia」では、各会員への情報更新の案内をシステム内で送ることができ、会員はマイページから簡単に自身の情報を変更することができます。
また、Menergiaの特長として、Menergiaを利用している学会に2つ以上所属している場合、自身のプロフィール情報を1回変更するだけで、所属する全ての学会に更新した情報が連携されます。
そのため、会員は情報更新が格段に楽になり、運営事務局にとっても情報の更新が滞るリスクが軽減されます。
対策2. オンライン決済の導入
銀行振込や郵便振替のみの対応となっている学会では、オンライン決済、特にクレジットカード決済の導入をオススメします。
近年、クレジットカードの普及が進み、通販サイトなどでの決済においては約80%がクレジットカード決済となっています。
クレジットカード決済を導入することで、これまで銀行振込や郵便振替を手間に感じていた会員の方の支払いが促進され、未納の会員の減少にも繋がります。
会員管理システム「Menergia」では、クレジットカード決済、銀行振込の他にコンビニ決済にも対応しています。
コンビニ決済はクレジットカードを所持していない層の利用率が高く、20代や30代の女性の会員が多い会では大変重宝されています。
また、Menergiaを活用すると、銀行振込においてもこれまでのような記帳・入金消込の作業は不要となり、支払いが行われるとリアルタイムにシステム上で自動消込が行われます。
会員数が多い会や会費の支払いが1年を通して発生する会では大変便利になります。
対策3. 定期的な会員へのリマインド
会員の中で、会費を支払いたくないという強い意思を持っている方はほぼいないと思います。
そのため、会員への定期的なリマインドは非常に重要です。
特にメールでのリマインドは、郵送よりも費用が安く済むため、有効なメールアドレスを管理できている場合には非常に有効な方法です。
メールでのリマインド、もしくは郵送と併用してリマインドを定期的に行うことで、会費の納入率は格段に向上します。
会員管理システム「Menergia」では、支払者一覧の確認だけでなく、簡単に未払者へのリマインドメールを送信することができます。
リアルタイムの未払者にだけメールが送られるため、支払い済みの方に再度メールが送られる心配もありません。
また、会員自身も過去の未払い履歴を確認できるため、「支払ったかどうかわからない」という支払漏れを防ぐこともできます。
最後に
多くの学会の事務局を悩ませている会費未納問題の解決に、この記事が少しでもお役に立てれば幸いです。
会員管理システム「Menergia」は既に多くの医学系学会・研究会・同門会でお使いいただいております。
無料トライアル期間も30日間ありますので、少しでも興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。
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