ピボットテーブル活用術(２)名簿をグループ分け／テンプレート
イベントや会合での名簿作り、グループ分け・・追加・修正が大変です。
名簿を用意すれば、だれでも使える「共通テンプレート」紹介します！
サンプルファイルは、こちらからダウンロードして下さい。
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１．テンプレートの概要
エクセルは、実践して、「楽に、楽しく、みんなに役立つ」ものです！
私が３０年培ってきた「感動」をお伝えします！
①関数・マクロを卒業！
関数は、必要なものだけを使っています。
グループの振り分けに使うＲＡＮＤ関数、順位ＲＡＮＫ関数、それに、
切り上げＲＯＵＮＤＵＰ関数、３つです。
ピボットテーブル、パワークエリで設定していますので、
マクロ・プログミングは使っていません。
だれでも、このマニュアルの操作手順で作業するだけです。
②繰り返し利用！
用意するもの 名簿 、 役員などの個別設定
１グループあたりの人数
割振り対象の人は、ランダムにグループを設定します。
グループの変更は、何度でも行えます。
参加者の名簿、役員などの個別設定は、増減・変更があっても、
『すべて更新』クリックで、更新作業が完了します。
③名簿管理、グループ分け管理！
ピボットテーブル、パワークエリでの分析などが行えます。
グループ、名前などを、名簿や名札に利用できます。
2．手順 使って、慣れて、身につける！
1⃣ 名簿を用意
①元名簿を用意、A4から貼付け ※パワークエリでも可能です
②基本項目との突合せ ※項目追加はカスタマイズが必要。
所属1・・都道府県、支部・・、項目など 合わせてください
③元名簿に無い項目でも、2行目、4行目は基本項目に合わせる
・・例：名前カナ
参考：データのリセット
初めに戻って、やり直したい場合
名簿の追加・変更ではありません！
⇒ 削除 テーブルの行 で行います
2⃣ グループ人数 1グループあたりの人数
3⃣ グループ分け・・個別指定 (割振り対象外)
役員の人のテーブル、役割を指定します
4⃣ グループ割り
割り振り対象者・・rand関数(乱数)
総人員 － 個別 ＝ 割り振り対象
グループ人数で割り、グループとします
5⃣テーブル割り振り
追加・・ピンクで表示されます・・テーブルを変更できます
①ＩＤ 1～最下行 行削除 「更新」 リセット されます
②新規追加 右のテーブルＮＯ．に表示されます
テーブル・・薄ピンク色 着色
③テーブル変更、ＩＤ変更 可能 テーブルNo・・数値以外も可
例： 除外など
④役割変更 ・・名簿の変更 と グループの変更
元の役割方のグループ変更必要です！
⇒ データ／すべて更新 １回 名簿が更新されます。
6⃣ Pグループ分け ※ピボットテーブルで作成
①データの直接変更はできません！５.割り振りで行ってください！
②配布用にはPDFにされることを推奨します。
③このレポートを加工編集される方法 シートをコピーして新しいシートにする 新シート全体をコピー、貼付けオプション・・値と数値の書式 で行います ※ピボットテーブルの数値は、直接変更できません。
ピボットテーブルの集計「セル」をダブルクリック⇒明細が出力されます。 便利ですが、データが隠れていますので、取り扱いに注意してください！
7⃣ Pグループまとめ ※ピボットテーブルで作成
バランス調整に使用します
※ピボットテーブルには、データが隠れています。
取り扱いに注意してください！
8⃣テーブル表記の変更
テーブルは、0～で設定します
Ａ、Ｂ・・ 、 松、竹・・、 い、ろ、は・・
9 所属
所属1のIÐを付与できます。
全都道府県のコードを付与できます。
ピボットテーブルで、所属の並び替えができます。
3．実践テンプレート
使って、慣れて、身につける ・・ これで十分です！
このテンプレートは、Ｅｘｃｅｌの知識があまりない方でも、
パワークエリやピボットテーブルもの詳細な知識は不要で、
「その他更新」をクリックするだけで、そのまま使えます。
ご興味のある方は、パワークエリの設定をご覧ください。
今回の事例では、エクセルとの併用も行っています。
Ｒａｎｄ関数は難しいので、エクセルで処理します。
⇒ 処理が途切れるので、すべて更新 は ２回になります！
４.こちらもご覧ください！
カスタマイズが必要な方、今回の事例や、他の使い方などについては、
オンラインセミナーでも、解説いたします。
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