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在宅勤務とチームコミュニケーション

船橋 恵

突如始まった在宅勤務

こんにちは。GMOペパボのHRでマネージャーを担当している@megsorinです。

新型コロナウイルス感染防止のため、1/27より在宅勤務体制が始まってから早いもので4週目に突入しました。

メディアでも多く取り上げられ、Twitterでも話題になったりで、ママ友とのコミュニケーションが希薄な私でも保育園ママに【在宅勤務=GMO勤務】というのが知られるところとなり、初動の速さが故の注目の大きさを肌で感じる昨今です。

GMOインターネットグループ全体では年に一度、災害訓練として在宅勤務の実施されていました。ペパボでも台風接近や猛暑日などで通勤に支障を来たすと判断された時は全社的または一部で在宅勤務を実施することがあります。

また、BCPとは別に「介護」と「育児」を対象に仕事との両立支援策としての制度を導入しており、月5日を上限に事前申請制で在宅勤務が可能なのですが、年齢が低いお子さんのいる女性パートナーの利用率が高く、制度のニーズを感じます。

今回、突如スタートした在宅勤務体制ではあったものの、こうした下地があったので、始まってしまえば然程混乱もなく今に至っています。

マスクも消毒も品薄の状態で、満員電車に乗るリスクを回避して仕事が継続できることは、すごくありがたいことだなぁと感じています。特に私の場合、通勤経路が泣く子も黙る人口密度の路線一択なので、感染リスクは2万%程down出来ている気がします。

HRとして

私の所属するHR統括グループでは、「新しい働き方に備える」を中長期的なテーマの一つとしており、このキーワードを念頭に制度設計やレギュレーションを定める指針にしています。

また、社長のケンタロさんやCTOのあんちぽさんが「テックカンパニー」へのトランスフォームを提唱しており、HRとしても「我々もテック化ぞ！」なんつって様々な業務の自動化、クラウド化を進めていました。

▼例えばこんなこと…
・人事への問い合わせを人力回答からbot回答へ
・入社オリエンテーションの自動化
・退職オリエンテーションの自動化

入退社に関してはあくまで手続きと案内の効率化であり、オンボーディングや感謝の気持ちを伝えたりなどのコミュニケーションはまた別モノと考えています。

在宅勤務が始まってから初の試みとしては、これまで一堂に会して実施していた衛生委員会をオンラインで開催しました。こちらは、産業医の先生のご理解あっての実現でしたので、ご対応いただけたことに感謝です。

また、以前から組織サーベイのwevoxを導入しており、リアルな場でのコミュニケーションが減った分、個人やチームのセルフチェックにより活用できていくんじゃないかと思っています。
今回の配信では記述式の質問(任意回答)で、在宅勤務で工夫していることなどを聞いてみました。

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チームとして

普段、HRのチームでは東京オフィスと福岡オフィスにそれぞれメンバーがいるため、meetでのMTG開催やSlackでのコミュニケーションは日常的に行われています。これは私たちの部署に限ったことではなく、ペパボ全体で共通していることです。そのため、MTG時の画面越しの風景が（会議室からみんなの家）変わったのと、私たちの上司お得意のホワイトボードでの板書が見られないくらいの違いのみで、仕事での必要なやりとりに影響はありません。

また、ペパボはフレックスタイム制なので、細かい勤怠管理も必要なく、休憩もだいたいで13時頃から1時間各自取っています。
出勤/退勤の打刻はweb打刻なので、それぞれシステムで打刻はするものの、自然発生的にSlackでも勤務開始と終了を挨拶とともに共有しています。

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ただ、ちょっとした雑談や、MTGで顔を合わせることが少ない同僚とのコミュニケーション機会の減少など、普段直接顔を合わせていたことで無意識にできていたことが、意識しないと少しずつ何か淀んだものがたまってしまいそうなことには気づきと工夫の必要性を感じています。

▼在宅勤務後から取り入れたこと…
・毎日の雑談タイムを設けた（夕方30分）
・任意参加の常時接続meetを用意

これは運動量の低下や食生活にも言えることで、1/27以降はApple Watchのムーブリングが全然達成できなくなってしまいましたし、気を抜くとランチは大好きな辛ラーメンに手を出してしまいます。
平日は移動距離が子供の保育園&学童の送り迎えくらいしかないので、習慣に取り入れるべく、毎日のスケジュールに「跳ぶ」という予定をGoogle Calendarに入れてトランポリンタイムを設けることにしました。今日から…

新しい働き方への備え

新型コロナウイルスの収束時期は見えませんが、この不意にやってきた災いによって新しい働き方の体験を得られたことを糧にしなくては！と感じています。
いま支障なく仕事ができていると思っていても、それはこれまで培ってきた組織文化やそれぞれの信頼関係の上で成り立っていること。今後はその土壌部分を、場所や時間に縛られない働き方の中で醸成していくにはどうしたらいいか。
事業の結果を出すことや個人が成長できる環境づくり、組織づくりは当然ながら、「ペパボで仕事をする」誇りや意義、楽しさ、ハッピーを感じられる要素を“オフィスというリアルな場”からだけではなく、あらゆる空間やメッセージから創出されていく仕組みや仕掛けをつくっていきたいなと考えてます。

また、これまで以上に共に仕事をする者同士、「対話」をしていく必要があるなと感じつつ、今日も私は家で仕事をしています。

個人的にはいい感じ

HRとして、マネージャーとして、色々模索も必要だと感じるところもありつつ、個人的にはこのスタイルは性に合っているのかストレスフリーに仕事をしています。

我が家には保育園児と小学生の子がいるのですが、夫が多忙なため月曜〜土曜はほぼワンオペで、平常時の平日はだいたい小走りか猛ダッシュで過ごしています。在宅勤務が始まってからは、子供を送った後にゆっくり朝食をとれたり、始業前のちょっとした時間や休憩時間を使って洗濯物や炊事に手がつけられていて、生活面でのストレスは緩和されている気がします。なぜか、終業時はなかなか切り上げるタイミングが難しく、いつも以上に仕事をし続けてしまってお迎え時間が出社時と変わらない状況でして…。なので、Alexaに17時40分になったら「◯◯ちゃん(娘)と◯◯くん(息子)が待ってますよ」と言ってくれるように定型アクションを設定しました。

もっと生産性を上げて、生活とシームレスに仕事しつつもメリハリのあるエブリデイとなるよう、環境面や時間の使い方など在宅勤務をアップデートしていこうと思っています。

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