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【ママ向けマニュアル1】イベントの作り方

街中スナックふくい

#2 企画について

このnoteは街中スナックふくいのママがイベントを企画し、実現するためのマニュアル本です。
もちろんママだけでなく、このnoteを見てくださったあなたも、イベントを通じてよりよい人生になっていただけたら幸いです。
シリーズ2本目は「企画について」解説していきます。
これを見れば、企画の立ち上げから進行までがわかります。

そもそもどういったときにイベントをやるのか

イベントをやる理由は、大きく分けて5つあります。
①広告手段として
・お店の周知や集客のため
・宣伝したい人や団体から依頼があったとき（スポンサー付きイベント）
・お客さん同士のつながりを強めたいとき
②売上になるイベント
・飲食やフェスなど、企画自体が売上になりそうなとき
・自社商品の販売促進（街中スナックふくいのチームTシャツとか）
・ノウハウなどの価値提供をしてお金になりそうなとき（養成講座系）
③お礼としてのイベント
・なにかを報告したいとき（クラファンのリターン、1周年イベント）
・オンラインでの繋がりをオフラインで（オフ会）
④アイデアを出したいときのイベント
・イベントを考えるイベント
⑤自分がやりたい！がベースのイベント
・すでにやりたい企画があるとき
・同じ趣味や共通の話題を話せる場があればいいのに、と思ったとき（STAR WARSを語る会）
・自分がその人の話を聞きたいと思ったとき
（1対1で聞くなら、みんなに聞いてもらった方がいいとき）
・お客さんと話してみて意外な一面、隠れた魅力があったとき
（一緒にイベントしない？と誘ってみる）
現在のところ、街中スナックふくいでは①と⑤がメインです。

企画の生み方

イベントを主催している人はどうやって企画を生み出しているのでしょうか。
オンライン、オフライン問わず、年間数百件のイベントをしている大塚誠也さん（ https://twitter.com/seiyaaa_8）は、以下のことを日々実践しているそうです。

・常にアイデアをメモするようにしている
・自分のやりたいことは何か突き詰める（will）
・常に誰がどんな機会を求めているか意識してメモる （should）
・突拍子もないアイデアでも、どうやったら実現可能か考える （can）
→やりたいことwill/求めてられているものshould/自分ができることcan の掛け合わせが一番いい。その人がやることに最も意義があるイベントになる。
・面白い活動をやっている人と出会って、その人のコンテンツ力を引き出す企画をつくる
→基本的に、トークを聞いていくファシリテータースタイルで運営していく。

「こんなこと普段から考えられないわ！！」
って思う方も多いと思います。

自分で考えるのもいいですが、誰かのアイデアを形にするのもありです。
街中スナックふくいのインスタグラムに過去のイベントが載っていますので、参考にしてみてはいかがでしょうか。
https://www.instagram.com/machinaka_snack_fukui/

企画の進め方

「まず何をすればいいのか分からん！！」
「企画はあったんだけど、進まなくて結局やらなかったんだよね」

進め方の手順がわかれば、こんな風に挫折しなくて済みます。
ざっと企画が決まったとして、その後どのように進めていけばいいのでしょうか。
順序立てて説明していきます。

  1. 企画を練る
    1人よりも一緒にやる人と考えた方がオススメ。
    みんなを巻き込んだ方が、役割の分担がスムーズになります。

  2. ゲストがいる場合は連絡して日程調整
    この時点では企画は概要のみでOK。
    ゲストに何をしてほしいか/、謝礼などについて伝える。

  3. 場所の手配、食事がある場合は食事の手配

  4. イベントページ作成（文章とイベント画像作成）
    日時、場所、内容など必要事項は必ず入れましょう。

  5. 関係者に確認をとってSNSやPeatixにUP

  6. SNSと直接で告知
    SNSではイベントの存在は知っているが「行こう」とはならないかもしれません。
    知り合いに参加してもらいたいときは、直接DMを送ると来てくれる確率がぐーんと上がります。

  7. イベント開

  8. 終了前、次回のイベント告知
    （場合によっては参加者同士を繋ぐ）

  9. 終了後、関係者にメッセージ

やることを細かくタスク化すると意外とやることは多くないことに気づくでしょう。
数人で企画するなら役割を分担できるので、さらに楽になります。

当日の進行

イベントの内容にもよりますが、ざっくりと以下のような流れで進行していきます。

  1. 集合時間の前に会場へ
    少し前に来て、会場の確認や運営メンバーの出席確認などをします。

  2. 受付の準備を済ませる
    開始時間よりも早く来場するお客さんもいるので注意。

  3. 受付（消毒や集金なども）

  4. 時間になったら開始
    告知した時刻通りに開始しましょう。
    時間に厳しい方もいるかも。

  5. イベント説明
    内容を知らずに参加している方もいます。
    イベントの概要を説明しましょう。
    「これから始まるぞ」と参加者の気持ちの切り替えをしてあげましょう。

  6. アイスブレイク（参加者同士で話す）
    本題前のリラックスタイムです。
    イベントの成功の鍵を握っているといっても過言ではありません。
    参加者の緊張をうまくほぐしましょう。

  7. 今回の本題に入る

  8. 終了前に感想のシェアなどしてもらう（参加者同士で話す）
    トーク系のイベントの場合、聴いているだけでは参加した感がありません。
    適度にアウトプットする場を設け、参加者同士が仲良くなるきっかけになれば最高です。

  9. 次回予告、周知する内容が他にもあればする

  10. 受付時間に間に合わなかった途中参加の人たちの出欠確認

  11. 集合写真、SNS上にUPしてもいいか許可を取る
    参加人数が多いと写真を撮るのに時間がかかるので、指示役がいるとスムーズ。

  12. アンケート
    持ち帰るタイプだと記入してもらえない場合が多いので、その場で記入が理想。

  13. 撤収

以上が当日の進行ですが、あくまで一例です。
経験を積んでいき、どんどん自分がやりやすいように改善していきましょう〜！

イベント終了後

イベント終了後もぬかりなく。
次回に繋げるアプローチをしましょう！

◯SNSにイベントの様子を投稿
イベントに参加してくれた方の振り返りにもなりますし、写真の共有にもなります。
また、シェアしてもらうことで次回開催の宣伝にもなります。
◯SNSやPeatixなどで次回の告知をする
参加者の熱が冷めないうちに告知して、次回開催を覚えてもらいましょう。
◯ゲストや場所などにお礼のメッセージ
これはマナーですね。終わった直後、遅くても翌日までがいいでしょう。
◯アンケートもできればとる
紙でもWeb上でもどちらでもOK。
良かったところよりかは、ダメだった／改善点を聞きましょう。

１発目からいいイベントはできません。
お客様のご意見を真摯に受け止め、今後に活かしましょう！

おわりに

イベントによって多少は変わりますが、概ね以上のような流れで大丈夫です。
街中スナックふくいでは数多くのイベントを実施してます。
イベントをやってみたいと思った方は一度ママと話してみてはいかがでしょうか。

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