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無料AI（ChatGPT4o,Claude3.5）を使って自動化・業務効率化を実践・実演

佐藤源彦@MBBS

みなさん、こんにちは。今日はAIを使って業務を効率化する方法についてお話ししたいと思います。特に、AIに向いている単純作業をどうやって見つけるか、そこからお話ししていきますね。

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業務仕分けの重要性：AIに適した単純作業の特定

まず大事なのは、自分の仕事を棚卸しすることなんです。毎日どんな作業をしているか、ちょっと振り返ってみてください。そうすると、「あ、これ毎回同じことやってるな」って気づく作業があると思うんですよ。そういう反復的で定型的な作業、これがAIの得意分野なんです。

例えば、私の場合は領収書の作成がそうでした。毎回同じような形式で、ただ金額や項目が変わるだけ。こういう作業って、人間がやると時間もかかるし、ミスも起きやすいですよね。

以前は、エクセルでやっていましたが、エクセルを立ち上げるのも時間がかかりますし、シートをコピペしたり、シート名を直したり、PDFに変換したりと、色々と面倒でした。しかし、今はAIでサクッとできちゃいます。もちろん、顧客の名前は入れない、後から入力するなど、完全自動化ではないのですが、かなりの時短になっています。

ポイントは3つあります：

  1. 日々の仕事を振り返る

  2. 繰り返し作業を見つける

  3. どの作業から始めるか決める

こうやって自分の仕事を見直してみると、「あれ、意外とAIに任せられる仕事多いな」って気づくかもしれません。AIって便利なんですけど、何から始めていいか分からないって人も多いと思うんです。だから、まずは自分の仕事を見直すところから始めてみてください。

AIは差し・追い込み馬：初期投資と長期的効率

AIって、実はね、競馬の差し馬や追い込み馬みたいなところがあるんです。どういうことかというと、最初はちょっと遅いんですよ。でも、後半になるとグングン早くなる。そんな感じなんです。

最初のうちは、正直言って大変です。AIに仕事を教えるって、結構時間がかかるんですよ。例えば、領収書作成の例でいうと、AIに「こういう風に領収書を作ってね」って教えるのに、結構な時間がかかります。プロンプト、AIへの指示を考えたり、出来上がったものをチェックしたり。最初のうちは「あれ？人間でやった方が早くない？」って思うこともあるかもしれません。

でも、ここで諦めちゃダメなんです。

やっていくとプロンプトエンジニアリングのコツがわかってきます。それがわかってくると、時間効率がぐんとあがります。AIで自動化・効率化・時短できるかどうかは、プロンプトエンジニアリングにあります。

もちろん、AIと人間が共創して、更に高いレベルの情報を生成するにも、プロンプトエンジニアリングが必要です。しかし、まずはちょっとした効率化でいいと思うんです。千里の道も一歩からですし、まずは手近にある簡単なことからはじめてみましょう。

AI共創イノベーター：最初の壁を乗り越える

さて、ここからは半自動化するためのGPTs「AI共創イノベーター」について話していきましょう。

まず大事なのは、完璧を求めすぎないことです。プロンプトエンジニアリング、つまりAIへの指示の出し方にコツがあるって前に話しましたよね。でも、最初からバッチリ決める必要はないんです。とりあえず、ざっくりとしたフレームを作ってみましょう。例えば、「こんな感じのアプリを作って」とか、大枠だけでいいんです。

そうすると、ゼロからプロンプトを作成するよりも少し時短できるはずです。完璧じゃなくても、人間がやるよりちょっとでも早くなれば、それだけでも大きな一歩なんです。

実は、AIが作ったプロンプトって、AIにとってすごくわかりやすいんですよ。だから、AIにプロンプトを作らせるのが、実は近道だったりするんです。

例えば、こんな風に言ってみるんです。

「領収書を作成するためのプロンプトを考えて」

すると、AIがプロンプトの雛形を作ってくれます。それを見て、「あ、ここはこう変えたほうがいいかな」なんて調整していけばいいんです。

ポイントをまとめると：

  1. 完璧を求めすぎない

  2. 大枠のフレームから始める

  3. AIにプロンプトを作らせてみる

半自動化の実践：AI共創イノベーターと各種AIツールの活用

これまで話してきたAI共創イノベーターを実際にどう使うか、そして色々なAIツールをどう使い分けるか、具体的にお話ししていきますね。

まず、うれしいお知らせです。AI共創イノベーターって、実はChatGPTのGPTsというサービスで無料で使えるんです。Claude版のAI共創イノベーターもあるのですが、ただ、今のところClaudeでは個人レベルでのシェアができないんですよね。でも大丈夫、ちょっとしたコツがあります。

そのコツというのが、GPTsのAI共創イノベーターでプロンプトを作って、それをClaudeで使うという方法です。こうすれば、ClaudeのArtifacts機能を使って、色々な書類が作れるようになるんです。便利でしょ？

ここで大事なのは、AIツールの特徴を知ることです。例えば、

  • マイクロソフト系の書類作成なら、ChatGPTの方が得意

  • 単純な書類作成や、ちょっとデザインに凝りたい時はClaudeの方がいいかも

余談ですが、ChatGPT4o（オムニ）のADAとClaude3.5のArtifactsを比べると、Artifactsの方がエラーが起こりにくいんです。個人的には、今のところArtifactsの方が好きですね。

ここでのポイントは3つ：

  1. 無料のGPTsでAI共創イノベーターを使ってみる

  2. 作ったプロンプトを他のAIツールでも試してみる

  3. 各AIツールの特徴を知り、用途に合わせて使い分ける

大事なのは、色々なAIを浅く広く知っておくこと。そして、自分の業務に特に合うAIを見つけて、それを主力にすることです。最初は戸惑うかもしれません。でも、大丈夫。一つずつ試していけば、きっと「あ、これ便利だな」って思える瞬間が来るはずです。

実演

プロンプトはAIに作らせます。そこで用いるのがGPTs『AI共創イノベーター』です。


これをClaude3.5に入力し、Artifactsを使って簡易的な領収書を生成します。

更にこれをブラッシュアップしていきます。

このコードを使えば、毎回、この形式で出すことができます。

また、このコードをプロジェクトに埋め込むことも有効です。

まとめ

さて、ここまでAIを活用した業務効率化について、色々とお話ししてきました。最後に、これまでの内容をまとめてみましょう。

  1. 業務仕分けの重要性
    単純作業を見つけ出し、AIに任せられる仕事を特定すること。これが第一歩です。

  2. AIは差し・追い込み馬
    最初は時間がかかるかもしれませんが、長期的には大きな効率化につながります。粘り強さが鍵です。

  3. AI共創イノベーターの活用
    完璧を求めすぎず、まずは大枠から始めること。AIにプロンプトを作らせるのも有効な手段です。

  4. 半自動化の実践
    GPTsやClaude、ChatGPTなど、様々なAIツールの特徴を知り、目的に応じて使い分けること。

  5. AIは育成ゲーム
    プロンプトエンジニアリングを通じて、少しずつAIを賢くしていく。失敗を恐れず、成功体験を積み重ねていくことが大切です。

これらのポイントを意識しながら、少しずつAIとの協働を進めていってください。最初は戸惑うこともあるでしょう。でも、それは新しい同僚と仕事を始めたときと同じです。慣れるまでに時間はかかりますが、きっと素晴らしいパートナーシップが築けるはずです。

最後に、一番大切なことをお伝えしたいと思います。それは、「楽しむこと」です。AIとの対話を、新しい発見の連続だと思って楽しんでください。失敗も、学びの一部だと考えれば、それほど怖くはありません。


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