🔲プチから始めるライフ・デザイン🔲ー仕事が早い人、遅い人から業務遂行のヒントを考えるー

　こんにちは、人生探求の旅ナビゲーターのまっつんです。
　人より要領よく仕事ができれば、今より何倍も自由な時間を満喫できるのに！っと思ったことがあるサラリーマンは、まっつんだけではないはずです。
　同じ仕事をしても、早い人と遅い人が存在します。それは単に要領が良いから、とか頭が良いからと考えてしまっては勿体無いことです。
　仕事が早い人にも、仕事が遅い人にも、なにかしらの理由があるはずです。その理由さえわかれば、仕事が遅い人でもある程度、要領の良い仕事ぶりに変貌できるかもしれません。
　今回はそんなさっさと手早く仕事を片付けたい貴方に🔲プチから始めるライフ・デザイン🔲ー仕事が早い人、遅い人から業務遂行のヒントを考えるーと題して書いて見ようと思います。

🔲 職場には２種類の人がいる。仕事が早い人と仕事が遅い人だ

　会社と呼ばれる組織の中には、同じ仕事をしてもさっさと終わらせて新しい仕事をする人と、いつまで経っても仕事が終わらない人の２種類が存在します。
　いわゆる人が早い人と仕事が遅い人という区別です。
　サラリーマンは時間給のようなものですから、同じ給料なら仕事が遅い方が、１つに仕事でもらえる賃金は高くなる計算になります。
　しかしこれでは、仕事の早い人が、仕事の遅い人よりも倍のスピードで仕事をすれば、時間当たりの給料は半分になってしまいます。そのため、会社では仕事ぶりを人事評価として加点、減点することで昇給・昇格で差をつけることになります。
　但し、人事評価は、単純に仕事の出来だけでの評価ではなく、アピールが上手な社員や上席の好みによって大きく差が出る点が人の評価というものです。

　ですから仕事が早い人の中には「あいつはスタンドプレーが過ぎる」とか「他の社員と足並みを揃えて仕事をする気がない」とか言われのない評価をされることがあります。仕事のできない上司は嫉妬によって、仕事のできる上司には、未来のライバルと見做されるのです。つまり出る杭が打たれるのが、由緒正しい日本のサラリーマン文化のあり方なのです。ですから、サラリーマンは、つかず離れずくらいで、苦しい先頭は人に譲り、中間層の少し上あたりで仕事を回していくようになっていくのです。
　いわゆるサラリーマン根性という奴です。
　要は仕事が早い人とは、すばらしく早いわけではないが、集団の平均より少しだけ早くて気の利いた仕事をする社員となります。
　逆に仕事のできない人とは、スローペースの集団にさえもついていけなず、仕事をさせると結果が出ないだけではなく、問題を起こすという、お荷物社員ということになります。
　以上のようなメンバーで仕事をしても日本企業の盤石な体制では、前例踏襲をしている限り、不具合は他の歯車に分散、吸収することで軽微な損害にもならない仕組みとなっている点が素晴らしいとも言えます。なんとなく日本企業にイノベーションが起きない理由が垣間見えた気がしますね。

🔲 仕事が遅い人の仕事ぶりにヒントがある。

 　少々話が脱線しましたが、この仕事の遅い人の仕事ぶりにこそ、仕事を早くするためのヒントが隠されているのです。会社によくいる架空の人物A氏の１日を追ってみることで、その秘密がわかるかも知れません。
　では、よく観察してみましょう。

①出社時
電車で通勤しているA氏は、通勤時間にスマホで目的もなくザッピングをしています。ちょっとスマホの無料漫画に夢中になって今日も危うく乗り過ごすところでした。
②出社後
会社についてとりあえず席に着くと、パソコンの電源をON。そして、自動的に起動したメールのチェックか、デスクに置かれた目の前の書類のチェックを始める。
③業務中(午前）
ひっきりなしに電話での問い合わせがくる。でも今は、締め切り前の仕事を優先するので後で連絡すると電話は全部スルーするしかない。
④昼食中
午前中の仕事が終わらないので、昼食を取りながらにコールバックする。しかし、相手が昼食に行っていたりとなかなか捕まらない。結局、メッセージを残して再度電話を待つことに
⑤業務（午後）
必要な書類の本紙が出てこない。なぜかコピーしたものはいくつも出てくるのに。
上司の押印された本紙がないと非常にまずい事態になる。書類探しで午後の相当な時間を使ってしまった。
⑥残業時間
外回りの営業職が会社に戻り始め、電話の嵐に、内容を確認するともう時間が迫っている案件が複数含まれている。午前中なら間に合ったのに、これから残業して終わらせないといけない。中には、緊急で会議に出席して欲しいとの要請もあったがすでに会議時間は過ぎてしまっていた。
⑦業務終了
今日も終電間近の時間まで残業となってしまった。今日こそプロジェクトの準備を進めておきたかったけど、提出の締め切りや電話対応で忙しくて、それどころではなかった。まだキックオフ会議まで時間があるから明日に回そう。探していた書類も見つからず、上司にもう一度押印が必要になったことをどう言い訳しようかと悩みながら電車に揺られて帰路に着いた。
今日もいそがしくて疲れた１日だった。

まっつん想像によるA氏の１日

🔲 仕事が遅い人は条件反射で仕事をしている。

　仕事の遅い人の特徴は、職場に出社して、最初に目についた仕事から始めてしまう条件反射的な業務遂行と言えます。
　仕事は段取り八分、理想としては、通勤途上に１日の仕事をどう進めるかイメージしておくとよいでしょう。最近は、通勤時間をプライベートな時間として勉強に使っている人も多いと思います。そんな方は、朝パソコンの電源をONにした次にすることは、５分や10分でいいので、手帳を広げて本日のスケジュール確認と業務の組み立てをイメージすることです。決して目に着いた仕事からスタートさせていけません。

　電話の対応は時間が読めず、集中力を欠く原因になります。しかし、メール全盛の世の中で、わざわざ電話を活用するとうことは、基本的に電話でくる仕事は順位が高いものが多いと認識した方が良いかも知れません。メールで問あわせを受ける場合と違って、今すぐ相手に伝える必要がある案件や、進捗の確認や急な会議の出席依頼などが想定されます。
　電話は煩わしいものですが一旦、電話を受けて内容によってどう対処するか判断することが肝要です。処理すべき事案か、後で良いのか、人に振れる案件なのかを瞬間で判断することが肝要です。

　書類管理はサラリーマンの宿命です。仕事の遅い人の特徴は、コピーをたくさん取って、肝心の本紙がどこにあるのか行方不明になる点にあります。大量のコピーは環境破壊を助長しているだけです。PDFなど電子保管も検討すべきです。SDGsがブームになる前にあったISO14001で紙の削減を謳っている企業も多かったようですが、仕事の増加と共の紙の消費が増えるのは致し方ないと諦めの境地に達している担当者がほとんどというのが実態ではないでしょうか？
　部署やチームで共有のファイルを作り、そこに保存して個人パソコンにデータをもたない様にしている企業も多くなりました。ハンコ文化の弊害が以前から叫ばれていましたが、コロナ禍で在宅ワークが中心となると業務シェアをしやすい環境整備が進んできました。

　会社の仕事は①自部署内で完結する業務と、②他部署と連携しないと完了できない仕事があります。当然①の業務はスケジュールが立てやすく、②の業務は他人によってスケジュールが決まる類のものです。仕事の遅い人はこの②の業務コントロールを他人任せにしているケースが多いのです。そのため、いつも締め切りを守れない正当な理由があるのです。しかし、上司としては毎月同じ理由で遅れるのであれば、遅れる問題を解決すべきではないか？などと思っています。
　②こそ、締め切りギリギリや超過してから能動的にアクションを起こすのではなく、できるだけ自分が進捗のコントロールをすべきです。
　人は締め切りの督促よりも、締め切り前の余裕にあるタイミングでのリマインドの方が結果的に気持ち良く仕事をしてくれるものです。余裕のあるリマインドで無用なストレスから解放されましょう。

　サラリーマンを悩ます大きな課題としては時間外勤務があります。昭和の時代には「残業手当は無能の証」と言われてますが、給料が上がらない現代では、無意味な残業で、わずかばかりの生活残業を稼いでいるサラリーマンも多いと思います。
　しかし、世界は週休３日への移行を試みる時代です。スペインでは政府主導で約200社が実験に参加、イギリスでは、ケンブリッジ大学やオックスフォード大学、シンクタンクのオートノミーを中心に70社以上が参加して、給料を変えずに週休３日の実施実験を開始します。労働時間を減少させても、給料を下げない経営手法は今後ますます研究されることでしょう。
　そもそも深夜残業をしていると生活が不規則となり、翌日に生産性の高い仕事をできるとは思えません。また、目の前の仕事ばかり回しているとプロジェクト業務などは、業務負荷となるだけで良い結果を得られる確率はますます低くなるのは、自明の理です。
　わずかばかりの残業代のために、忙しく仕事をしている人が出世することはなく、都合の良い作業員として飼い殺しにされるのがオチなのです。
　そんな時間があれば、さっさと仕事を終わらせて、自分のために時間を使いインプットを増やしたり、社外に新しいネットワークを構築した方が、ライフ・シフトもしやすく、トータル的には豊かな人生を送ることができるようになります。
　以上、今回は🔲プチから始めるライフ・デザイン🔲ー仕事が早い人、遅い人から業務遂行のヒントを考えるーと題して書いてみました。
　条件反射的な業務遂行よりも、自分でコントロールして業務遂行する方が、結果的に仕事が早いことになることは頭ではわかっていても、行動にすることが難しいKnowing-Doing Gapですね。

最後までお読みいただきありがとうございます。

少しでも皆様のお役に立てれば幸いです。

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