第2期の振り返り - 仕組み作りと向き合った1年
LANYは2022年9月で2期目が終了し、10月より3期目を迎えました。
自分の思考の整理なども兼ねて、第2期にやってきたことなどの振り返りをしたいと思います。
会社としての振り返りや第2期にやってきたことなどは代表の竹内がnoteを書いているので、ここではその裏側で個人として何をやったかの振り返りを行います。
振り返りに入る前に簡単に自己紹介をすると、担当している業務として大きく下記になります。
コンサルティング事業や会社全体のオペレーションや組織作り
ノンアルコールビール事業のプロジェクト管理
コーポレート全般
コンサルティング事業で言えば、MAツールやメール配信ツールなど各種ツールを導入してBtoBマーケティングやセールスの体制を整備したり、ウェビナーを運営したり。また、プロジェクト管理方法の構築・改善をしたり、オンボーディングの設計をしたりしています。他にもエンジニアの方と一緒にレポートの自動化や独自の解析ツールの開発を行ったり。
会社全体に関わることであれば、例えばコーポレートサイトのワイヤーを書いてデザイナーの方とサイトリニューアルやサイト改善を進めたり、メンバーの写真撮影したり、Notionを活用して情報のストック化や採用サイトの制作をしたりしています。
ノンアルコールビール事業はプロジェクトの全体管理をしつつ、ShopifyでECサイト立ち上げたり、商材の写真を撮影したり。
あとはコーポレート全般で、いわゆる総務や法務、経理部門が扱う業務も担当しており、勤怠管理や請求書関連、契約書のレビューなども行っています。
ここから振り返りに入るのですが、まず第1期と第2期を比較してみると、第1期は右も左もわからない状態だったので、とにかく目の前のやらなければならない業務や自社メディアの運営、コンサルティングのプロジェクトのCRO担当として入ったりしていました。
それに対して第2期は会社運営業務は一通り理解し、メディア運営も優秀なインターン生に任せ、コンサルティングのプロジェクトも信頼できるパートナーが増えたこともあり、短期軸での売上は他のメンバーに背中を任せつつ、自分は中長期的に成長し続けられる仕組み作りに向き合いました。
今回はそこの仕組みづくりをメインに振り返ります。仕組み作りに向き合って感じたメリット、実際に何をしたか、そこから得た学び等をまとめてみました。
あくまで個人的な振り返りですが、同じような規模感の会社やチームで行っている方に少しでも参考になれば幸いです。
仕組み作りの重要さを痛感
仕組み作りの定義をここでは、効率的・効果的なオペレーションや組織体制を設計し、運用・改善することとします。後々話しますが、仕組み作りの一環として、レポートの自動化だったり、Notionで作るワークスペースの話だったりやや広めの話になっています。
当たり前の話として、業務を誰かに任せて空いた時間で新しいことや他のことに取り組まないと会社・事業が成長しません。
第1期は短期的な視点で自分でやったほうが早いと思ったり、業務フローやマニュアル作って人を入れるのがややハードル高いと感じため、自分で手を動かす方に流れがちでしたが、第2期は事業拡大に伴って、そもそも仕組みに落とし込んで誰かに任せないと成り立たちませんでした。
期首と期末のそれぞれの月で比較してみても、お取引社数が14社から40社以上に、業務委託のパートナーは18人から46人に、インターン生も1人から7人と事業も組織も急拡大しました。
個人個人が見ることができる範囲に限界があったり、類似の業務を依頼する人が1人、2人、3人と増えるにつれて、一人ひとりで都度ユニークに管理していてはコストが際限なくかかるため、事売上等の高さを出しに行きつつも、同時に仕組みとしての基盤を固める必要がありました。
業務上、会社の中でも自分が仕組み作りに向き合うことが多かったのですが、その過程で単純に業務を誰かに任せて売上を伸ばすということだけでなく、色々なタイプの仕組み作りを行い、大きく3つほどメリットを感じました。
まず1つ目に、機会損失の削減です。お問い合わせや商談、採用等の対応で抜け漏れを防ぐ仕組みを構築して、発生しうる機会損失を減らせたケースです。
各人それぞれが対応する必要のあるコンタクトはとても多く、全員が全員完璧に抜け漏れなくできるわけではありません。
対応が遅かったり漏れていたりすることのネガティブな影響はもちろん、単純に早くやれば早く事業が進むので、抜け漏れなく早くやることに越したことはありません。
個人のタスク管理だけに責任を負わせるのではなく、仕組みとして抜け漏れを無くすことで機会損失のコストを減らすことができます。
また、抜け漏れを防ぐために脳内リソースは一定割く必要があると思うのですが、ここを仕組みに任せて脳内リソースを減らすことで、他の業務によりフォーカスすることができます。
2つ目に、時間的コスト(人件費)の削減です。これは同じ業務をやる人が増えれば増えるほどインパクトが出ます。
例えば、3人が携わる業務で1人が1週間のうち平均して20分くらい使っていたとして、会社全体で見ると1ヶ月で240分かけていることになります。
それが自動化や効率化によって20分から5分になったとき、会社全体で180分(3時間)のコストが削減できます。
10時間くらいかけて1日20分程度の業務の自動化と効率化の仕組みを作っても自分視点で短期的に見たら見合いませんが、3ヶ月で自分が投下したコストを会社全体で回収できて、4ヶ月目以降はプラスに転換します。
加えて、先回りして仕組み作ることで、今後事業が大きくなって人が増えるにつれて、ここのコストのスケールメリットは大きくなります。
3つ目に、後々の改善を素早く精度高く行うための、改善の基盤作りになるという点です。
何か問題が発生した時に深掘ると大体オペレーションや組織体制の問題に行き着くことが多いと思います。
早い段階であらかじめ業務フローや各業務のマニュアルを整備していれば、問題が発生した時に個人個人で調整するのではなく、大元となる業務フローだったりマニュアルを改善するだけで解決できるので、問題解決をスピード感持って進めることができます。
BtoBマーケティングやオウンドメディア運営などでも施策を10個やるよりも、1つの業務フローを改善した方がインパクトが大きかったりします。
仕組み作りで何をしたか
ここからは実際に自分自身が仕組み作りで第2期にどんなことを行ってきたかを簡単に説明します。
大きく分けると下記の3つです。
抜け漏れを防ぐ仕組み作り
業務の効率化・自動化
組織作り・ワークスペース設計
1. 抜け漏れを防ぐ仕組み作り
1つ目の抜け漏れを防ぐ仕組み作りでは、BtoBインサイドセールス・セールスのオペレーション作りなどを行いました。
方法としてはHubSpotのパイプライン(≒カンバン)で管理しており、各セクションにチケットを移動させながら進捗を可視化し、そのパイプラインを毎朝の朝会で全員で確認するという運用をしています。
これまではGoogle Formなどのそれぞれ異なるフォームを使用して、Slackに通知するという方法で運用していましたが、その後のステータスの把握が難しく、抜け漏れの発生やステータスの確認コスト等が発生していました。
その後、問題解決のためにAsanaのカンバンでの自動チケット生成での管理方法を経て、BtoBマーケティングにより注力するためにHubSpotを契約したタイミングで全ての管理をHubSpotに移管しました。
運用例として、ホワイトペーパーのダウンロードやサービス関連のお問い合わせがあった際に自動でパイプラインの新着のセクションに追加し、対応したら対応済にチケットを移動するといった流れです。
商談済や見積もり送付済等のセクションもあり、受注/失注までのプロセス管理を行っています。HubSpotの機能を利用して、商談済のセクションに移動させる際には商談議事録の添付を必須にし、添付が完了すれば自動でSlackでURLとともにメンバーに共有するなど、ツールの機能を活用して抜け漏れの防止の仕組みを作っています。
大事なのは、パイプライン(カンバン)等に情報を集約すること、必須項目を入力しないと次に進めない運用ルールにすること 、そして朝会などの全員で確認する場を設けるというやり方だと思っています。
Slackやメールを遡るのではなくここを見れば抜け漏れがない場所を作り、直感的にわかるオペレーションを設計し、入力回数や項目は極力減らしつつ必須項目は強制し、それをやらざるを得ないマイルストーンとしての場の設定と抜け漏れを防ぐセーフティネット的なものを設定することが、使用者のハードルを下げつつも抜け漏れを防ぐ仕組みづくりとして必要な要素だと考えています。
BtoBインサイドセールス・セールス管理以外にもお問い合わせ管理や採用管理も同じような仕組みで行っています。
2. 業務の効率化・自動化
2つ目に、業務の効率化・自動化というところで、BtoBのコンテンツマーケティングでのコンテンツ制作と発信の仕組みの構築や、Google Analyticsの自動レポートや独自の内部リンク解析ツールの作成などを行いました。
コンテンツ制作の仕組みでは、コンテンツ量(公開頻度)と品質を担保しつつ、社員のコンテンツ制作にかかるコストを極力下げる仕組みで、質よりも一定の質を担保した上で圧倒的に量が大切という方針のもと、コンテンツを量産できる体制を整えました。
例えばブログ記事作成時に、ホワイトペーパーやYouTubeも意識した構成にしつつ図解等の作成もしっかり目に行い、そのブログ記事を元にホワイトペーパーやYouTubeのスライドの作成を別の人に依頼したり、ブログ記事で作成した図解をTweetに使用するなど。
他にもウェビナーのコンテンツを、ホワイトペーパーや動画コンテンツとして限定公開したり、お客様への説明に使用したり、社内の教育用コンテンツにもしたり、コンテンツ制作の効率性を意識しました。
エッセンスとなる部分のみ社員が手を動かして実際にコンテンツ制作し、そのコンテンツを元に様々なコンテンツに展開していくことで、工数を下げながらもコンテンツ量と質を担保できる仕組みです。
発想としてはYouTubeの長尺動画と切り抜き動画的な発想に近いかもしれません。
また、コンテンツ制作はその中身に加えていかにデリバリーするかも重要だと考えています。
ディレクションを完全に切り離して別の人に任せ、発信・告知部分も一定型化することで、重要な部分のコンテンツのみ制作すればそのままデリバリーまで行うことができるオペレーションの構築を行いました。
また、コンテンツ制作以外のところでもレポートの自動化や独自ツールの開発などをエンジニアのパートナーと一緒に行いました。
例えばGoogle Analyticsのレポートでは、それまではGoogleスプレッドシートのアドオンを使って関数を組み込んだりして作成していたものを、GASを使ってセッション数、CV数、CVRの数値を取得してスプレッドシートに記入、週次・月次で自動更新するレポートを作成。
さらに、URL別、URLパターン(正規表現)別、カテゴリ別で取得できるようにしたことで、データベース型のサイトや大規模メディア等各サイトモデルのレポートの自動化を行うことができ、レポート作成への工数を極力下げることでより本質的なコンサルティングを実施できるようになりました。
また、特定のURLリストやサイトマップから、どの記事からどの記事へ内部リンクを発しているかを自動で抽出して確認する内部リンク解析ツールも作成。これによって渡すべき記事にリンクを渡せているかなどを簡単に確認できるようになり、目視での確認負荷を削減しました。
他にも、記事別の最終更新日や最終クロール日時が取得できるレポートを作成したり、GASでGoogle Formで回収した請求書のファイル名の自動命名とフォルダ自動移動を行ったり、細かなところを上げたらキリがないほど行いました。
この辺りはシンプルに時間がかかっている業務から順次取り組み、細かいところ含めできる限りの自動化は行えたと思います。
3. 組織作り・ワークスペース設計
3つ目に、組織作り・ワークスペース設計で、OKRを導入したり、Notionを使ったワークスペースを設計したり、組織として強くなるための仕組みを行いました。
社員や業務委託、インターンなどの様々な雇用形態やリモートワークを想定したワークスペース作りを行っています。
LANYでは3年ほど前からNotionを使い始め、社内の議事録やマニュアル、ナレッジ蓄積等で使っているのですが、例えば、社員とインターン生は勤務の毎に日報の記入を推奨し、日報によって振り返りを習慣化し、学びの抽象化を癖づけることを推進しています。
また、リモートで雑談がしづらい分、日報でポエムの項目も設けて業務に関係のない内容も記載してもらい、メンバー同士の自己開示や気軽な会話を生むための仕掛けもしています。
日報以外にもメンバーページも作成し、自己紹介やストレングスファインダーを貼ったり、新しくジョインしたメンバーがお互いがどんなメンバーでどんな価値観を持っているかを伝えられるようにしています。
ワークスペース以外にも組織づくりの一環として、クローズドな勉強会「LANYオフィスアワー」を毎週行っています。
社内教育用のコンテンツとして資産化させつつ、LANYのSEOコンサルティングやデジタルマーケティング支援サービスの品質向上を目的にしたものです。
自分達が身につけた方がいい知識などを取得するために外部講師を招くことはもちろん、メンバーがアウトプットの場として設定して自らインプットを促進するきっかけにもなっています。
抜け漏れを防ぐ仕組み作り、業務の効率化・自動化、組織作り・ワークスペース設計と問題発見・設定しながら様々な仕組み作りに向き合いました。
それぞれ具体的なオペレーションや運用方法などは別途noteやLANYブログで今後徐々に公開していきたいと思います。
仕組み作りをする上で重要なポイント
先ほど挙げた通り色々と仕組み作りをやってきたのですが、その中で学びとなった点を4つほどまとめます。
優先度を見極める
仕組み作りで100点を目指さない
業務の全体像・現場把握を怠らない
Howのインプット・アップデートを常に行う
1. 優先度を見極める
何をどの順番で進めるか、今やるべきか否か、どこか一番インパクトが大きいかなどやるべきところの見極めが大事と実感。
仕組み化はやろうと思えばいくらでもできますが、リソースは限られており、仕組み化ばかりに向き合って短期的な売上を無視するわけにはいかないので、自分含め会社全体のバランスを見て最適な順序とタイミングで行うことが必要です。
例えば、問題発見した場合には一旦暫定対応に留めるか仕組みまで落とし込むかどうか、原因を深掘りして対策を立案し、緊急度と重要度の2軸で優先度を決め、どのように解決するか判断します。
中には優先度高くないものを他の問題と一緒に横串で倒す方がトータルでコスパが良かったりするので、そういった時は課題バックログ等に入れて管理しておきます。
ここのバランス感覚が難しいですが、短期軸と中長期軸、売上やコストへのインパクト、現状のリソースなど複数観点で考えて優先度を決めます。
あとは問題を発見するだけでなく適切に設定できるように、最低でも月に1回は実際の業務とは切り離してあるべき姿を議論するようにしています。
2. 仕組み作りで100点を目指さない
あくまで100点が見えている上での話ですが、会社のフェーズが次々に変わるので一度仕組み化したら終わりなんて事はなく、常にアップデートし続ける必要があります。逆に言うと100点は永遠に取れません。
どこまで作り込むかというところですが、個人的には経験値なところな要素が結構あると思っています。
出したアウトプットに対して、運用に乗せてから振り返ってそこまで意味がなかった部分や手戻りが発生した箇所はやりすぎ、うまく運用に乗らなかったところは仕組みとして成り立っていなかったり何かが足らないなど、この辺りのアウトプットと振り返りを繰り返して徐々に最適な着地点の感覚が掴めると思っています。
幸いLANYの社員には、圧倒的にめんどくさがり屋とすぐに忘れるマンの2大ロールモデルがいるので、この2人がそこまで意識せず業務して問題なければ成功と判断しています。
いつも30~40点くらいの完成度の仕組みをとりあえず導入して、実際に運用に乗せながら60点~70点程度の完成度目指して改善していくことがほとんどです。そうすることで一番効率良く仕組みに落とせると思います。
3. 業務の全体像・現場把握を怠らない
仕組みを構築する際に、実際にどんな業務を行っていて、誰がどんな負を抱えているかわからないと最適なオペレーションの設計ができません。
実際に課題として上げてもらったことが本質的な課題ではなかったり、現場レベルでは課題としては捉えていなかったけどこれを仕組み化したらインパクトすごいよねっていうケースがあったりするので、とにかく1回は自分で実際に手を動かしたりしながらやれるところはやってみるようにしています。
例えば、コンサルティング事業・デジタルマーケティング支援事業で実際にフロントに出る事はないのですが、商談や打ち合わせに同席させてもらって、実際の業務や顧客像を把握しつつ解像度を上げるようにしています。
ツールを導入する時も基本的に自分が触って諸々の機能の確認や設定を行い、そのままそのツールを使った時のオペレーション設計、マニュアル作成まで行います。
4. Howのインプット・アップデートを常に行う
仕組み化はツールと切っても切り離せないものだと考えています。
そのツールやそのツールの機能を知っているか知っていないかで業務工率も段違い変わる場合もあります。
そのため、各ツールのリリースノートはなるべく高い頻度で追いかけ、すぐに自社で利用できるかどうかの簡易な検証をスピード感持って実行しています。
また、利用するツールも枝葉系のツールにはなるべく手を出さないようにベーシックなツールを使うようにしています。
ツールを変えることによる再設計コストはかなり高いかつ、枝葉系のツールに依存しすぎるとオペレーションの設計がやや非効率になったりするので、できる限り避けます。
それらのツールでできることはGASやZapierなどを使ったりすればできることも多いので、すぐに手を出すのではなく、このツールは要は何をやっているか、代替できるか、そもそも必要か、など深めに検討してから導入を決めます。
第3期で取り組みたいこと
第2期は業務オペレーションの標準化を中心とした仕組み作りに向き合った1年でした。
振り返りなどを踏まえ、第3期は目標や評価基準の設計や、社内教育だったり強い組織文化の形成などをやりたいと思っています。
当たり前ですが業務を全て標準化できる訳ではなく、曖昧な部分や不確実性の高い業務も一定割合存在します。
その時に例えば目標だけ設定して、その中身のやることややり方は各々任せるケースがありますが、そこの目標の置き方だったり評価基準を標準化することで、ある程度のアウトプットのコントロールができると思っています。
また、外部の専門家やサービスを利用しながら、社内の不足している部分を補ったり基準を設定したり、組織として強くなるためのクローズドな勉強などの仕組みだったり、バリュー等を体現する強い組織文化の形成だったりを行いたいと思います。
どちらかというとオペレーションから組織に仕組み作りの重きを置いて、奮闘したいと思います。
とにかく試行錯誤の日々ですが、やってみないことにはわからないことも多いので、色々と取り組んでその振り返りを今後もnoteなどで発信していければと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました！
なお、LANYでは一緒に働く仲間を募集しています！
少しでも興味のある方はぜひお気軽にお声がけください！
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