できる！　オンライン会議

　おはようございます。今日もやさしい日本語を書く練習をします。
今日のテーマはオンライン会議です。

　オンライン会議には、 Teams、Zoom、Meetなどのツールがあります。共通して言えることは、マイクやカメラをパソコンと接続してオンラインで会議をすることです。 タブレットなどを使ってもいいですね、マイクやカメラはだいたい同梱されていますから。
　オンライン会議をうまくやっていくにはいくつかのこだわりが必要です。今日はこのこだわりについて、解説します。

●音質について
　オンライン会議で一番気をつけなければならないのは、相手の話が聞こえずに何度も聞き返すことを、なくすことです。そのためには、発信者の音質を上げていくことが重要なポイントです。
　できるだけ、 USB接続の有線ヘッドセットを活用してください。ヘッドセットはマイク位置が固定できるので、音質が安定しやすいです。
　有線のヘッドセットが手に入らない場合は、無線のヘッドセットやイヤホンマイクを使いましょう。これらは、電波の干渉によって音質が低下したり、通信が遅延したり、電池切れのリスクなどがあります。特に一時的な途切れはセルフチェックや会議の序盤で気付きづらいので、会議中に取り返しが何度も発生したりします。
PC に内蔵されたマイクや、イヤホンジャックを使うタイプのマイクはさけましょう。特に、 PCに内蔵されたマイクはキーボードの打鍵する音や周囲の音を集めてしまうためです。

●環境音について
　周囲の雑音は思った以上に相手に届けられています。他の参加者の聞き取りに悪影響を与える場合が多いので、雑音が多い場合はマイクをミュートしましょう。また議事録を取得する場合は、キーボードの打鍵する音をマイクが拾ってしまうため、やはりマイクをミュートしましょう。

●ネットワーク品質について
　オンライン会議ではネットワーク品質が重要になります。通信中のロスや揺らぎが発生すると、音声品質に影響がでるためです。 現在の音声コーデックは、動的に音質を上下させてネットワーク品質の低下に対応してくるので、なるべくネットワーク品質は高い状態にしましょう。有線 LAN は無線 LAN に比べて品質が安定します。利用可能であれば有線 LAN を使いましょう。

●運用ルールについて
１．全員リモートにしましょう
　 会議室に集まる会議に一人だけリモートで入った経験はありませんか。いくつかの理由によりこれは避けましょう。
　・会議室側の盛り上がりにリモート側がついていけない
　・会議室側で代名詞（これ、それ、あれ）を使って話されてもリモート側がわからない
一人でもリモート参加がいる場合は、個別にオンライン会議へ参加しましょう。

２． カメラ映像をオンにしましょう（ストレスを感じない程度に）
　カメラ画像は表示しておいた方が、相手にとって親切です。ただしカメラ映像のＯＮは必須ではありません。化粧が必要なこともあるでしょうが、この作業は一件のオンライン会議のためだけにするには、少々手間がかかります。部屋の片付けも同様です。

３．5分から10分前に会議は終えましょう
　在宅勤務の場合、移動時間が存在しないため連続してオンライン会議に参加できてしまいます。そのため、オフラインであれば移動時間などで取れていたちょっとした休憩が、とれません。連続してオンライン会議を実施するのはやめましょう。そのために簡単な方法は、予定の5分から10分前に毎回会議を終えることです。

４．画面共有は１５０％で映しましょう
　画面の共有を行う際は、画面表示を150%ほどズームアップしましょう。これは、共有している画面は発表者が思う以上に小さく表示されているためです。 Windows 10であれば、 画面を右クリックして表示される「ディスプレイの設定」から、「拡大縮小とレイアウト」項目にてテキストアプリその他の項目のサイズを変更できます。ここで150%以上を選びましょう。

●文化について
　リモートワークで発生するよくある課題は、文化面の摩擦です。以下に例を挙げ、その解決方法をご説明します。

１．雑談がなくなる
　雑談は、チーム内、チーム間でお互いの信頼を醸し出すための効果的な方法です。しかしリモートワークでは雑談がしづらいです。雑談の機会を意図的に作る必要があるでしょう。雑談の機会をつくるには、以下のような手段が効果的です。
　・雑談チャンネルを積極的に利用する（リアクションを多めにとる）
　・業務外でオンラインランチを実施する
　・業務外でオンライン飲み会を実施する
　など

２． 目標やタスクが共有できなくなる
　ちょっとした課題の解決ができず浮いてしまったり、タスクのお見合いが発生したりすることがあります。「今誰が何をしていて」「何に困っているのか」を、高い頻度で共有する必要があります。これには以下のような手段が効果的です。
　・「カンバン」ツール（Jira、Trelloなど）を使う
　・毎日、１０分程度の共有ミーティングを開催する
　など

結構綺麗にまとまりました。好評であれば、次回はビジネスチャットなどの使い方を解説したいですね。