仕事が遅い人は「○○」をやめよう【仕事管理術の解説】

こんにちは！

せいごです。

本日は、仕事を今の３倍早く完了させるやり方をお伝えしていきます。

昔と違い様々な働き方があります。正社員だけでなく、フリーランスや正社員で仕事をしつつ、副業で様々な仕事をされてる方もいらっしゃるかと思います。

さらにはリモートワークが普及したことによって、効率が上がっている方もいれば、会議やアポが増えたと言う方もいらっしゃいます。

そんな時代の中で、例えば正社員として仕事をしながら副業をされている方は、自身の仕事を効率良く、かつ成果を出しつつ、時間を作り副業をする必要があります。

なのでいかに効率よく、早く仕事を完了することがポイントです。

この記事をみていただくことで、明日から仕事の効率が３倍よくなる仕事管理術が手に入ります。

私自身２０代の頃、筋トレ、勉強、患者様の施術、メンバーの技術指導、ポスティング、２店舗のマネージを全て1日の中で行っていました。

かなり忙しい日々ですが、勉強や筋トレにも時間を投資していました。そんな私が行ってきたやり方を含めてこの記事でシェアしていきます。

仕事の効率を３倍よくする2つの方法をお伝えします。

１つ目は、プライオリティとシークエンスで組み立てて、仕事を行うことです。
例えば、１日の中で電話アポ、メール、プレゼン資料作成、情報収集、メンバーの育成など様々なタスクがあるとします。

その場合まずできるものから手をつける、目の前にあるものから片付けると言うことをせず、優先順位をつけます。

優先順位をつける基準の一つは、自分以外が関係するか自分だけで完結することかです。

例えば、自分が動かないと止まってしまうタスクや連絡ごとは、私が言うには優先順位としては高いです。

自分が動かないと止まってしまうことは最優先で行い、自分がボールを持っている状態を作らないことが非常に大事です。

そして今度はシークエンス。優先順位をつけたタスクをさらに順序立てします。

例えばプレゼン資料作りをする場合に、すぐに作り始めるのではなく、アウトラインを紙に書き出す、上司に確認を得る、情報収集をする、まとめる、スライドを作り始めるなど

タスクを分解して仕事を進めます。ここで大事なのは「考える」ことと「作業」する工程を一緒にしないと言うことです。

私も以前は考えながら資料を作ると言うことをしておりました。これをプライオリティとシークエンスで組み立て、考えることと作業することを一緒にしないだけで３倍早く資料作成ができるようになりました。

２つ目は、マルチタスクをしないと言うことです。

マルチタスクとは何かと言うと、資料を作りながら、メールがきたらメールを返す、途中で会議を行う、インプットをしながら行うなど。

複数のことを同時に行うと仕事の効率は下がります。(もちろんまれにできる人もいますが基本そう言う人は少ないと思います）

なぜマルチタスクだと時間がかかるかと言うと

例えばプレゼン資料を作成している時にメールがきたとします。そうするとメールを返信し終わった後に、またプレゼン資料を作ろうとすると、資料で作ろうと思っていた内容を「何を作ろうとしたっけ？」と思い出すコストがかかります。

多くの人はこの「思い出すコスト」を軽視しているように感じます。この「思い出すコスト」を減らすだけで、仕事の効率は３倍以上よくなります。

メールにしろ、資料作成にしろ、情報収集にしろシングルタスクで行った方が明らかに効率良いです。

上記の２つを実践していただくだけで、仕事の効率が最低３倍はよくなります。

逆に今仕事が遅い方で上記の２つを実践している人はいないです。

プライオリティとシークエンスで考える

マルチタスクをしない

上記の２つを明日から実践してみてください。