sweeepを活用し、支払調書作成を楽にする方法
今回は、sweeep（請求書の処理を自動化するクラウド型ソフト）を活用した、支払調書作成を楽にする方法をご紹介します。
1月は忙しい。
経理や総務など、支払調書の作成を担当している方は今の時期（毎年1月）大変な思いをしている方が多いのではないでしょうか。
1月は年始休みや祝日の関係で、ただでさえ営業日が少なく月次業務が詰まっている中、支払調書、法定調書、給与支払報告書、償却資産税申告書作成を行う必要があります。
（11月決算、12月決算、1月決算の会社だとさらにたいへん）
支払調書のデータ収集は面倒です。
支払調書作成のためのデータの集め方は以下のいずれかの方法で行っている会社が多いのではないでしょうか。
支払調書の対象となる費用を支払った都度、エクセル等に支払金額・源泉所得税を集計している。（毎月集計している）
支払調書を作成する時期になったら、過去の請求書をキャビネットから引っ張り出し、会計ソフトの買掛金・未払金・預り金などの科目と一生懸命見比べてエクセルに集計している。（年1回まとめて集計している）
上記1のように毎月行っているのであればそれほど大変ではないのですが、年1回まとめて集計しようとすると、請求書との戦いになることが多いですよね。
支払調書のための集計は、月次でできずに後回しになってしまっている経理マンは多いと察します。（自分がそうでした。。）
sweeepとは何か。
sweeepとは何かについては以下noteをご覧いただければと思います。
（この記事の1年以上前の記事なのでsweeepの機能やUIUXが現在のsweeepとは異なっている場合があります）
本題、支払調書作成を楽にする手順。
STEP 1 請求書をsweeepにアップロードする
届いた請求書をsweeepにアップロードします。
請求書に源泉所得税の記載がある場合は、高い精度で源泉所得税金額を、AI OCRが読み取り、sweeepの源泉所得税欄に数字が記載されます。
従来であれば法定調書作成のために、請求書の請求金額と源泉所得税金額をエクセル等に転記していましたが、この作業がなくなります。
STEP 2 年間の支払金額と源泉所得税をエクスポートする
以下図2の通り、年間の支払金額と源泉所得税をエクスポートできます。
毎月上記STEP1の通り、請求書をアップロードするだけで簡単に集計データを入手することができます。
sweeepの左のメニュー画面→「支払」メニューを選択
「支払期間」、（場合によっては「請求元」）、「源泉対象」か否かなどでフィルターを設定します。
画面で請求額、源泉税額を確認します。
内容がよさそうであれば、データをエクスポートします。
STEP 3 支払調書作成ソフトにインポートする
上記STEP2でエクスポートしたデータを、支払調書作成ソフトの支払調書インポート形式に並べ替えてインポートします。
支払調書作成のためのデータ項目は多くないので、簡単にインポートできる場合が多いです。
支払調書に必要な住所情報は別マスタで保有する必要がありますが、取引先コードなどを用いて簡単に紐づけする方法で解決しましょう。
将来的にはsweeepの機能アップデートで解決できればいいですね。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？