[88%削減]sweeepを使って請求書業務を楽にした話

sweeepって？

sweeep（「スイープ」と読みます）は、「経理・財務の請求書業務に特化したAI OCRのSaaSサービス」です。
サービスは以下のようなイメージです。

詳細は、sweeepのサービスサイト見てもらった方が早いので、以下リンクを見てください。

sweeepサービスサイト

導入のきっかけ

経理・財務業務効率化の支援をしている中で、紙や手作業が残る業務は、請求書に関する業務ということがずっと気になっていました。そこでいいサービスがないか検討していたところsweeepに出会いました。
様々なAI OCRサービスが販売されていますが、sweeepはAI・OCRの精度や経理・財務業務に特化しているだけあって、他のサービスとは使い勝手が全く違いました。UI、UXもばっちり。

sweeepを開発販売している会社の代表が、長らく会計系コンサルティングファームで業務改善コンサルやBPOを行っていた経歴が、sweeepに反映されているんだと思います。実際に経理や財務で手を動かしていた人が作るサービスはすごい。

請求書業務だけは紙・手作業が多い

主要な勘定科目の処理は、さまざまサービスがあって比較的自動化されています。例えば以下のように。

現金：領収証のOCRが発達してたり、コーポレートカード使ったり、そもそも現金を使わない業務フロー組んだり。

預金：freeeやMFに代表されるように、預金の入出金データが自動で取得できます。

売掛金：請求書発行システムと会計ソフトを繋いだり、売上データの一覧をエクセルなどに落とすことができれば、会計ソフトに簡単にインポートできます。

未払金（クレジットカード）：こちらもfreeeやMF会計のようなクラウド会計システムで簡単にデータが取得でき仕訳を完成させることができます。

買掛金・未払金：紙。手入力。どうにかならないか。

sweeepを使ったらどうなったか・どうにかなった

こうなりました。

※請求書をPDFにするプロセスは上記図に含まれておりません。

結構いい結果になりました。sweeepを使うとこうなります。

プロセス別の工数削減時間は以下のとおりです。

経理あるある（自分的には）なんですが、請求書のデータってなぜか1回、エクセルで支払一覧表のような感じでまとめませんか？
（１）請求書をエクセルに入力して、（２）会計ソフトに入力して、（３）インターネットバンキングに入力して。
このように、同じようなデータを3回入力している会社が多いような気がします（これまでの経験からこのような会社をたくさん見てきました）。sweeepを導入すると、この3回の入力が0回になります。請求書を複合機でスキャンするだけで、支払一覧表・仕訳データ・インターネットバンキングデータが生成されます。さらに会計ソフトがfreeeだと、仕訳と請求書のPDFがAPI連携されるので便利です。

ファイリングと探す手間（ここが盲点）

請求書業務で意外と時間がかかっているのが、請求書のファイリングとファイリングされた後の請求書を探すことです。会計ソフトへの入力作業時間や、インターネットバンキングへの登録作業時間は、ある程度把握している場合が多いのですが、ファイリング時間やファイリングされた請求書を探す時間を気にする人は実は少ないんです。
請求書を後で探しやすくするために、インデックスを貼ったり、請求先の会社ごとに振り分けてファイリングしている場合が多いのではないでしょうか。また、過去仕訳とその当時の請求書を見返したりするなどの時間も相当かかっています。
sweeepでは、一度アップロードされた請求書に関する様々な情報を保持しているので、多様な検索方法で、目的の請求書を簡単に探し出すことが可能です。また、過去仕訳とその時に使用した請求書が一つの画面に表示されるので、圧倒的に楽です。

そのため、請求書を従来のようにインデックスを貼ったり、請求先の会社ごとに振り分ける必要はなくなります。その月の請求書をまとめて、ポケットファイルなどにガサっと入れるだけでいいんです。（税務調査や会計監査上問題がない範囲で）

sweeepを導入して意外に良かった点は、請求書の整理の手間が減ったうえ、請求書が探しやすい環境ができたことです。
検索画面（一部）です↓

業務効率化システムを導入する際に気を付けていること（大事！）

sweeepなどの業務効率化システムを導入する際に気を付けていることがあります。
それは、「システム利用料」と「システム導入による削減時間の時給計算」の比較に重点を置きすぎないことです。

どういうことかというと、例えば今回sweeepを導入して495分（8.25時間）の業務時間を削減できました。社会保険料を加味した経理人材の時給が2,500円だとすると、

8.25時間×2,500円＝20,625円
20,265円分の業務効率化が実現しました。

しかし、システム利用料が仮に50,000円だとすると

システム利用料50,000円　＞　業務効率化換算額20,265円

となり、システム利用料の方が高いからシステム導入しないという結論にすることです。この考えも大事ですが、比重を置きすぎると本来バックオフィスが行うべき業務から逸脱してしまいます。

業務効率化システムを導入する目的は、「今の経理人材の業務」を、「時給が安いシステムに置き換える」ことではないはずです。
システム導入によって削減された時間を使い、将来獲得できるキャッシュフローの最大化に寄与することを考え・実行することがシステム導入の一番の目的であると考えるようにしています。
また、経理などのバックオフィスから企業価値を高める働きをすることこそが、システム導入の目的であると常に考えています。
獲得キャッシュフローの最大化・企業価値の向上には投資は必須です。「システム利用料」と「システム導入による削減時間の時給計算」の差額は、事業投資です。

バックオフィスはキャッシュや企業価値を生み出さないと考えている人が多いですが、実は、バックオフィスから間接的にキャッシュを生んだり、企業価値を高めることはできます。そのためにsweeepなどの業務効率化システムを積極的に取り入れ、バックオフィス業務はAIに奪ってもらいましょう。