【PMO】３１．ナレッジ情報の提供

ちょっと久々のPMOネタです。
プロジェクトマネジメントを行っていくと、どうしても様々な管理用のドキュメントを作る必要性が発生します。なので、こういう事をよく思わない人からすると、

こんなシステム開発に直結しない作業ばっかりやらせずに、さっさと開発やらせろ

ってよく陰口を叩かれたものです（苦笑）
ま、でも結果的にこういう方こそ、だいたいの場合、失敗してしまってフェードアウトする事が多かったですけどね(毒)

・・・それはさておき、そのたくさん作る様々なドキュメントをいかにして、効率よく、また必要な事項を網羅的に作成してもらうかが、PMOとしては重要だと思います。効率よく作ってもらって、その分だけ本来のマネジメントをやってもらう、これが理想。

このため、私たちの部署では、過去の優秀なプロジェクトで作成した各種資料をナレッジとして保管し、さらにそれを他のプロジェクトの方に開示するという事を行っていました。またこのドキュメントについても、他のプロジェクトでさらに良いものがあれば、それを採用。さらにさらにそれをフォーマット化することで、利用しやすくする。

そうする事で、フォーマットと記載事例が、新たにプロジェクト立ち上げする人は利用できるようになる。これで効率よく進めることが出来る。

たったこれだけの事なんですが、意外と効率的だったりします。よい資料には様々な観点が加わっており、気づけない人にとってもそれを踏襲するだけで抜けなく作れる。これが大きい。

また出来ればファイルの公開は、ファイルサーバではなく、何かしら検索機能のついたWebサービスが好ましい。こうすることで最新だったり、関連性のある資料を他プロジェクトメンバは参照する事が出来る。

私はPMOリーダだったときは、このようにファイルの選別や最新化、Webサービスへのアップロードが少し面倒に思えた頃もあったのですが、今になってみるとやってて良いものだったなあと。今の会社だとこういうところがあまり出来ていなくて、いちいち事例だったりフォーマットを探すという。。。

ナレッジの共有はプロジェクトだけの話ではないです。また自身の作業のメリットに直結しにくく、やりがいを感じにくいかもですが、他の人の効率化のためにぜひ様々なところでも導入検討を進めていただきたいものです。