【PMO】３０．ナレッジの収集

今回はプロジェクトが終結前後のタイミングでPMOが行う事の１つ、ナレッジの収集について記載したいと思います。

プロジェクト計画書によって定められた完了条件を満たすタイミング(だいたい成果物のリリースかな)で、プロジェクトは終結となりますが、そのタイミングでPMOは、今後新しく立ち上がってくるプロジェクトに対する支援活動に有益になると思われるナレッジを、当該プロジェクトから収集します。

対象となるナレッジはいろいろありますが、

・プロジェクト計画書など計画書類
・プロジェクト独自で作成した規定類
・WBS、レビュー記録など管理資料

上記のようなものが主に対象となります。

PMOはこれらを収集し、現在PMOが他社員向けにナレッジとして提供している既存の資料と比較して、差し替え、あるいは補完すべきものと思われた場合、ナレッジ分との差し替えを行います。
なおナレッジに保管する際には、プロジェクト名や氏名などは空欄にしておき、なるべくテンプレートとして利用できるようにします。
(PMOが社員にナレッジ提供する話は別途)

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またナレッジの収集とは別に、PMにプロジェクト終結報告をして頂いていました。これはPMOに対してというよりも、経営層など重要なステークホルダ向けに、プロジェクト概要と結果、また運営時に苦労した点などを簡単な資料と共に報告してもらっています。

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一方PMOは、過去の経験則やここまでのプロジェクト運営をもとに、PMに対する独自評価を作成し、必要に応じてステークホルダに開示するという事も予定していました。ただ実際資料は作ったものの、あまりこの資料を活用する事は無かったです。(経営層があまり必要としなかった。。。)

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終結により、PMOも支援作業は終了となる訳ですが、上記作業を行う事で、今後のプロジェクト支援活動に活かせるようにし、より円滑に作業できるようにするという流れです。実際プロジェクト終結時は、リリース後のドタバタを経ているからとなるので、結構慌ただしく上記のように綺麗に進行する事は稀でしたが、ぜひ他企業でも実施頂ければと思います。