議事録作成に必要なスキル

代表の小西です。

今回もコミュニケーション系になりますが、お題は「議事録」です。

プロジェクトを行う上で会議は避けて通れないものです。
個人的には苦手ではありますがそうも言っていられませんよね。
新人や若手のころに上司から議事録作成タスクを振られた日々はつらいものでした。
本当に苦手だったんで... 弊社のメンバーも議事録係と言われると「え～～」みたいな反応...はせずにこらえて頑張って書いてくれますが、毎回だと辛いものです。

ですが世の中の多くの会議では、議事録を作成することが必要になります。 議事録は会議の内容を正確に記録することで、後で参照することができます。
前述の通り、議事録作成は簡単なタスクではありません。
議事録作成に必要なスキルについて書いてみます。

 

【議事録作成のスキル①】　聞き取り能力

議事録を作成するためには、まず話し手の発言を正確に聞き取る必要があります。 聞き取りがしっかりできれば、話し手の発言を漏れや誤りなく記録することができます。
最近ではWeb会議などが多くなってきているので、表情や仕草・その場の空気間を感じ取るのは難しくなりましたが、聞き取り能力が高い人は話し手のニュアンスや感情を読み取ることもでき、議事録の品質を向上させることができます。
聞き取り能力を高めるためには、話し手に注目し、口頭での確認や質問をすることが大切です。

自分の場合、聞き取りが上手くないので（人の話をあまり聞いてないのかも笑）聞き洩らした！と思ったらその場で「すいません、聞き洩らしました。もう一度お願いします！」 といって聞き返すか、もしくはメモを画面共有しながら「仰ったことはこれで合ってますか？」と確認するなどしています。

【議事録作成のスキル②】 要約能力

議事録は、長い発言を短い文章にまとめることが求められます。
読み物として一言一句文字起こししているというので速記力の方が重要なのかもしれませんが、ビジネスにおける議事録というと短い文で簡潔に理解させられる要約能力が必要です。
要約能力が高ければ、長い発言を簡潔な文章にまとめることができ、議事録の読みやすさを向上させることができます。
要約能力を高めるためには、重要なポイントを把握し、文章の構成や表現方法を工夫することが大切です。
忙しい上司に長文を読ませるのは酷ですよね…

【議事録作成のスキル③】 文章力

議事録は、正確かつ簡潔な文章で書くことが求められます。
文章力が高ければ、簡潔で読みやすい議事録を作成することができ、分かりにくい話し手の発言を分かりやすくまとめることができます。
文章力を高めるためには、日常的に読書やライティングをすることが大切です。

【議事録作成のスキル④】 コミュニケーション能力

議事録作成には、他の参加者とのコミュニケーションも必要です。
例えば、先程の自分の例でも挙げましたが発言内容が不明確な場合は、話し手に確認をする必要があります。また、意見の相違がある場合は、参加者同士の調整が必要となります。
コミュニケーション能力が高ければ、円滑な会議進行や議事録作成ができます。

【 まとめ】

議事録作成には、聞き取り能力、要約能力、文章力、コミュニケーション能力が必要です。
これらのスキルを磨くことで、正確で簡潔な議事録を作成することができます。議事録作成に携わる人は、これらのスキルを向上させることで、議事録の品質を向上させることができます。