タスク管理とバレットジャーナル

職場のタスク管理として役立てているバレットジャーナルが自分としてはかなり完成形ではないか……！？というところまでたどり着いたのでその話をする。

わたしについて

出勤する（not在宅勤務）事務
業務内容：ルーチン業務が9割、社内情報交換はあれどアポを取って人と話したり社外の人と対面する業務は皆無
ルーチン間隔は細々（日・週・月～1クールに1回～年に1回）。
差し込まれる業務が多々、不急ながら溜まると消化がしんどい業務も多々。
締切は決まっているが、人の処理待ちが発生する業務が多い。
物凄く良く言えば弊部署はフリーアドレスである。

使っている文房具の紹介

ロルバーンダイアリー
ましゅ日付
ハイテックコレト
万年筆 （インク：カラーバーインク・マレーネディードリヒ）
マイルドライナー(グレー)
テープのり

朝にすること

「今日やること」をどわと書きます。といっても前日に「明日のわたし、これやって」というのを既に書いているので付け足し程度です。
ここで書くようなことは「毎日やること」と「今日絶対終わらせること」だけど、思いついたことはとりあえず全部書きます。

夏休みの日記もそうだけど、定期的にやってれば大変な思いをしないで済む、というのが私の仕事全般に対して言えること。
毎日5分の手間を惜しむから頭を抱えることになるし、ちょっとでも手を付けられていれば、気が狂うような量を処理しなくていい。
それができたら苦労はしないと言わないために、1日の「今日はこれができたら100点」「何をするのにも中途半端な時間にやること」に組み込みます。

実務

ノートに書いたことを見ながらタスクを潰していきます。できたらマイルドライナーのグレーで潰していきます。グレーアウト、下に書いてあることは読めるけど暗くなって未消化タスクが浮き上がってくるので分かりやすい。

わたしの1日の進捗は午前にかかっているので、集中力が必要、重要と名の付く業務は基本的に午前中。できないものは翌日流し。
午後は30分置きに離席必須タスクが降ってくるので午後は基本的に「15分以内でできる細切れ業務」といつでも中断再開できる単純作業しかやってない。

ノートとリストの重要性

ノートは仕事中、邪魔にならない限りは開きっぱなしで置いてます。ロルバーンダイアリーはリングノートなので次ページが浮き上がってくることもないし、半分のサイズにして置いておくことができます。ちなみに開きっぱなしで置いておくのは「あれやるの忘れてたー」というのを思い出した瞬間に書くためです。これが終わったらやろうと思ってたら、もうその時には忘れる可能性が大いにある。自分の記憶力を過信するな。10秒先まで保持されていると思うな。
ノートに書かずに終わったことも一応書いておく。「あれやったっけ？」という振り返るタイミングが存在するからだ。

あとこれは「失敗から学んだこと」ですが、以前は「1日仕事をしているはずなのに何も出来た気がしない」と非常にメンタルを削られていました。
リストをつくる、できたものから消すという手順を踏むことで「今日はこれだけのことはできているからもう花丸では？」ということを視覚的に分かりやすくした。

基本的に前倒し進行

「人の処理待ちが多い」ということは「人が処理する時間を確保する必要がある」ので、基本的に前倒し前倒しで、「いつでもどうぞ」と置いておく。タスクを薙ぎ払っていくブルドーザーのような進行。
前倒し進行を続けていると仕事の残弾が尽きるので、その時はぼんやりして過ごします。
いつでも健康なわけではないし調子が乗らない頭が死んでる日もあるし、緊急対応が必要な日もあるし、「助けて―――！」って言われる日もあるので、その時にこの「ぼんやりして過ごす時間」貯金を下ろします。

タスクは分解する

実際のタスクもノートの写真も例として出すわけにはいかないので「カレーを作る」に置き換えて書いていきます。（ちなみにヘッダ画像はみんなのフォトギャラリーのものでわたしのノートではありません）
昔は「煮込む」だけやっていればよかったけど、最近はあれやこれや任されることが増えて、「肉には塩コショウしたほうがいい」「にんにくを炒めたほうがいい」という「やらなくてもいいけどこのタイミングでやっておいたほうがいいこと」を忘れがちだった。

最初は頭だけでやっていて、その次は無印のチェックリストを使ってみて、その次はデジタルのチェックリストを試したが、どれも今一つ実用にはならなくて、今はExcelで自作の表を作ってノートに貼りつけているので落ち着いた。

自作の表といってもたいしたことはなくて、
ごはんはあるか
野菜と肉はあるか
野菜を切る
肉に塩コショウする
ニンニクを炒める
肉と野菜を炒める
水を入れて煮込む
カレー粉を入れる

とやることを細かく手順に沿って書いただけの手のひらサイズの紙だ。

ここが駄目だったタスク管理について書くと

無印のチェックリスト→
「カレーを作る」ためのタスク項目は毎回同じで、同じことを毎回書くのは面倒だった。使いまわせるようにしたが、それ単品だと埋もれて存在を忘れていた。

デジタルのチェックリスト→
確認する対象がデジタルデータで、チェックリストもデジタル、というのが自分は向いてないようだった。確認をした覚えはあるが、リストは未記入でどこまでやったかさえも不明瞭、というのがよくあることだった。

ここまで読んだ人はお分かりだろうがわたしは大変ものぐさで、記憶力が持たない人間である。でも「これできたー（アナログに○する）」というのはできる人間なので、「チェックリストはアナログが最強」という人種である。手を動かす方法がいいらしい。

自作の表の何がよかったかというと
・やることリストを書かなくていい
・日付未定タスクでもとりあえずマステで仮貼りしておくことで、「覚えておかなくていい」を実現できる。
（ちなみにこのリストは確定次第ノートにのり付けしている。マステはあくまで仮貼りで落としたらまずいので脱落しないようにちゃんと貼りつける）
・リスト内容は自分以外の多数が見る表に転記（紙に手書き）する必要がある。ノートを持って動けば転記に当たって必要なことはここに全部書かれている。
・自作なので大量生産も修正も容易でカスタマイズ性がある。

なんせ覚えておかなくていい、というのが重要だ。思い出すのは時間がかかるが、ノートはめくればいい。

ロルバーンダイアリーには後ろにクリアポケットがあるので、そこに日付シートとシールと付箋を入れてます。可愛さは大事。ハイテックと万年筆の2本遣いをしているのはただの浪漫です。テンションが上がりようがない世の中なのでせめて好きな文房具を使う。