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オンラインMTGの生産性を上げる5つの鉄則
3月から本格的なリモートワークが始まり、早1か月が経った。そもそもニアショアとのやり取りが頻繁な職場なのでオンラインMTGはかれこれ2年くらいやってるのと、元々オンラインで商売してたこともありオンラインMTGに関しては経験値が多い方だと思う。
とは言え、この1か月はきつかった。オンラインが慣れてる同士でやるとそれほどストレスは感じないのだが、ほとんどの人はオンラインMTG初心者。セッティングがおかしくてハウる、聞こえる聞こえないノイズがうるさいなどのやり取りでMTG時間の半分は過ぎ去っていく。
もっとタチが悪いのがオンラインの作法を知らない人たちとのMTGでのストレスだ。ミュートにせずにガヤが入る。ボソボソ話して何言ってるかわからない。会議室にいる側が会議室内で盛り上がってしまい遠隔の側が置いてけぼりになる。など。
そんなわけで、オンラインMTGの生産性を上げるために私がこれは良かったなと思ったものを5つ挙げてみたい。
1.アジェンダを作成する
割と重要なのにおろそかになっている場合が多い。雑談的なMTGならそうであると最初に宣言するだけでもいい。それならそれで他の作業をしながら耳だけ向けておくということもできる。このMTGは何のために行うMTGで、何を決めなくてはいけないのか、どんな合意形成を必要としているのか、最初に宣言してファシリテートするべきである。
2.注意事項を最初に伝える
例えば発言する際は挙手をお願いします。またはこちらから指名するのでそこで話てください。発言以外はミュートにしてください。映像はオフにしてください。またはオンにしてください。などだ。これを行うだけでオンライン会議は劇的にスムーズな進行になる。
3.終わり時間は絶対に守る
オンラインだと割とおろそかになりがちなのが終了時間だ。通常の会議室だと次の会議が入っていて強制的に終わらされることも多く、時間内に終わるのだが、オンラインだと「あと少しいけますか?」みたいな発言により、次に会議が入ってないなら少しくらい延びても問題ないでしょう?という圧力をかけられる。私はこの場合、「次がありますのでここで」と強制的に去ることにしている。そもそもアジェンダもはっきりしていない会議にこのケースは多いので、まずは何のための会議なのかをはっきりさせるべきだが。
4.アイスブレイクと点呼を兼ねた時間だけは映像を出す
とりあえず5分くらいはアイスブレイクに使いたい。そのうえで顔を見せて挨拶するだけで発言がスムーズになったりする。あとでオフにしてもいいのでとりあえず顔を見せて挨拶すると会議が締まるので試してみてもらいたい。
5.ファシリテーターを決める
通常はホストになる人間がやるものだが、ファシリテーターによって会議の生産性はかなり左右される。アジェンダと同時にファシリテーター役を決めスムーズな進行にしたい。また可能かどうかケースバイケースだが、会議ファシリテーションの評価もしてもらえると改善されていき、ますます生産性が上がっていくだろう。
以上を気を付けてオンラインMTGを行っている。上手なファシリテーターにあたると実際に会って会議するよりも圧倒的に生産性が高い。
その理由にはオンラインMTGではツールが充実しており、画面共有などを駆使することで生産性が高くなってると思うが、それはあまり大きなことではない。会議の目的に向かってきちんと筋道が立っていてそこに向かわせる能力が高いのだろう。そしてオンラインの良いところは発言する以外は別のことができる点だ。一番良いのは堂々とググれることだと思う。
なかなか会議室で行う会議ではググることは難しかったりするが、オンラインならググりながら話すことができる。こんなことリアルの会議でも普通にググってますけどwという会社に勤めている人は良い。
私が勤めている会社は石器時代の方々が多いので、会議室内で携帯いじるとかは割と白い目で見られる。
いやPCで良いじゃないという場合もあるだろうけど、常に顔色を見られていると感じるとオンラインほど堂々とできないものである。
と、オンラインMTGにも色々良いことがあるので、普及してほしいと思うが、まずは鉄則を守って生産性が高いMTGをお願いします。
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