創立15周年！スタッフ感謝イベント開催録〜5年後の担当者へ申し送る舞台ウラ〜
先日、フローレンス創立15周年記念イベントを開催した。集まったのは、社員450名と理事のみなさん。社員は全員で600名だから、8割弱のスタッフが集合したことになる。台風15号が近づき、当日朝まで開催可否判断を持ち越すというドタバタ劇もありつつ、なんとか実施することができてホッとしている。
プロジェクトのクローズとして、ここまでの出来事と今考えていることを、5年後の20周年記念イベント担当者への申し送りのつもりで、書き留めておこう。
目次
・キックオフから準備まで
・何を目的とするか
・前夜祭イベントを開催
・600人への情報の届け方
・手作りがフロレ流
・レンジャーショーで開幕
・そして最後に写真撮影
・まとめ
キックオフから準備まで
開催を決めたのはちょうど一年前くらい。
「一般的に」とか「慣例で」という言葉に冷ややかな、且つ、過去を懐かしむとか、モー最高に苦手な私としては、周年イベントなんて、当初1ミリも視野に入っていなかったわけだけれど、「節目は大切にしたほうが良い」と言ってくれた仲間がいて、やっと重い腰をあげることができた。気乗りしない私を前に、組織のことを考えて、強くしつこく開催を主張してくれる人がいたことを本当に感謝している。
やると決めたからには全員を巻き込んで、楽しくお祭りみたいにしたいと思い、横断プロジェクトとしてスタートさせることにした。全事業部から有志メンバーが集まり、準備を進めてくれた。
有志プロジェクトメンバー。時間もお金もない中で、毎週ミーティングをしながら、お互いカバーしあって進めていて素晴らしかった。私は横で見ていただけ。
何を目的とするか
今回のイベントのタグラインは、「一人一人にありがとうを」だ。企画の過程でこのイベントに対する期待がどんどん高まり、「実施後に、次の5年に向けて、全員が同じ未来をみている」などの意見が出てきた。このイベントで、それが実現できたらもちろんサイコーだけど、未来を見る前に、まず、過去から今日まで自分たちのやってきたことを認め合わなければ、未来に向けて自信を持って顔をあげられないんじゃないかと考えて、これまでの自分たちに敬意を表することを大切にした。
前夜祭イベントを開催
本番に向けて盛りあげていくために、本番3ヶ月前にミニイベントを実施。創業期メンバーに当時の話と、これからの自分のことを語ってもらった。オフレコが多すぎて、モデレーターの私はヒヤヒヤしっぱなしだったけど、事前打ち合わせも含めて、笑いあり涙ありのいい時間だった。
っていうか、事前に打ち合わせたことをまるで話さない自由人たちよ、、、まあ、だからこそ荒野を切り拓いてきたとも言える。
600人への情報の届け方
各地に散らばるスタッフにどうやったら情報を届けられるか、これが難問だった。策として、カウントダウンインスタや、リレー動画制作、専用サイト開設などをして、多くの人に登場してもらうこと、また、見たい人は情報を取りにいける環境を作った。今回できたのはここまでだけど、十分だったとは言い難く、もっと人数が増えているだろう5年後のみなさんには、さらなる工夫を期待したい。
手作りがフロレ流
「無いのなら、創ってしまえホトトギス〜」
何事も無いのが当たり前。その中でどうやったらできるかを考え抜くのがフロレ流。毎度のことながら、コンテンツも装飾も運営の細部に至るまで手作りが多かった。みなさんの知恵と器用さに脱帽です。
当日まで、壁面の飾りを手作りしている社内工務店のみなさま、リスペクト。私が身につけたSOMETHING REDも、彼らの手作り。すごい！
開始前の円陣もお約束。プロマネによる、「楽しむぞー！」の掛け声で、いよいよ本番へ
レンジャーショーで開幕
社内部活レンジャー部による開幕のセレモニー。15年の満を持して、立体のフローレン子も登場し、会場の人気者になりました。
事前リハと演技指導に気合が入ってた。微塵の妥協もなく、最高のクオリティを目指す姿にプロ魂を感じましたね。部活制度がこんなところで活きるとは！
クイズ対決や、フローレンスを現す四字熟語、記念ムービーなど、ここまで仕込んできたコンテンツが目白押しで、タイムキーパーのプロマネがずっと厳しい顔をしていました。食べ物は多めに用意してたけど、あっという間になくなってしまった、、、弊会の胃袋キャパシティを完全に読み間違えました。ごめんなさい。（逆に、フードロスは杞憂に終わってよかったです。）
人数が多くて、後ろからは見えにくいところもあったよねぇ。縦長会場の使い方、難しい！
そして、最後に写真撮影
450人を一枚に収めるって、思ったより大変だった。今回は、脚立に登って撮ったけど、次は航空写真とかになるのかな。ドローン？
もはや、ウォーリーを探せ状態ですね。自分もどこにいるのやら、、、
まとめ
今、集まりつつある参加者アンケートを眺めていて、いろいろ反省点はあるものの、やってよかったなあと改めて思っている。
良い時間だった、というコメントをたくさんもらった。当日の反応もさることながら、準備のプロセスを通じて、スタッフ間で新たな接点が生まれ、フローレンスや仲間の新たな一面を発見していく場面もたくさんあったようだ。規模の拡大とともに、サイロ化しがちな組織に抗いチーム感を保つためにも、こういう場の設計が重要なのではないかと思う。
きっと5年後は、テクノロジーの進化により、遠隔でもまるで隣にいるかのように開催できるはずだから、参加者が何名になっていようとも、会場のキャパシティの心配はいらないだろう。今回は場所の制約もあって社員限定イベントにしたけど、本当は、様々な形でフローレンスに関わってくださるみんなでお祝いできたら、もっとよかった。家からアクセスすればいいから、台風も、食事の量すら気にせずに開催できるはず、ぜひ検討してほしい！
5年後、自分も団体もどんなふうになっているのだろう。ドッグイヤーで走る我らとしては、5年後なんてすぐに来る気もするし、今は想像だにしていないことにトライしているような気もする。わからないからこそ、みんなでワクワクしながら前に進んで行きたい。
5年後、20周年記念イベント担当に立候補したみなさんに、この記事が少しでも役立つことを願いつつ、舞台裏レポを終わりにする。
あとは頼んだ。
今回は、マネージャー達と夜なべして、450名の参加者全員にサプライズ感謝レターを書いた。「みんな、驚いてくれたかな？ふふふ」、と思っていたら、会の終了後に、私宛のサプライズレターが出てきて、してやられて感動。みんな大好き❤
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