MBAの新入生歓迎会をオンラインで開催してみた。

昨日私の通う大学院の新入生懇親会をオンラインで開催した。参加者数は約１４０名。新しい仲間となる新入生は日本からはもちろんのことまだ日本に戻ることができていない学生も海外から参加してくれた。この会は現在の２年生が、コロナにより授業開始の延期に加えてオンライン授業に変更になってしまったことによる1年生の不安を少しでも和らげることができないかなという「思い先行」で始まった企画であった。

結果は、ずばり大成功

今、大流行のオンライン飲み会ではあるが、１４０名も集めてうまくいくのか不安だらけで、この会を企画したメンバーとは何度も何度も予行演習を行った。気がつけば深夜１時に今からZoomします？って感じで先生と企画メンバーとで内容チェックのためにネットをつないで一緒にZoomの設定確認を行ったりもしていました。

実際この企画を行ってみて、本当に有意義なものでしたので是非オンラインで試してみたいなと思う他の学校の方にとってちょっとでも参考になればと思って僕らの実施したこの運営についてnoteしてみたい。

ツールはZoomを利用

急激にリモートワークが拡がったことで、注目されているのがこのZoomであるが一方でセキュリティなどの課題が取り沙汰されている。今回の運営サイドからの結論は、全く問題なし。セキュリティ問題が取り沙汰されて以降Zoom社は９０日での対策をコミットして安全対策の設定が日々追加されている。このスピード感はたまらなく好きだ。新しいもの好きなMBA学生にはうってつけのツールじゃないかと思う。ただし利用者は最新バージョンに更新することを忘れないでもらいたい。ネットで各種安全設定も紹介されているのでパスワードをつけたりファイル共有を制限したりなどを忘れなければZoom爆弾はしっかり防げます。

当日の運営

大規模なので全体司会とシステム管理者（Zoomのホスト権限者）での最低２人体制は必要です。Zoomを設定するときに代替ホストの設定を行うことで、複数人が最強権限を持つことができるので設定を忘れずに

共同ホストというのがあるのですが、試した限りではブレイクアウトセッションの仕切りができるのはホスト権限のみのだと思われます。なのでホストになっておくことが大事。

140名をブレイクアウトセッション（BO）で切り替え

この会では、ホストのことを”神様”として紹介しておくことで多少遊び心が生まれたようにおもう。つまり「BOの神様が皆さんをあちこちに誘いますよ」って感じです。いうなればオンラインの宴会部長って話。

最高にこのBO機能はイケているので管理者は慣れておくことをお勧めします。なれていても100名以上を個別の部屋に割り当てるのは結構大変なので、まずは8-10名になるように部屋を自動機能で割り当ててしまいます。「いってらしゃーい」と、ディズニーランドのアトラクション風に送り出すと自分もキャストになった気分になれます（笑）

初回だけは少し気を使います。1年生と2年生と教員がうまくバランスよく偏らないように少しだけ自動割当のあとに”飛ばし”に時間を割きましょう。

管理者同士は別のチャネルを持っておくこと

僕たち企画チームはLINEグループがあったので、各部屋で起こった不具合や会話が円滑でない等の各BO部屋の情報を、このLINEで共有していました。Zoomでは一旦BOに分けられてしまうと管理者（今回は私）とのやりとりが制限されてしまうので、こうして別の回線を持っておくことはとても大事だったように思います。そのLINE上では、〇〇先生がむちゃくっちゃ面白い！　2年生もう一人送ってくれないと会話が難しい～！　会話が続かない。。。なんてことをみんなで共有しながら最初の15分程度は調整時間を行っていました。なのでなるべく各部屋にはこの管理者とつながりのある人を配置しておくっていうのも必要でした。

神様の特権

神様には大きく３つの特権があります。１）BOセッションの開始と参加者を振り分けること。２）自由に部屋の往来ができること。３）全員に向けたメッセージを配信できること。

１）については、神様はめんどくさがりなので「自動」機能で先に紹介したように単に割り当てるだけで完了です。

✳︎後から気づいたのですが、このBOのオプションにある「全参加者を自動で分科会に移動」をオンにしておくこと＆カウントダウンを１０秒とか短くしておいた方が管理上はスムーズかなと思います。

２）については、神様はどこかの部屋に参加しないでメインルームにとどまることをお勧めします。Zoomシステムの機能が安定していないこともありますがうまく部屋に割当されない参加者と、後から参加してくる人、振り分け後にネットから落ちてしまった人などが戻ってくるのがこのメインルームなのです。黒服みたいな感じでBO部屋を割り当てる作業が発生するのが結構大変です。100名規模ですので意外に頻繁にこの作業が発生するためメインルームに神様はとどまることが必須です。（暇になったらどこかの部屋にいってみましょう）

３）は結構大事だとおもうのですが。この機能を神様の声として利用していました。具体的には、「それでは会話をお楽しみください　by神様」に始まり「今から教員の席替えが始まります　ｂｙ神様」「まもなく一旦BOを終わらせて、再度ガラガラポンを行います　By神様」みたいな感じで全体への通知を神様風のメッセージとして伝えることをしていました。

途中、先ほどんの各メンバーの声に基づいて何回か小さな席替えを”強制執行”した後は、2回目のガラガラポンです。この時は皆さんの酔いも回り（主には先生が酔っていたWWW）、なんとなくオンライン会話も慣れていることから、各部屋の人数を多めに配置しました。つまり部屋の数を少なくして自動で割り当てます。

この2回目の割り当て後は、管理者LINEでのやり取りが急速に減りました。ある程度慣れてしまうことを実感です。

当日のAgendaを紹介

１、研究科長からのあいさつ

２、乾杯＆事務局からのZoom　BOセッションでの利用方法

３、BOセッション開始　最初は各8名、2回目は各10名を目安に行った

４、メインに戻って全体に、教員挨拶、各種行事委員からの紹介

５、サプライズビデオとして1年生への歓迎メッセージ

６、おひらき　からの2次会を数名で

特にこの5番は一番の締めくくりで、印象に残せる重要なポイントになりました。僕たちはこのメッセージを在校生と教員からパワーポイントで集めてビデオ化してテラハの音楽に載せてノリノリで流す方法をとりました。何度も何度もファイルのサイズを変えて再生して、Zoomの共有機能でも確認しての繰り返しでしたがFullHDサイズ　300MB程度は余裕でカクカクもせずに再生ができました。（Zoomでの音の再生には、共有の時にデスクトップの音を再生するチェックを入れる必要があります。）

全体会議後に、1年生を全員送り出してから2次会を企画メンバー＆教員で引き続き行いました。オンラインであっても最初から2次会として、あるいは企画メンバーで反省会として時間を用意しておくこともありでしたね。

終わりに

まさかここまでコロナの影響がでるなんて思いもしなかったですが、新1年生はみんなで顔を合わせることがないままのMBAライフがスタートしてしまいました。この懇親会を通じて同じ学校に入った仲間の「ご縁」ができるといいなぁと思います。

なんせ今回の一番の発見は、さすがMBAの学校にはタレントある人が本当にたくさんいるんだなぁっということです。このイベント実施に２年生や教員がもつ力でクイックな実現につなげる事ができました。私自身にとっても有意義な時間となった喜びを表しつつNoteしました。

思いついたので追記

まず参加してもらった人全員に名前の変更をお願いしました。僕たちの場合は、1年生＿〇〇〇、教員（統計学）＿〇〇〇、などのように最初に書いてもらうことで後の神様の仕事や、懇親会での会話のもとになったりするのでこの設定を最初に全員で行うことがとっても大事なことでした。ちなみにホストは参加者の名前を強制的に変えることができるので名前の変更に不慣れな人がいた場合にはこれも神様の手で変えることができるので適宜つかってください。