進捗管理表を自動作成するマクロとは【仕組みとダウンロード方法】
進捗管理表を自動作成するマクロを導入することで以下のような悩みを解決することができます。
管理表の作成を自動化したい
情報をまとめる作業に時間を費やしている
進捗管理業務の効率をアップさせたい
進捗管理表の自動作成マクロを導入することで、作業効率を2倍以上アップさせることができた！と実感しています。
1日30分必要だった作業がマクロを使うことによって15分に短縮
↓
1日15分の短縮を１年間継続した場合に換算すると年間50時間以上の短縮
自動化マクロは使えば使うほど、効率アップの効果を得ることができます。
エクセル作業の効率をアップさせたい！と考える方にとって進捗管理表の自動作成マクロの導入はかなり効果的。
このnoteをきっかけに進捗管理表の自動作成マクロが導入され、少しでも仕事の効率アップに繋がれば幸いです。
すぐに進捗管理表の自動作成マクロの使い方やダウンロードを確認したい方は、目次から「進捗管理表の自動作成マクロとは」をクリックして読み進めてください。
ちょっと私の自己紹介
私は以前、電気設備を保守管理する技術員として電気関係の会社に勤めていました。
業務内容としては、電気工事の立案や設備の更新計画を作成するといったような「電気にまつわる仕事」で電気の知識が必要とされます。
しかし、勤続して電気の知識をある程度身につけてしまうと、
エクセルやワードを使って、どれだけ正確に素早く書類作成やデータ分析ができるか
という能力が求められるようになります。
専門的な知識や技術の習得に関しては教育環境を整えているけど、エクセルやワードは使えてあたりまえ
こんなような会社は多いのではないでしょうか。
エクセル操作は自分で勉強しなさい！という会社で働いたおかげで、仕事の効率をアップさせるエクセルマクロのスキルを習得することができました。
現在、2019年に開設した「エクセルブログ」で年間50件程度の効率化マクロの開発依頼を受注しています。
エクセル作業の多い職種では、マクロの導入は必須事項です。
毎日行う繰り返し作業、時間のかかる単純作業はマクロを使って一瞬で処理することで別の仕事に時間を費やすことができるようになります。
マクロの導入には大きく2種類の方法があり、
1つ目は、VBAを勉強して自らマクロを導入する
2つ目は、マクロ開発を外注に依頼する
です。
どちらの方法であっても、間違いなく仕事の効率をアップさせることができるので積極的にエクセルマクロの導入を行っていきましょう。
前置きが長くなってしまいましたが、さっそく進捗管理表の自動作成マクロの仕組みやダウンロードについて解説していきます。
進捗管理表の自動作成マクロとは？
進捗管理表の自動作成マクロとは、各担当者シートの重要な項目だけを集約し一覧表を作成するというものです。
どの項目を集約するのかは業務内容に合わせて自由に決定することができます。
会社名、担当者、連絡先などの情報を集約するのが定番！
なんでもかんでも情報を集約してしまうと、見づらい一覧表になってしまうので注意が必要です。
イメージとしてはこんな感じ
以下のような案件進捗表を一瞬で作成することができます。
自動作成された案件進捗シートの一覧表で全員の業務進捗を一目で確認することができます。
メンバーが多くて案件進捗管理が難しい！情報の集約作業に膨大な時間と手間を要している！という方におすすめのVBAです。
進捗管理表の自動作成マクロ導入事例
下記で紹介するサンプル事例は、実際に私の会社で導入したものです。
サンプル事例の内容
各担当者が編集するシートの重要な情報だけを案件進捗シートに集約する
担当者が編集するシート
案件進捗シート
案件進捗シートの一覧表は、全て自動作成されるので編集は一切不要です。
自動作成された一覧表を確認するだけなので、進捗管理業務に専念することができます。
様式については、私が行っていた業務内容に合わせた項目を表示しているのですが、項目の変更は自由自在です。
下記の記事では、進捗管理表の自動作成マクロに使われているVBAについて詳しく解説されています。
コピペして使えるサンプルVBAも掲載されているので、自分でマクロを組んでみたい！と言う方は是非参考にしてみてください。
進捗管理表の自動作成マクロのアレンジについて
進捗管理表の自動作成マクロをアレンジすることによって、業務内容に合わせた自動化マクロにすることができます。
例えば、
連絡先情報を電話番号だけでなくメールアドレスも転記したい
期日を過ぎた項目の背景色を変化させたい
合計を集計する関数を自動入力したい
このような機能を追加することで、更に進捗管理業務の効率をアップさせることができます。
ここで問題となるのが、
マクロのアレンジは、業務内容に合わせてVBA（プログラム）を編集する必要がある
ということです。
VBAの編集はこんな感じ
VBAを編集するのはちょっとキツい。。
このように感じる方は、エクセルマクロの開発を依頼してみてはいかがでしょうか。
業務内容に合わせたVBAに編集してくれるはずです。
プログラミングに詳しい方に任せることで、通常業務を行いながら進捗管理業務の自動化を行うことができます。
進捗管理表の自動作成マクロの開発依頼について
冒頭でも少しご紹介しましたが、
マクロの導入には、「自分でマクロを組んで導入する」「外注化してマクロを組んでもらう」の2つの方法があります。
本業が忙しい！VBAの勉強をする時間がない！という方なら、外注化が絶対におすすめです。
外注化のメリット
通常業務を行いながら自動化を実現できる
しっかりとしたマクロを使うことができる
自分でマクロを設定するよりスピーディー
最も効率よくマクロを設定する方法は、間違いなく外注化することです。
費用が発生するデメリットはありますが、作業効率化によって得られるメリットはかなり大きいと思います。
エクセル作業の効率をアップさせたいからと言ってマクロ開発に何時間もかけて本業の作業をおろそかにする行為は本末転倒。
本業が忙しいためなんとしても作業効率化を計りたい！とお考えの方におすすめです。
私が受注しているマクロの開発には3つの依頼方法があります。
マメBlogからの依頼
クラウドワークスからの依頼
ランナーズからの依頼
どのサイトからの依頼でも作業内容は同じです。
マメBlogからの依頼について
私が運営している「マメBlog」ではエクセルマクロの開発依頼を受注しています。
依頼方法は、マメBlogの「エクセルマクロ開発依頼問合せフォーム」から問合せをするだけ。
「こんなような作業を自動化したい」
このようにざっくりした内容でも構いません。あなたが考える処理の自動化をマクロを使って表現させて頂きます。
マメBlogお問合せフォームはこちら
クラウドワークスからの依頼について
企業と個人がオンラインで直接つながり、仕事を受発注できるサービスです。470万人のフリーランスと、76万社の企業が利用しており、企業の業務プロセスや個人の稼ぎ方に革新をもたらしています。
どんなマクロを開発してほしいのかを「案件」としてクラウドワークスに投稿
エクセルマクロに詳しいワーカーたちが案件を解決するマクロの提案をしてくれる
仕事を安心して任せるワーカーを選んで契約する
このような流れでマクロの開発を依頼することができます。
下記のリンクは、私が登録しているクラウドワークスのページです。
まずは「どんな作業を自動化したいのか」「どんな作業で悩んでいるのか」をお問合せください。
ランサーズからの依頼について
ランサーズとは、クラウドソーシングサイトの1つです。 クラウドソーシングとは、ざっくり説明するとお仕事をしたい人とまかい人をマッチングさせるサービスです。 利用者は、主婦、会社員、フリーランスなど幅広いことが特徴。 ランサーズは、クラウドソーシングの中でも有名なサイトです。
下記のリンクは、私が登録しているランサーズのページです。
まずは「どんな作業を自動化したいのか」「どんな作業で悩んでいるのか」をお問合せください。
マクロ導入の理想は、
業務内容に合わせた処理を自動化するマクロを自分で組んで導入すること
だと思います。
この方が業務の方針に変更があったとき臨機応変にマクロを変更することができるからです。
しかし
勉強さえすれば誰でもVBAを扱えるようになるとは限りません。
人には向き不向き、得手不得手があります。
特にプログラミングに関しては「難しそうで苦手」という方が多い気がする。。
「プログラミングが苦手だからマクロを使ってはいけない」なんてことはありません。
プログラミングが苦手な人が専門家にマクロ開発依頼を依頼する行為はとても効率的で賢い方法だと思います。
積極的にマクロ開発の外注化を行い、本業の作業効率をアップさせてはいかがでしょうか。
案件進捗管理を行うVBAのダウンロード
この記事で紹介している、案件進捗管理を効率的に行うVBAが設定されたエクセルファイルをダウンロードしてお使いいただけます。
メンバーの案件進捗管理業務が大変！エクセル業務の効率をアップさせたい！と考えている方におすすめのVBAです。
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