花火杯のコンセプト、カタチづくり、ノウハウの公開
これは何？
姫路と浜松で開催したジャグリング交流会・コンテスト「花火杯」についてまとめた記事です。
前半はコンセプト、後半は実務を中心に紹介します。
これからイベントをつくる人の参考になれば嬉しいです。
↓ジャグリング交流会・コンテスト「花火杯」2021 in 姫路(11/23開催)
↓ジャグリング交流会・コンテスト「花火杯」2021 in 浜松(12/11開催)
コンセプトづくり
きっかけ
とある学生ジャグラーから「大会運営に興味があるけど、自分達の世代は会場での大会を経験していない、イメージが掴みにくい」と聞きました。
コロナ禍でのイベント運営ノウハウを一緒につくりながら全国的に共有していきたい、そんな気持ちでイベントづくりをスタート。
メインコンセプト「交流」
花火杯で大切にしているのは交流。
具体的には「ジャグラーと一緒に技をつくる喜び」を感じられる交流にしたいと考えていました。
ジャグリングをすること・みることを通して交流の機会をつくることが当イベントのメインコンセプトです。
サブコンセプト「応援」
花火杯を通して2022年に開催されるジャグリングイベントを応援すること、それが運営内部のサブコンセプト。
具体的には次の二つを意識。
- コンパクトにつくる
- 運営ノウハウをつくってシェアする
コンパクトにつくることで、他の地方に展開しやすくなります。
これからのジャグリングイベントを少しでもつくりやすくなればと。
コンセプトをカタチにするために
①交流が生まれる企画づくり
姫路では「無茶振りタイム」、浜松では「ジャグリングブレイクアウト」を企画しました。
これらの企画が交流を促進。
面白い技、新しい技を見ることができました。
②コンパクトなイベントづくり
コンパクトでも価値を届けられるイベントを目指しました。
意識したこと
- 「やらない」を徹底
- 少ないステークホルダ（関係者）
- 真似しやすいような手作り感
コンパクトさに不安はありましたが、参加者の皆様には楽しんでいただけたようで、とても嬉しかったです。
③これからのイベントを応援
イベントの告知タイムを設けました。
姫路では5つのイベント、浜松では13のイベントを紹介。
姫路と浜松を選んだ理由は？
ノウハウをつくりやすく、全国的に共有しやすい
姫路と浜松で開催できれば、より人口の多い場所で次のイベントが開催しやすい
単純な足し算でないことは重々承知していますが、姫路と浜松で開催したことで、それぞれの会場のキャパオーバーを防ぐことができました。
また、ソーシャルディスタンスを保ちながら、交流しやすい人口密度でイベントを開催できました。
得られたノウハウ
花火杯で得られたノウハウを公開します。
運営準備テンプレート
イベント運営準備テンプレートを公開しました。自由に使ってください。
イベント備品リスト
イベントで使う備品をAmazonのリストで公開しました。
参考になれば嬉しいです。
ジャグリングイベント用に備品をお貸しすることもできますので、必要でしたらお声がけください。
↓イベント備品リスト
審査集計ツール
審査集計ツールを自動でつくるプログラムをつくりました。私が関わっている全ての大会の審査形式に対応しています。
花火杯を通してツールと運用に改善が見つかりました。これから磨いていきます。
もし必要であればDM等で、期待しすぎずにご相談ください。
設営のカンバン
花火杯in姫路の設営で課題が見つかり、浜松で改善しました。
早めに会場に来ていた参加者の方々も設営にご協力いただきました。
おかげさまで想定よりも早く設営が完了しました。
しかし、急なメンバー増加により代表への問い合わせが集中。捌けなくはありませんが、非効率かつエネルギー消費が大きくなりました。これは設営に協力いただいた皆様ではなく代表である私が悪いです。
そこで浜松開催ではカンバン形式を導入。
やることを付箋でリスト化、完了したら移動する。ただそれだけです。
私主催のイベント史上、最も円滑な設営ができました。
Notionでイベントページ
「Notion」という素晴らしいサービスがあります。
花火杯のイベントページをNotionでつくりました。とにかく便利。
これまでイベントページを無料サービス（JimdooやWiX）、Wordpress、HTMLでつくったことがありますが、そこまで規模の大きくないイベントであればNotionがベストプラクティスだと思います。
今後もNotionを使います。
名札の配布
(2022年1月15日追記)
名札の配布方法が思ったよりも好評でした。
方法を紹介します。
運営
①参加者のニックネームをあらかじめ収集
②ニックネームを名刺カードに印刷
③名札ケースを二種類用意
参加者
①受付で自分の名前が印刷された名札をとる
②名札ケースをとる
準備は必要ですが、スムーズに名札を配布できます。
終わりに
本記事では花火杯のコンセプトと得られたノウハウを共有しました。
皆様のおかげで楽しいイベントをつくることができました。
花火杯に関わっていただいた全ての皆様に感謝いたします。
本投稿をもって、花火杯を終了いたします。
本当にありがとうございました。
素敵なジャグリングライフをお過ごしください。
それでは！
全力でイベントをつくります