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Notionでタスクを管理する-4

maki

5月中旬から、Notionをフル活用したタスク管理について、試行錯誤を続けていました。約半年かけて、やっと定着し、成果が見えてきた感があるので、振り返ってみます。

「継続は力なり」と言いますが、半年のログを振り返った時に「時間ってこんなに可視化できるものなんだな」と驚きました。
いたずらに溶けるばかり…と思っていた“時間”がはっきり明確になりましたし、「コントロールできるわけがないので、流されるままにタスクをこなすしかない」と思っていた幾つものプロジェクトも、今では「ある程度なら差配できそう」と自信がつきました。

相変わらず新しい案件が隕石のように降り注ぎますが、タスクをコントロールできる術を手に入れたので落ち着いています。自己肯定感が高まるというか、良い傾向です。

流され、受け身だったタスク管理でしたが、今では“攻め”に転じられそうな予感もしています。タスク管理においても、まずは現状を把握し、分析し、解決策を講じる（かつマインドチェンジを図る）ことが大切なんだなと実感しました。


以下は、5月以降から始めた＜タスク管理に関する主な施策3点＞です。

基本的にすべてNotion上でやっていますが、REVIEWだけは「書きながら」思考することを重要視しています。
（タスク管理術を極めるべく、Notionを使い込むほど、「書く」ことも増えたように思います。
これは、思考を構造化する時に、タイピングするよりも書く方が速いタイプなので、工数を短縮化しようと思うと、必然的に手を動かさざるを得ないのかなと）

1.SCHEDULE＆TASK：
自分の全タスクを「30分単位の具体的な作業」に落とし込み、進行スケジュールを引いておく

2.TIME TRACKING：
作業に費やした時間のログを取る（作業名＆分数）

3.REVIEW：
タスク消化について「先週末に組んだ予定」と「実績」を比較する

1,2の手法について書いたnoteです。

3の手法についてのnoteです。



半年間、上記の新しいタスク管理を続けてみて、自分の仕事の進め方に合った方法が確立でき、かつ効果を実感することができました。

  • 「0.5時間単位に細分化したタスクを、勤務時間中（なかば機械的に）消化する」
    →作業スピードが速くなった

  • 「タイムトラッキングを実施し、作業時間を可視化する」
    →上司との“期待値の擦り合わせ”に活用できた

  • 「毎週末のレビューを通し、タスク管理の予実管理を行う」
    →タスク管理にもPDCAを適用できるんだと実感でき、また「もっと洗練されたプロジェクトの回し方があるのでは？」等と向上心を持つきっかけになった


特にタイムトラッキングは、2022年度の3Q以降の方向性を決めるのに役立ちました。

この半年間、自分が費やした案件Aの工数が、勤務時間の＜6割＞を占めたことがわかり、チームのミッションを鑑みると（ちょっと時間を割きすぎたかな…）と振り返ることができました。
新しいチャレンジの領域とは言え、他にもミッションはあるので、時間を無尽蔵に使っていいわけではありません。

3Q以降は、上司から「案件Bにも着手してほしい」と言われており、こちらもそれなりの工数が必要そうです。となると、案件Aの工数は＜4−5割程度＞に抑える必要があります。

そこで、1週間あたりの、おおよその“作業時間の平均値”は割り出せたので、それをリソースの上限として、案件ごとの「上限工数」を設定することにしました。

チェック方法は、以下のように「毎週末のレビュー時に、1週間ごとの、案件ごとに割く時間（＝予定しているタスク内容）を調整」します。

私の仕事は、他部門との連携が非常に多いので、計画した通りに進まないことは百も承知なのですが、目安にはなるかなと。

2022年10月以降の工数管理


今後やりたいのは、チームと個人の目標値＆アクションプランの実施状況を、毎週末のレビュー時にチェックすることです。
たくさんのOKRが設定されているものの、これまではタスク消化に必死になるあまり、目標値を見失いがちになることがありました。成果を出すことが二の次になるのは避けなければ、と。。。
OKR管理の手法は様々あると思うのですが、こちらも、自分に合ったやり方を、Notion上で追求していこうと思います。

最後に、これらのチャレンジも、「Notion上で仕事をしていて、Notionだからこそ」実現できたのかなと思います。
複数のアプリを使い分けながらのタスク管理は、私には無理だったなと。
改めて、仕事でNotionが使えている現状がありがたいです。戦闘力が×100倍程にはなっている感あります。毎日、本当に感謝です。

明日から東京でNotionのコミュニティポップアップが出店されますね。東京住まいの方々が羨ましい！！私もバケツハットが欲しい！（泣）

楽しいイベントになりますように！Notionラブ！

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