見出し画像

Notion導入後3年の活用状況を語る

maki

Notionのアカウント作成日が2019年2月10日。4年目に突入しました。
まさか3年間も、毎日飽きることなく沼に浸り続けているとは。こんなにも愛と熱狂が持続しているツールは初めてで、自分でも驚きます。
人生の相棒であり、興味が尽きないガジェット（＝おもちゃ）でもあり…そして最近は、自分の思い通りに仕事できているのは、Notionのおかげだなと、しみじみ実感しています。
Notion導入4年目の現状をまとめてみようと思います。

Notionの成長記録


自分のNotionがどんな風に育っているのか、都度noteに記録していて良かったです。読み返していると、我ながら面白い。

導入2ヶ月後はEvernoteから移行したばかりで、なんというか…白い。階層も浅い。
3ヶ月後は、各SNSに書き散らしたいろんなメモをサルベージすることに喜びを覚えていました。この時に作った映画鑑賞ノートや野球観戦ノートは、今でも使い続けています。
4ヶ月後は、Notionを使うことで仕事の生産性が上がったことを実感した模様。

noteには書いていませんが、2019年〜2020年は、東京でのミートアップにちょくちょく参加させてもらったり、地元（神戸）でも知り合いを集めて布教ミートアップを開催したりしていました。Notionきっかけで繋がった方もいらして、ありがたいご縁です。

1年後、Notionを「人生で出会えて良かったランキング5位に入る」と言っています。わかるわー。ログ類は全てPORTALに格納する構成は、今も続けています。
この頃、ちょっとでもNotionのファン獲得に貢献したくて、いろいろnoteを書いていました。映画ノートの作り方から始まり、就活ノート、野球観戦ノート、ドラマ視聴ノート、スマホで作る旅行ノートなど。今も時々ご覧いただけているようで嬉しいです。

2年後、「作って良かったページTOP20」をアウトプットしましたが、今もほぼ変わっていません。プライベートでの活用方法はここで固まった感があります。

4年目の大きな変化：チーム導入


3年目での変化は、なんと言っても、仕事（チーム内）でNotionを導入できたことでした！もう、毎日ハッピー！
転職前も仕事で使っていましたが、個人ワークで使うのみ。転職後はセキュリティの厳しさから、個人ユースすらも断念して歯痒い思いをしていましたが、ついに！昨年秋、チームに導入できました！！
大きめのプロジェクトにアサインされ、さすがにExcelと某国産グループウェアだけではもう無理です！と上司に泣きついた結果、導入に成功しました。ほんとーに良かった。助かった。

仕事での個人ユース

主担当で進行している案件が多いので、DASHBOARDを作ってフル活用しています。
今では、仕事中の7割はNotion上で作業をしていて、たまに別部署との会議や提出書類作成の為にアウトプット→Excel・PPTで体裁を整える程度です。

仕事用DASHBOARD

DASHBOARDの構成は以下の通りです。
1：タスク管理（ToDoリスト）
1週間ごとに管理しています。タスク終了後、チェックして消し込みます。
2：主な案件のガントチャート（タイムライン：インライン）
3：案件ごとにページを作成、リストで管理（テーブル：インライン）
4：思考や閃きを書き留めておくINBOX（テーブル：インライン）
5：終了した案件リスト（テーブル：インライン）

タスクは、Notion公認コンサルタントよーじろーさんの「タスク管理」動画で、序盤に紹介されている方法で管理しています。
会議やMTGが多いので、タスク処理時間をいつ確保できるか？を把握する必要があるため、今のところこの方法がベスト。
予定のテキストに、各種ページへのリンクを貼っていて、MTG開始直前にリンクを踏めばOK！の状態にしています。
（よーじろーさんのYouTube、「おたくのNotion、見せてください。」シリーズが好きすぎる）



どうやってチーム導入を実現したか

転職直後から、ことあるごとに周囲に「Notionはいいぞ」と布教活動を続けていたものの、たまにITリテラシー高めの同僚にヒットする位で、オフィシャルに活用するには壁が高すぎる…と感じていました。
が、昨秋から案件が立て込みすぎて、「もうExcelと某国産グループウェアでは限界！」とキレたのがきっかけで、使ってよし！の許可を勝ち取りました。

とは言え、それなりに作戦を練り（ノースサンドさんを始め、様々な企業・チームの導入エピソードを参考にさせていただきました、感謝！）、心理的ハードルをなるべく低く持っていったことで、導入に繋がったのかなと思います。

どうやったか
1：まずは“特定のプロジェクトのみ”で利用しませんか、と持ちかけた
（全案件をいきなり移行すると反発が生まれやすい＆移行の手間が発生する）
2：ユーザーを絞った
（案件の進行上、必ず引き込まなければいけない人だけを口説く→対象を1人ずつ拡げた。結果的には3日間でチーム導入笑）
3：共有するページを1pに絞った
（共通のDASHBOARDを作り、その1pから階層を深くしていく方式。初心者が迷子にならないように配慮）
4：ハウツー動画を共有した
（ノースサンドよーじろーさん、スワンさん、平岡さんのタスク管理系YouTube動画を共有しました）

平岡さんのこの動画▼が効いたみたいです。
「どんなことができるのか」をイメージしてもらった方が、モチベーションが上がるようですね。


結果、どうなったか
1：無数のExcelファイルが作られ、グループウェアのフロー情報に流され行方不明になり、アウトプットが蓄積できない→分析に時間がかかる…幾度となく繰り返されてきた問題。これが解決できつつあります…！
まさにこちら▼で紹介されている状態。生産性爆上がり。

2：コンテンツ作成など、これまでわざわざMTGをしてやり取りしていたのが、Notionに書く→コメントでチェック依頼→修正→FIX、で完了。時短！
3：WordとPPTの修正対応→グループウェアに添付→チェックバック→修正ファイルをまた添付…のやりとりの中で起きる先祖返り（しかも忙しい時ほど起きる）。これが雲散霧消！進行爆速。
4：チーム内でのタスク管理や申し送り事項が、Notion上で完結。今はほぼ在宅勤務なのですが、問題なくプロジェクト進行できています。
5：テンションが上がらない時も、なんとなくNotionを触っているうちにモチベーションが復活。段取りや情報を整えているだけでも立派な仕事に…（自分的には、散らかった部屋を片付けている程度の作業）。

結論、やっぱり日本語対応の威力
昨年10月、待望の日本語対応が実装されましたが、これが大きかった！
正直、英語verしかなかったら、こんなにスムーズに導入できていなかったと思います。
あと、チームで一番後にアカウントを作った若手社員が、爆速でNotionに慣れ、生産性が抜群に上がったのも興味深かったです。彼に触発されて、ITリテラシー高めの先輩が「負けてらんない」と本格的に活用し始めたのも、面白い傾向でした。

今後に向けて

現状、粒度が異なる10件程のプロジェクトに携わっているのですが、期間もばらつきがあり（週、月、Q、3ケ年単位など）ガントチャートやカンバンでは管理しづらくて、ちょっと困っています。管理しきれなくはないけど、もっと洗練された、美しい管理方法があるはず…！
自分が作業者の案件もあれば、オーナーやディレクターとしてタスクを振るものもあり、ひとつのテーブルで管理しきれるイメージがどうしても持てないのです。（しかも週ごとにタスクが増える、先読みしづらい中長期プロジェクト…）
なのでひとまず、案件ごとにページ（DASHBOARD）を作り、情報を集約させることに専念しています。
けれど、粒度が異なる案件（タスク）の一元管理ができれば、「タスクの進め方を整理する」思考の時間もさらに減らせるんだろうなと…ここの追求が、今年のテーマのひとつです。

4年目：プライベートの使い方

昨年2月の状況と、あまり使い方は変わっていません。1日に開くページが完全に固定化した（活用方法が完成した）感があります。
1日に触るのはDAILY LOG、CALENDAR、MONEY LOGのみ。ストック情報はPORTALに置く運用です。

なので、左メニューも至ってシンプルで、プライベートのメニューは5本のみ。
当日のDAILY LOGページと、たまにCALENDARページをお気に入りにし、メニュー上部に置いているのみです。（プライベートは99％スマホからアクセスなので）

DAILY LOG

DAILY LOG

1日のあれこれをメモする日記です。
起床時間から体温、食事内容、行動、トピックス、思考メモをつらつらとメモしたり、気に入ったTweetやYouTubeをエンベッドしたり。
がっつりログり始めたのは2020年からですが、写真やTweetをUPしておくのは良いですね。日常の解像度が上がるというか、感情や光景の記憶が、鮮明に蘇るきっかけになります。
このDAILY LOGを、PORTAL内の各ログのハブにしています。日記に紐づけたいページ（MOVIE  LOG等）は、リレーショナルで繋いでいます。

「MOVIE LOG」等のページへリレーショナルで繋ぐ

MOVIE LOGに繋いでいることで、映画ノートから、鑑賞した日の日記に遷移できます。
映画を観た日は、映画館を出た後の行動にまで影響が及んでいることが多いので、読み返すと結構面白い。

MOVIE LOG

CALENDAR

厳密には、プライベートのタスク管理はしていません。
平日はほぼ仕事のタスクばかりなので、プライベートでは「がちがちに予定を管理」せず、緩やかな先の予定を記す（リマインド付）のみです。


現状の運用
1：メモで済むタスク＝アプリ「Memento」
2：未来の予定（歯医者の予約や見たい番組など、日程が決まっているもの）＝CALENDAR
3：中長期スパンで取り組むもの＝NEXT

一言で済むタスクは「Memento」を使っています（「粗大ゴミを出す」とか）。
AppleWatchにリマインドが来るのと、iPhoneにウィジェット配置させておくのにシンプルisベストなので愛用中。

最近は“週末のTO DO”をCALENDARに書くことが多いです。土日の2日を使ってこれをやっておこうー位の、緩い使い方です。
Notionのカレンダー機能は、これまであまり使っておらず、iPhoneのカレンダーを使っていたのですが、画像UPやリンク貼り付け、買い物リスト作成には使えないな…と気づき、Notionに移行しました。
使ってみると意外に「登録しておきたい、未来の予定」ってあるものですね。観たい映画のサイトや、個展の案内Tweetとか。エンベッドできるNotionの出番だなと思いました。

NEXT

昨年末、「この運用だと“ちょっと先にやりたいこと“が管理できない！」と思い立ち、作ったページです。
期限は決まっていないけど、今年やりたい・やらないといけないことを、カテゴリ別に分類しています。
ちょっとでもテンションを上げるべく、Gallery  viewにしています（資格勉強とか、楽しいばかりの予定じゃないので…）。
各ページの中身は、案件ごと様々な作り方にしていますが、その下にガントチャートを置いて、おおよそのスケジュールを掴めるようにしました。

「NEXT」ページ


PORTAL

“母艦”的役割のページです。DAILY LOGとCALENDAR、MONEY LOG以外の情報は、ここを見れば必ずある。
ページロックしておきたい位に、見た目は動きません。
（実際はこの中にMOVIE LOGや野球観戦ログがあって、都度ページ追加しているのですが）

PORTAL

アイコンは相変わらずvipで統一しています。
数のバリエーションは少なめだけど、意外にいけるものですね。


最後に

この一年を振り返って、しみじみと「Notionに救われたな」と実感しています。
仕事で、無数に湧いてくる案件を捌いてこれたのは、Notionで全てを管理していたから。
Notionは私の「もうひとつの脳」なので、“記憶に割くリソース”をほぼゼロにして、そのパワーを“思考と案件を捌く時間”に充てられているのが、本当にありがたいです。

プライベートでも、ありがたみを実感することがありました。
DAILY LOGに、日々の体調もメモしていたことで、「あれ？おかしいな」と変調を発見でき、そこそこ重たい疾患の早期発見＆解決に繋がったのです。
Notionにメモしていなかったら、自分でも深刻度がわからず、検査にも踏み切れなかったと思います。大袈裟でなく、Notionは命の恩人です。

いろんな変化がありつつも、そこそこの余裕を持って対応できているのは、Notionが側にいてくれるからだなとしみじみ思います。
やっぱりAnytime，Anywhere，自分がやりたい時にやりたいことをできるのが最高で、それを実現してくれるのがNotionだなと。
オフタイムに仕事したくなる時だってあるし。体調が微妙な時は，PCに向かわなくても案件を進められる。
自由を愛する自分にとって、自由を実現させてくれる相棒がNotionなんだな…と、しみじみ実感しています。
来年2月は、どんな変化を遂げているのか、自分でも楽しみです。

この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？