もっとよくばるために、デザイナーがタスク管理方法を変えてみた話。

ベーシック アドベントカレンダー 10日目、エンジニアの開発系記事が続きますが、デザイナーも投稿してみます。makina です。

今回のテーマは、タスク管理の話です。
・このところずっと忙しなく働いてる気がして辛い。
・もっとインプットやアウトプットする時間がほしい。
・業務中に定期的に読書時間確保できたら最高！
という 欲 が原動力になって、自分のタスク管理方法を見直すことにしました。

これまでのタスク管理方法

この後記載する、タスク管理方法に変える前までは、以下のような状況でした。

- デザイナーをマネジメントするデザインマネージャーは社内に不在。
- タスク管理は、自己管理。各プロジェクトからくる依頼を、依頼者と直接やりとりする。
- 期待に応えるためにひとり高速回転。常にボールを返し続ける。

ちょっとしんどい。大変だからこう変えたい、と提案するにも、ブラックボックスになってる自分のリソースを共通言語化しなければ、ディレクターやエンジニアには伝わりません。だからこそ、自分が正しく伝えられれば、タスクの降ろし方や、そもそものアサイン人数とか、考えなおす話もできる、と考えました。じゃあ、変えてみよう！

実際にやったこと

・ひとり高速回転 からの脱却を図る
・1 week で働ける工数の可視化
・自分のタスク容量の自覚・見える化
・1 week 区切りで 業務の振り返りを実施

・ ひとり高速回転 からの脱却を図る

( 図：プロジェクト管理の三角形 )

作業の質は、プロジェクトの予算(コスト)、期限(納期)、および範囲（スコープ）によって保たれています。ある要素を変更するには、他の 2 つのうち 1 つ以上の要素も変更する必要があります。

今まではコスト(デザイナー1人の労働時間)を無理して、納期・スコープをなるべくずらさず、仕事を進めていました。

これからは、この三角形の１要素、コスト(デザイナー1人の労働時間)を、変動させず、固定化する方向で考えることにしてみます。

・ 1 week で働ける工数の可視化

jootoでカンバン化し、予め使える工数を書き出すことにしました。定例で入っている会議は、予め入れておきます。１日区切りでなく、月・火とまとめているのは、プロジェクト並行して進めていると、2営単位でスケジュール入る頻度が高そう、と判断しているためです。予め分かっている予定を入れてみると、( 週40h - 会議 8h )  週で使える時間が 32hにしか無いこともわかりました。

以外と会議、入ってる…。

・ 自分のタスク容量を自覚・見える化

今の自分のタスク状況を見るために、既に決まっているタスク・途中から増えたタスクを可視化しました。確保している作業工数と、タスクの総量が一致せず溢れても、ざっくりとかかった工数を書きます。

来週予定している内容が、既に溢れ気味なことと、週で見て 30~40%が週途中で発生したタスクであることが分かりました。この状態で、予め 週 80%~90%で予定を入れていたら、途中発生タスクで溢れて、想定よりなんか忙しいぞ！？となります。この見えないタスクが把握できるようになっただけでも、タスク管理方法変えてみてよかった、と思えるようになりました。

・ 1 week 区切りで 業務の振り返りを実施

金曜日にカンバンをみながら、１週間の振り返りと、来週のタスクの予定を見返します。上図は、やってみて２週目のjootoの画像です。

次週のタスク容量についても把握しながら進めることができたので、先週よりも、次の週に決まっているタスクの総量を減らすことができました。

タスク管理方法を変えてみて

今までは、todoistでスケジュールだけ管理したり、予実差を詰めるために作業時間を測ってみる等、１タスクの管理にばかり着目していました。

１タスクでなく、自分の１週間の工数を見ながら、どのように進行していくべきか、俯瞰して考えやすくなりました。

今後 余力をもった工数見積もりが 継続できるようになったら、読書やアウトプットに時間が割けるように変わったか、も見ていく予定です。