#13 顧客名やユーザ名をメールに転記！知っておくべき機能「予約語」

こんにちは！
サイボウズ株式会社 メールワイズ カスタマーサクセスチームのさんぱです。  

メール作成時にお客様の会社名やお名前を間違えないよう都度転記をしている方、ご自身の名前の入った署名を使用したい方必見！会社名や顧客名の転記/記載ミスや、署名の作成にかかる手間を解消できる機能「予約語」について紹介します。

記事のポイント

この記事はどんな方向け？
　・会社名や顧客名の転記/記載ミスが心配な方
　・ご自身の名前の入った署名やテンプレートを使用したい方
この記事を読んだらどうなる？
　予約語とは何か？活用シーンや注意ポイントが分かる

予約語とは？

顧客名などの固有名詞や、日時など、自動で転記させたい内容の代わりに使う文字列のことです。どうことだ？と少しイメージが湧きづらいかもしれませんが、ぜひ下の画像をご覧ください。

予約語が使える場所（テンプレート、署名、一斉配信）では、画面上に「予約語の一覧」が表示されます。この一覧の中に書かれている％で括られた文字列のことを、「予約語」と呼んでいます。

どのように使う？

例えば、メール本文内に先方の会社名と顧客名を自動挿入したい場合、予約語一覧から「%Company%」「%Customer%」をコピーし、画面左側「内容」の枠に貼り付けます。このテンプレートを１つ用意しておけば、メールを送る宛先ごとに予約語が自動で切り替わります！その他ユーザー名や引用文なども同様に、メールごと、ユーザーごとに切り替わります。

どんなメリットがある？

・宛名の転記が不要に！記載ミス防止
　会社名・部署名・顧客名などを自動で挿入することができます。メール一通ずつ記載する手間を省けるだけでなく、転記や記載のミスを防ぐことができます。

・テンプレート、署名の人数分用意が不要に！選択ミス防止
　予約語を使用すると、担当者や現在の日付などを自動的に挿入できるため、担当者名ごとに署名やテンプレートを作成する必要はなく、１つの署名やテンプレートを皆で共有できます。

利用前に押さえておくべきこと

・顧客情報の予約語を使用する場合、個別配信ではアドレス帳が必要！
　会社名・部署名・顧客名・（アドレス帳のカスタマイズ項目値）には、宛先のメールアドレスが登録されているアドレス帳のデータが使用されます。そのため顧客情報の予約語を使う場合は、アドレス帳の登録が必須です。ただ一斉配信の場合、”会社名・部署名・顧客名のみ”であれば、アドレス帳は使わずにCSVで配信先を読み込む場合も利用できます。

・本来の担当者として代筆する場合は、%LoginUser%ではなく%User%を使う！
　担当者が急遽お休みし代筆が必要になった場合、「〇〇の代わりに△△が返信します」といった形であれば%LoginUser%で問題ありません。ただ△△が「〇〇です」と本来の担当者名義で代筆する場合、%LoginUser%を使うとログインしている方の名前（△△）が自動挿入されるため、「担当者に設定されているユーザーの姓」が挿入できる「%User%」を使うことをお勧めします。その際、メールの担当者は本来の担当者から変えないようご注意ください。

ここでTips！

ユーザーの役職や資格保持情報などの予約語はないので、%Tel%を代用する！
士業でメールワイズをご利用いただいているお客様のご支援をさせていただく際に、「署名に役職や資格情報を入れたいが予約語使える？」とよくご質問をいただきます。専用の予約語はないが入れたい情報がある場合、代表電話番号をお使いで「％Tel％」「%LoginTel%」の予約語を利用していない方限定にはなりますが、個人の電話番号を転記できる予約語「%Tel%」「%LoginTel%」を代用いただくケースが多いです。ぜひこちらの方法をご検討ください！ただ肩書きがない場合、予約語の箇所が空白となるので、その点ご留意ください。

＜準備＞
1. cybozu.com共通管理 組織/ユーザー にあるユーザー情報の変更画面にて、電話番号欄に役職を記入する

2.署名作成画面にて、役職を入れたい箇所に「%LoginTel」または「％Tel％」を入力する

＜利用イメージ＞

おわりに

予約語はどのような部署でも活用できる機能のひとつです。予約語を使いながら、メール業務をもっと楽にしていきましょう！
また定型文をテンプレートに用意しておくことで、メール対応のばらつきをなくし、業務を標準化することもできます。テンプレートの活用法は以下 note で詳しくご案内しております。予約語と合わせてぜひご覧ください！