#29 ＜セミナーQA集＞ メールワイズ運用スタートガイドセミナー【Step2】運用機能・事例紹介編
こんにちは。
サイボウズ株式会社メールワイズのカスタマーサクセスチームのあわたです。
今回は運用スタートガイドセミナー【Step2】運用機能・事例紹介編をご視聴いただいたお客様からいただいた質問の回答をnoteに記載していきます！
実は以前はこちらのセミナー、リアルタイムで開催しており、質問もチャットで受付をし、その場で回答をしておりました。その際によく頂いていた質問を今回はピックアップしていきます。
ぜひセミナーをご視聴いただいた方はこのnoteも合わせてご確認ください^^
もしまだ見てないよ！という方いらっしゃいましたら、以下リンクからセミナーをご覧ください！【Step1】基本的な使い方編のセミナーもございますので、状況に合わせてご視聴ください。
記事のポイント
この記事はどんな方向け？：
運用スタートガイドセミナー【Step2】をご視聴いただいた方
この記事を読んだらどうなる？：
セミナー内容に対してより理解が深まる
＜質問１＞
フォルダ設定はアカウント別ですか？全員統一になりますか？
＜回答＞
フォルダ設定はアカウント別ではなく、メールアプリケーション単位で統一された設定になります。
運用管理の設定がメールアプリケーション単位のため、フォルダ設定もアプリケーション単位になる。という仕組みになっております。
なお、スタンダードコースをご選択いただいた場合は、作成できるメールアプリケーションが一つのため、全員統一のフォルダ設定になります。
＜質問２＞
フォルダの振り分けの条件設定など、条件を設定した後に既に受信したメールも同様に振り分けることが可能でしょうか？
＜回答＞
フォルダの振り分け条件は、すでに受信をされているメールに対しては適用されません。お手数ですが、検索画面からフォルダ移動させたいメールの条件検索を行い、一括でフォルダの変更をお願いいたします。
移動させたいメールの件数が多い場合は、表示件数を200件に変更してからの操作をオススメします。
運用管理の「表示」の設定で一覧画面で表示するメールの件数を「200」に変更。
① 運用管理の「表示」の設定で一覧画面で表示するメールの件数を「200」に変更。
② 条件検索で移動させるメールを検索
③ 一括設定でメールフォルダを設定
＜質問３＞
メール項目の初期値を設定できますか？
＜回答＞
メール項目に「初期値」という設定はありませんが、「メール項目の自動設定」を使用することで、初期値を設定することが可能です。
例）メール項目「問い合わせ」に対して初期値の選択肢を「質問回答」にしたい場合
条件に全てのメールが引っかかるような条件内容（今回の例は宛先「@」を含む）をセットし、設定値に初期値にしたい選択肢をセットします。
上記の条件で全てのメールに対して受信のタイミングで「質問回答」を設定することが可能になります。
また、他の選択肢も自動で設定されるような条件を追加したい場合は、初期値にしたい条件の順番を一番下にすることにより、「どの条件にも合致しなかったメールは初期値の質問回答を設定される」というような動作にすることが可能です。
（イメージ）
本文に調査依頼・不具合の記載がなかった場合は初期値の「質問回答」がセットされる。
＜質問４＞
メール詳細画面にkintoneのリンクを入れ込む方法を具体的に教えてください。
＜回答＞
具体的な方法は以下のnoteに記載をしております。合わせてご確認ください
＜質問５＞
Re:となったメールに対してスレッドの表示は可能ですか？
＜回答＞
メール詳細画面にてスレッドの表示が可能です。
Re:などメールのラリーが続いているメールに関しては、下の画像のように「スレッド」という表示が出るため、チェックを入れていただくと下部にスレッドが表示されます。また、この設定はユーザーアカウント単位になります。一度「スレッド」にチェックをつけた場合は、それ以降全てのメールにスレッドが表示されます。
スレッドに関しては以下記事にも詳細記載されておりますので、ご確認ください。
＜質問６＞
新入社員などに対して送信権限を制限することは可能ですか？
＜回答＞
可能です。メールに対して「編集」「閲覧」「削除」「送信」「ファイル出力」の制限がメールアプリケーション単位で可能です。
設定方法などは以下マニュアルをご参照ください。
＜質問７＞
受信メールに対して返信した時間を算出することは可能ですか？
＜回答＞
メールワイズの画面上で算出をすることはできませんが、データをCSVに書き出すことにより受信から返信までの所要時間を算出することが可能です。
詳しい手順は下記FAQを参照ください。
＜質問８＞
担当者に複数名指定可能ですか？
＜回答＞
担当者は複数名の同時指定ができません。複数人セットしてしまうと、その中の誰が対応を行うか？が曖昧になってしまうため、確実に漏れなく対応ができるよう1人のみのセットになっております。
ただ、どうしても担当者に複数人をセットしたい！ということがあれば、担当者を付け替えながら回していただく、もしくはチーム名などを処理状況で作成し、チーム名は処理状況で判断・その中でもメールを実際に記載される方を担当者に設定する。というような代替運用をご案内しております。
＜質問９＞
確認者を自動で割り振ることは可能ですか？
＜回答＞
「担当者」は運用管理の「担当者の自動設定」で割り振りをすることが可能ですが、
「確認者」は自動で割り振りをすることができません。確認者を設定する場合は手動での設定をお願いいたします。
＜質問１０＞
返信は不要だが、全員が確認して欲しいメールはどのように周知して確認を促すとよいか運用を教えてください。
＜回答＞
こちらは何パターンか運用の方法がございます。複数パターンを組み合わせてマッチする運用を見つけてみてください！
・処理状況に「全員確認」などの表記を作成する。
・確認したらコメント欄に確認した旨記載、最後の人がメールを処理済みにする。
・メール項目に「確認者」欄を作成し選択肢を「Aさん」「Bさん」・・・というような項目を作成。確認をしたら自身の選択肢にチェックを行い、最後の人がメールを処理済みにする。
メール項目についてはこちらの記事でも詳細ご案内しておりますので、ご確認ください！
いかがでしたか？
この他にも、ご不明な点がありましたら、マニュアルやFAQ、カスタマーサポートにてお問い合わせを承っておりますので、是非ご活用ください。