指示された内容をクオリティ高く対応するには

指示された内容は必ず確認せよ

の続きです。

指示された内容の確認の仕方

もー！そんなことわかってるよ！！

という方も多いと思うのですが・・・

私が業務委託でサポートさせていただいている会社の

社員の方のOJTをしていた時

確認の仕方が上手ではない方が

沢山いました。

そんなの、確認し直せばいいじゃん！

て思いますが、

一度指示されたら確認し直せない人って多くいるんだなー

と思いました。

その理由としては

・単純に質問できない

・怖くて聞けない

・「1回でわからないの！？」と言われてしまう

・「何度も質問しないで！と言われてしまう

などがほとんどでしょうか。

まー、指示する側の問題も多々ありますが、、、。

・指示が明確でない。

・指示の出し方が下手　

など。

しかし

そんな方がクライアントにいたとしても

相手の所為にするのではなく上手に対応するのが

スーパー秘書です！

では、なんと質問すれば良いのか！？

私はこんな風に確認しています。

指示「来週までに○○をＡさんに送っておいて。」

私「わかりました！

　○月○日までにAさんにメールしておきます。

＊＊のデータを確認しようと思いますが、

送る前に一度資料確認していただいてもよろしいでしょうか」

と、一例ですがこんな感じです。

不明点があっても、質問するのではなく

一度理解した範囲で反復します。

「はい！わかりました！」

で終わらせるのではなく

自分が行う行動を明確に伝えます。

期日や方法なども明確に伝えます。

こうすることで、質問ではなく

相手の認識とあっているのか確認できます。

もし、認識がずれていても

相手は嫌な顔せずに

「メールの前に一度電話しておいて」

など、具体的に相手のイメージを伝えてくれます。

「どうやればいいですか？」と

方法を質問するのではなく

まずは自分がこうやろと考えていることも伝えるため

・自分で少しは考えて欲しい・・・。

などと思われることもありません。

いかがでしょうか？

参考になれば嬉しいです^^