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TECH PLAY女子部オフライン新年会を開催しました🍻

まいあ めあ

はじめに

2023年2月11日(土) TECH PLAY女子部オフライン新年会を開催しました。
TECH PLAY女子部にとってコロナ禍に入って3年ぶりのオフラインイベントでした。
この記事はオフラインイベントで準備したことの忘備録となります。

きっかけ

  • 2022年12月のオーガナイザーミーティングで、参加メンバーの方から「みんなとオフラインで会いたい」と意見をもらった

  • 個人的にオンラインで満足していた

    • やったことないことに対する不安に尻込み

    • オフラインの準備、オンラインより考えること多くて大変そう。。。

    • コロナまだ安心できないからオフラインは心配

  • TECH PLAY女子部メンバーとリアルで会ってみたい気持ちもあった

準備

  • 開催日はあらかじめ運営側で決めて、開催時刻と開催場所をアンケートで決めた。ただ開催場所はプランの都合上アンケート結果に沿えなかった。

  • レンタルスペース探しにSPACEMARKETを利用

  • わかなさんがレンタルスペース場所を探してくれて予約をしてくれた

  • Discordに連絡用チャンネルを作成した

  • ゴミ捨て場が24hr無料で利用できる会場を選ぶのがおすすめ

    • ゴミを持ち帰らずにすむのでとても助かる

  • 私は必要そうなものや、大まかなタイムスケジュールを考えた（心配性だから決めとかないと不安）

15:00〜15:30
・注意事項の説明
・乾杯！
・自己紹介（呼ばれたい名前、普段やってること）
・参加費回収 　
　- 現金で払う人はこの時に回収
・全体での集合写真 　
　-人が写ってる写真はDiscord内でのみの共有にとどめてね
17:30　洗い物、掃除開始
17:50 　みんな靴を履き始める
18:00 撤収完了

運営で持参したもの

  • 養生テープ（名札に使用）

    • なるだけ衣服に負担の少ないタイプ

  • ネームペン

    • 事前に書いた時に滲まないかチェック（紙の上で書いて洋服に貼ってみる）

  • ゴミ袋3枚（分別の種類分）

  • 食器類（割箸、プラスチックコップ、紙皿）

    • 会場に準備されていたが、片付けの時間を減らすために購入

    • 個人的に不特定多数の人が口をつけたものに触れるのに抵抗があった

前日

  • 雪の降りようにヒヤヒヤしてメンタルやられそうになったけど、夕方から雨に変わって翌日の朝には歩道に雪がないことに安心してもち直せたので良かった（過度に心配性）

  • mochiさんと打ち合わせしてる時に、参加者の方からの質問で、私が指定した待ち合わせ場所を勘違いしていたことが判明。テンパる私に代わってmochiさんが冷静に本来の場所を探し当ててくれた（マジ感謝）。他にも細かな参加者の方への連絡をしてもらってすごくありがたかった

  • 大まかなタイムテーブルを参加者の方に共有した

当日

  • 総勢12名が参加

  • mochiさんが買い出しのリードをしてくれて助かった。二次会の場所の予約もしてくれた。

  • 会場での進行は、わかなさん、mochiさんにお任せした。

  • 参加者の方々の協力のおかげで退室時間を守れた

    • 食べ物を並べてくれてたり、お皿洗ったり、ゴミの分別、カーペットにコロコロかけたり

実際のタイムテーブル

15:00〜15:30
・注意事項の説明
・参加費回収 　　　
　- 現金で払う人はこの時に回収
・名前を書いたテープを配布
・自己紹介（呼ばれたい名前、普段やってること）
・乾杯！
・全体での集合写真 　　
17:30　洗い物、掃除開始
17:50 　みんな靴を履き始める
18:00 撤収完了

ふりかえり

  • 言語化はできてないけど、オンラインで話すのと、リアルで会って話すので違った良さがあった

  • オフラインイベントは運営が少なくとも3名いると、当日運営の誰かにハプニングが起きても2名でカバーできるから安心（4名だとなお良いかも）

  • 私はハプニングにめっぽう弱いので事前準備に時間を割くのだが、イベントが終わるまで不安が消えない。だけど臨機応変に対応してくれるメンバーがいることで当日不安が少ない状態で迎えられた

  • 次回は「TECH PLAY女子部のイベント自体初参加枠」を設けると交流がより広がりそう

    • 顔見知り、仲良い人同士の集まりって思われるのは避けたい。割合としては5:5くらい。

    • 「幹事枠4」「ふつうの枠6」「TECH PLAY女子部のイベント自体初参加枠10」

      • コロナの感染状況によって参加人数は考える

感想

  • 参加者の方達の楽しかった旨のツイートをいくつも見かけてとても嬉しかった

  • オンラインに比べると天候とか心配になることは増えるけど開催して良かった

おわりに

  • mochiさんからの提案がなければオフラインイベントの実現はまだまだ先になってたと思います。ありがとう。それと2次会のお店予約もありがとうございました！

  • 会場の予約やお金周りの対応といった大変な部分を担当してくれたわかなさんありがとう！冒頭の挨拶も苦手すぎて丸投げしちゃったけど次回は挑戦してみます！

  • 転職活動終えるまで取りまとめるのは難しいけど、あったら参加したい！

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