イベント会場運営会社が語る！イベント当日スケジュールの組み方！
イベントを実施するにあたって、当日の段取りはすごく大事です。
要所を押さえていないと致命的なミスにつながってしまうことも・・
イベント運営会場のプロとしてたくさんのイベントに関わっている私達がイベント当日に押さえなければいけないポイントをこのブログで記載していきます。
まず冒頭で述べたいのは「当日できることは限られている」ということです。なのでしっかり事前に準備・シュミレーションをして、イベント当日を迎えるようにしましょう。
それでは当日を迎えるにあたって行っておいた方が良いことを記載いたします。
■当日のスケジュールを事前に立てよう
開催前に念入りにスケジュールを組むことが大事です。
スケジュールを考えていなかったり、無理な組み方をすると当日予定通りにいかずに混乱するリスクが高まります。
大きく分けて下記のようなカテゴリになります。
①会場の準備
こちらはお客様側だけではなく、会場側の準備も含みます。
例えば、座席の設営やマイクやプロジェクターの準備などを会場に任せている場合は入館時間から会場側も準備を始めることがあります。
その場合、入館してすぐにリハーサルなどができるわけではないので「いつからマイクが使えますか？」「リハーサルを○時から始めようと思ってるんですけど」などを事前に会場側へ確認をするようにしましょう。
②リハーサル
所謂本番前の練習・チェックの時間です。
慣れていない方などは実際に会場に入って当日の動きを練習したいなどの希望もあるかと思います。
また会場側としても会場オペレーターもここでどういった操作をするのかを確認する場でもあります。
時間等については会場スタッフなどにも相談しながら、必ずリハーサルの時間を取るようにしましょう。
------------よくある事象---------------
・確認時間がなく、当日の関係者・講演者が動きを把握できない
・トラブルがあった際に対応時間がない
③開場時間
来場者様が実際に会場に入る時間になります。
受付で時間がかかることはもちろん駅からのアクセスに合わせて、客層、来場者数などによって時間を考える必要があります。
ある程度余裕をもった開場時間を設定しましょう。
------------よくある事象---------------
・開場時間が短く、本番時間になっても来場者受付が終わらない
・開場時間が短く、予定時間より早くお客様が来てしまう(並んでしまう)
④本番
実際の本番時間になります。
ある程度細かい時間を決めておかないと時間管理ができません。
利用時間等も逆算しながら、スケジュールを組みましょう。
またイベントは時間が押してしまうこともございます。
そういった際、休憩時間などを多め若しくは少し長めに入れておくといざというときの調整ができますので、検討してみてください。
------------よくある事象---------------
・お手洗いが混雑してしまい、休憩時間が足りない(押してしまう)
・準備時間や転換時間を考慮していない(押してしまう)
⑤撤収
ご利用が終わった後は必ず片付けがあります。
資料の片付け/必要であれば会場の原状復帰も必要です。
良く見落としがちなのが車など荷物運びです。
『搬出まで利用時間』、車が出るまでの時間もしっかりと考えましょう。
■役割を決めておく
人が1人でできることには限界があります。
なのでイベントの規模に応じてスタッフの人数を増やす必要があります。
人が増えるということは管理も大変になるということです。
混乱しないようスケジュールを立てたら次は役割分担をしましょう。
オススメとしては下記の通り
①受付周りの担当
②運営/来客対応の担当
③機材関係の担当
④搬入出関係の担当 などなど・・・
上記のように責任者を分担していればスムーズに対応できます。
また各セクション間でも情報共有もしておけば万が一の際にも別の人が対応できますので出来る限り情報は共有するようにしましょう。
■当日会場で打ち合せをする時間を設けよう
当日初めて会場を訪れるスタッフも必いることが多いと思います。
スケジュールや役割分担を経てシュミレーションし、気を付けなければならいポイントなどを共有する時間を作りましょう。
以上となります。
いかがでしたでしょうか。
『イベントは生もの』という言葉があります。
これはどんなに事前に決めたとしても当日のイレギュラーなどにより生きもののように変わるという意味があります。
だからこそ当日までに事前に決めていないと当日のイレギュラーにも対応できる余裕がなくなってしまいます。
上記以外にも事前にできることはできるだけ行っておき、当日のイレギュラー対応ができる余裕を作るようにしましょう。
いかがでしたでしょうか。
この他にもイベント内容によって気にしなければいけないポイントはたくさんあります。
弊社マグネットスタジオでは今回記載したことも含めて慣れていないお客様へのサポートも実施しております。
イベントを考え中の皆様、是非一度ご相談くださいませ。