結局、大切なのは時間とお金じゃない？

どうも、クロ。です。
記事にも書きましたが、チームの課題をメンバーと共有しはじめてから、メンバー間で課題に感じたらすぐに共有する雰囲気が出て気がしているこの頃です。
▼前回の記事

突然ですが、やっぱり仕事である以上、大切なのは「時間」と「お金」ですよね。効率的にコストを抑えて成果を上げる…これが簡単にできればいいんですが、難しい…。でも、最近私は自ら課題を見つけ、自ら解決する力をつけるためにプロトタイプを学んでいます！これって、膨大なコストをかけず、効率化施策を生み出せるってことですよね⁉

私のチームの課題

以前、チームメンバーと洗い出した課題は以下５つでした。

１．リソース不足

２．ドキュメントやファイルデータが散見している

３．情報の共有が不足している

４．会議室が効率的に運用できていない

５．フリーアドレスで席がわからない

これらの中で、一番インパクトが大きいのが「リソース不足」です。
▼私のチームの話

プロトタイプを学んでいる私だから解決できることは何か？

「リソース不足」とざっくりいったものの、人員を追加してほしい、などと人事にいってすんなり通るものではありません。ただ、プロトタイプを学んでいる私自身がリソース不足を解決できることは何か、小さいことでもないか？という視点で、過去のチームメンバーとの会話をヒントに考えてみることにしました。

その１：情報共有やタスク管理が簡単にできるツールの開発

以前、チームメンバーのライオンさん🦁から、「タスク管理ツールが世の中にはたくさんあるが、個人や業務内容、プロジェクトごとに異なるため、最終的に一元管理が難しい」という話がありました。
入力先は異なるとしても、自身やチームで確認できるように情報を集約できたら、効率的だし漏れがなくなります💡

その２：問い合わせ専用botの開発

私の業務内容として、社内の効率化に向けて運用を変更したり、新たなシステムを導入したりします。その都度、問い合わせが発生するのですが、マンパワーで対応するのはとても大変です。一方で、導入される側としては、大量の資料を確認するのは煩わしく、どこにどんな情報があるかわからない、という状況が発生します。そこで、Teamsを活用して問い合せbotを作ることができれば、問い合わせる側も回答する側もWin-Winです✨

その３：RPAを使って単純作業の自動化

記事にもしているんですが、新しいアプリケーションを各店舗へ展開するにあたり、１か所あたり約2,000件以上の承認作業が発生します。しかも、ただ承認ボタンを押すだけでなく、複数項目のチェックが必要なのです。
想定作業時間は約320時間😱　
この単純作業のために、3名の派遣スタッフを雇う予定で、約100万/月程度発生する見込みです。記事に書いてあるRPAは一番シンプルな条件ですが、これらに分岐をさらに増やして実行する必要があります。そして、この自動承認が可能になれば、約数百万の削減に繋がるのです…✨

単純な「承認」作業をPADで自動化💡 - Qiita

チームメンバーの考えは？

普段は業務時間でMTを行うので、ざっくばらんに意見が聞けるようにランチ時間に聞いてみました🍽

あくまでイメージです

🐪(私)：以前のチームの課題から、「お金」を意識して３つの解決策に絞ってみたんですけど、どう思います…？

🐴(Aさん)：究極、全部できたらいいよね(笑)

🐪(私)：・・・🙄

🐴(Aさん)：それは冗談として、🐪さん(私)が検討してくれたように、全社の課題解決の前に、チームの課題解決、そして具体的な解決策が見えているものであればすぐに導入もできて効果としてもかえってくるから、RPAがいいんじゃないかな。

🦁(Bさん)：同じです！

・・・

こういうわけで、意外とすんなり決まりました(笑)
実は以前のチームMTで大分具体的なイメージと課題のすり合わせができていたので、特に異論なし、って感じで普段からコミュニケーションとれていてよかったです！ただ、🐴さんの言葉にもありますが、全部できたらいいですよね。目の前に道があるならば、あとは進むだけ！実行あるのみ！
俄然、私もやる気が出てきました💪🏼

ちなみに・・・

チームメンバーとの会話の中で、「🐪(私)さんは業務と関係なかったら何がやりたい？」と聞かれました。

結構、業務に縛られないとみんな興味や解決したいことってたくさんアイデアが出てきたんですが、仕事ってなると、意識せずとも関係者や影響力、お金など考えて一歩が出しにくくなるのかもしれないな…と思いました。

そういうところを、今回私が少しでも変えていきたいな、とも思いました。