効率的に仕事ができる理由は笑顔だと気付きました

わたしは現在、本業は実家の家業で事務をメインに働きながら、副業でオンライン秘書をしています。

最近特に、効率的に仕事が回るようになってきたなぁと思い、その理由を考えてみました。
たどり着いた結果をまとめてみます。

業務効率化にはこれまでも取り組んできました

わたしの現在の業務は、本業とオンライン秘書のクライアントさん1社。

それとは別で、
・レビュー作成の秘書業務
・本業の関連で地域コミュニティのホームページ管理
・経営者の学びの会の組織運営（セミナー準備や資料作成・公式LINEの運用管理など）
などを主に行っています。

オンライン秘書業務を拡大することを目指していますが、リアルのコミュニティも大事にしていて、そちらの関連でのお仕事もポツポツいただいています。


一日に色々な分野のタスクがあったり、複数のプロジェクトを並行して行っていたりするため、スケジュールとタスクはプライベートも含めてGoogleスケジュールにて、色分けして一括管理しています。

なるべく効率的に業務を行いたくて、これまで色々なツール・手法を試してきましたが、なかなか続きませんでした。


どうすれば、色々なことを、効率よく行えるのか？はずっと課題にしてきていました。

業務効率化のポイントは相手とのコミュニケーション

色々なツール・手法を試してみても、なかなかうまくいかない。

その理由は、相手がいることだからだということに気が付きました。
自分ひとりで行う業務であれば、時間を決めて、準備をして、取り掛かれば、最初はうまくいかなくても段々と慣れたりコツをつかんだりして効率的に行えるようになっていきます。

しかし、相手がいる業務はそういうわけにもいきません。
いくらわたしが予定通りに行ったとしても、相手が思うようにやってくれなければ、想定外の手間がかかってしまうこともあります。むだにやり取りに時間が掛かってしまい、予定していた通りに仕事ができなかった、ということもよくあります。

それは、自分ひとりで仕事をしているわけではないので、もちろん仕方のないことです。


そこで、どんな状況であっても、より効率的に、スムーズに、色々な仕事が進む方法はないのか？と考えて、たどり着いたのは「笑顔」です。

みんな気持ちよく仕事をしたいだけ

同じ会社で働く方も、クライアントさんも、お客さまも、みんな手間をかけたいわけではありません。むしろ、なるべく効率的に、スムーズにコトが進むに越したことはありません。


そこで、そもそも周りの方々とのコミュニケーションを見直してみよう！と思ったのです。

わたしの依頼の仕方はわかりにくくないか？
スケジュールの立て方に問題はないか？
などを振り返りました。また、リアルコミュニケーションはもちろん、テキストコミュニケーションでも、言い回しや伝え方に問題はないか？をあらためて見直してみました。


そして欠かせないのが、
わたしが笑顔で仕事をしているか？


リアルでコミュニケーションをしていると、特に仕事となると、どんなに辛いことがあっても原則は笑顔で人と接しますよね。わたしもずっと営業職をしていたので、どれだけ彼氏と喧嘩していても、寝不足で体調がすぐれなくても、お客さまの前に出るときはスイッチを入れていつも笑顔を心がけていました。


また、電話での対応の場合、表情自体は相手にはみえませんが、実は声のトーンには影響します。営業会社は、電話の前に鏡をおいて、笑顔で電話できるかをいつも確認しているところもあると聞くほど。


では、テキストコミュニケーションはどうでしょうか？確かに、表情はみえませんし、声のトーンなどで相手にこちらの表情がわかる手段はありません。


しかし、相手のことを想ってテキストを打っているとき、怒ったような表情はしていないと思います。また、無表情で、明るいコメントを打つのも、難しいでしょう。

表情や声はみえなくても、言葉の端々に、きっとこちらの表情も現れているのだと感じました。


となると、やはり円滑なコミュニケーションを取るには、「笑顔」が欠かせません。「笑顔」になると、コミュニケーションが円滑になり、業務も効率化していくのです。

手段だけに頼らない仕事のやり方をしよう

業務を効率化したい！と思うと、どうしてもツールに目が行きがちです。

手段を見直し、PDCAを回してみる。
それももちろん、大事なことだと思います。


しかし、どこまでいっても仕事をするのは人と人。であるならば、お互い気持ちよく仕事をできる環境づくりをすること自体が、一番の組織改革になるのです。


わたし自身、これまでクライアントさんと色々と議論をかわし、うまくいかないことが続く中で色々と考えてきた結果、痛感していることです。


とても原理原則で単純なことではありますが、大人はなかなかできていない。まずは人と会うとき、電話をするとき、テキストを打つとき、笑顔になっているか？確認しながら、仕事をしていきましょう！