議事録って、やっぱり大事だよねと言う話

議事録の重要性

こんにちは、マツカワです。
気持ちよくベースを弾いているところから失礼します。
ちょっと前に、株式会社nanocolorさんに在籍しておられる敏腕チーフクローザーのやましたさんとTwitterライブをしたのですが、その時にこんなお話をしました。

議事録ってめんどくさいけど、めちゃくちゃ大事ですよね〜

実際のところ、結構工数かかると思うんです。誰がどんなことを発言していたのかを思い出して、ペチペチとドキュメント化する。他にもやるべきことがあるのに……めちゃくちゃわかります。
親しいお客さんだと、ツーカーでなんとでもなる……それも信頼を積み重ねてきた結果でしょう。

それでも、議事録は大事です。

大変だけど、やる価値はしっかりある議事録について、Twitterライブでお話しさせていただいたこととその補足も含めて記させていただこうかなと思います。

議事録って何を使っているの？

こちら、マツカワが実際に使っている議事録のテンプレートです。ちょっとみづらくなってすいません。
ツールはevernoteを使っていますが、自分が使いやすく、お客様やメンバーに共有しやすければなんだっていいと思います。

で。
項目としては見ての通りです。基本的なことしか記載していません。
なので、ここではマツカワが気をつけているポイントについて記載させていただこうかなと思います。

議事録はどうやってとってるの？

■事前準備編
1.何についてお話しするのか、アジェンダは事前に共有しておく。
　→何について話すのかを共有することで、先方も何かしら意見を考えておいてくれる場合もあるので。

2.誰が参加されるのかを確認する。
　→これは制作サイドにとって超重要。誰が決裁者なのかを把握するチャンスです。しっかり決済者に当てに行きます。

3.想定される質問や問題を事前に考えておく。
　→ヒアリングする内容から、「これについては突っ込まれそうやな……」とか「こういう要望出されるかも……」という内容をざっくりでもいいので考えておいた方がいいと思っています。その場でスムーズに答えられることで、「デキるヤツ」感を演出できます。

↑大してデキないのに「デキる」などと供述しております。

■実際のお打ち合わせ編
1.事前に共有したアジェンダ（議論テーマに関する確認内容）に沿って話をする。
　→その際、発言者が誰だったかを記載しておいた方がいいです。決済者や制作サイドからの提案が何だったのか、誰の発言で制作の方向性が決まったのかを明示することで、掌返しを止める効果が期待できます。
　※実際、窓口の方が暴走しかけたときに議事録を振り返っていただくことで、冷静になる（もしくは社内共有がちゃんとできていなかったから、もう一回揉んでいただく）ケースがありました。

2.方向性を決定づける発言にはマークをつける。
　→これも大事だと思います。まとめ部分だけでは、「どういう流れで誰が発言したからこの結果になったのか」が一眼ではわからないので、目印をつけてあげるのはお客様にとってもありがたいことかなと思います。
　※別に、文字色を変えるとか太字にするとかでも大丈夫と思います。

3.予定していなかった議論テーマが来た場合の対処について
　→ままある話と思います。よく飛び火しますよね、議論の場って。
　こういう時は、お打ち合わせ部分の表をまるっとコピペして下に追加しています。どこまでが予定していた内容で、どこからが追加要件なのかをテキストベースで追いかけるより、表ごとに分けちゃった方が見やすいかな、と思うからです。
　※異論はもちろん認めます。

議事録を取る目的は？

メンバーとお客様それぞれにメリットがあると考えています。

■メンバー向け
1.打ち合わせに出席していなかったメンバーも、お客様の温度感を掴みやすくなる。
　→お客様の意図意味や思いを掴めると、クリエイターも案を出しやすくなると思っているので、なるべく誰が何を言ったのかはなるべく詳細に記載するようにしています。

2.言った言ってない問題に対する切り札になる
　→これが一番のメリットです。決裁者がより良い提案・ごもっともなツッコミをしてきた場合はどうしようもないですが、基本的にはここまで明確に記載していると、「これ読み返してください！」といえばよほどのことがない限り掌返しに対するカウンターとして機能します。
　身を守るのは、いつだって過去の積み重ねです。

■お客様向け
1.制作サイドがどれだけ意図を汲み取ってくれているかを確認できる
　→人間同士のやり取りなので、やはりすれ違いは必ずどこかで起きます。
　これを最小限に留めるものが議事録です。

2.制作サイドのスケジュールややるべきことを把握できる
　→スケジュールを押さえておきたいのは、制作サイドだけではありません。成果物を楽しみにされているのは、もちろんお客様です。

議事録を取るときに気をつけるべき３つのポイント

ただ、議事録を取る際に絶対気をつけるべき３つポイントがあると思っています。

1.都合の良い記述にしないこと
2.議事録は迅速に送ること
3.ご確認の期日は設定すること

です。

1.について
　→要は、先入観を持って都合よく相手の発言を解釈しないことです。これをやっちゃうと、議事録の意味がなくなります。
　個人的な対処法として、議事録を書いている時点で不安になったら、まとめ部分に「ご確認」の項目を追加して確認するようにしています。

2.について
　→これも当たり前ですが可能な限り早く議事録は送るべきですね。
　マツカワは当日、遅くとも翌日のAM中には送るようにしています。鮮度が高いうちに送らないと、お客様も忘れちゃうので。

3.について
　→ご確認にも期日を設定しています。認識の相違があれば、早めに教えてもらわないと、間違ったまま進めて後々エラい事になる……。

まとめ

長々と語ってしまいましたが、しっかりエビデンスをとっておけばお客様も制作メンバーも安心して制作を進められると思います！
事故がないだけでなく、クリエイターが安心して制作に力を注いでもらえるようなディレクターになれるよう、ぼく自身はもちろんこの議事録テンプレートも磨きをかけて行こうと思います。

でもその前に、ちょっとオンナを磨いてくるので、失礼しますね。

読んでいただきありがとうございました！！