人に「伝える」時に心がけている3つのこと

こんにちは！習字の師範資格をもつオンライン秘書のまあやです。
ようやく秋が近づいてきたなぁと感じますね。（まだ暑いですが）

今回は、オンライン秘書である私が、普段から誰かに物事を伝えたり、お願いする時に心がけていることを3つ紹介します。

「伝える」は話し言葉だけではない

今回このテーマでお伝えするにあたり、「伝える」という行為は、相手のかを見て直接話すだけではありませんということをお伝えしておきます。

私は現在オンライン秘書をしています。
在宅で働く際に必ず必要となるテキストコミュニケーション。
最近はさまざまな場面で使われることが多いですよね！

例えば、LINEやメール・SNS・お仕事で使うツールなど。
多岐に渡ります。といっても、直接伝えるから、テキストで伝えるからと言って何かが変わるわけではないですよね！

「伝える」時にこころがけていること3選

ここからは実際に「伝える」時にこころがけていることを3つ紹介します！
今日から実践できることなので、もしよかったら始めてみてくださいね！

「相手に聞いていただく」という姿勢をわすれない

1つ目は自分の話を聞いていただく姿勢をもつということです。
ただ自分の話を伝えるだけではないということを忘れずにしましょう。

私がテキストで気をつけていることは、文頭に

・おはようございます。
・今週もよろしくお願いいたします。
・いつもお世話になっております。

といった言葉をつけるようにしています。

これだけで印象が全く違いますよね？
実際にお会いする方や電話をする場合は必ず「あいさつ」を明るくするように心がけています。

間違いを伝える時はより注意する

伝える相手も同じ人間。間違いがある場合、その間違いを気づいてしまうこともありますよね。
そんな時には、伝える能力がより大切になります。

1.まずは間違いをしっかりと伝える
2.間違いの理由がわかる場合は、それも一緒に伝えてみる
3.今後の対策を一緒に考える
4.一緒に働く人等にも伝える
5.実践して改善があればまた考える

といったステップを踏んでいます。

特にステップ４を忘れがちなので、注意が必要ですね！
せっかく改善して良くなっても他の方に伝えられていなかったらまたステップ１からやり直しになってしまいます。

テキストは顔が見えないからこそ大切に伝える

テキストコミュニケーションでやりとりする場合は、顔が見えないからこそ文面を考えて、だきるだけ柔らかくやりとりしやすい環境を作ることが大切ですね。

自分らしさはもちろん大切ですが、相手がどのような方なのかといったことを観察して、

・絵文字は使っているか
・いつも短文？
・Yes/Noで答えられる質問が良いか
・スタンプで応答するか

など、テキストから読み取ってみましょう。

それがわかるだけで、相手とのコミュニケーションがよりスムーズになりますよ！

「伝える」は重要なコミュニケーション

今回は、これまで接客業を長年行っていて、現在はオンライン秘書をしている筆者が「伝える」時に気をつけるポイントを3つ紹介しました。

対面でも、オンラインでも誰かに何かを伝える機会はたくさんあります。
これはオンライン秘書としてだけでなく、どんな時でも伝える機会は多くあるでしょう。仕事でなくても家族や恋人など。
身近な人こそ寄り添う気持ちを忘れずに。

相手のことを思える人にはどんどん人が集まってきます！
この機会に「伝え方」を考えてもらえたら嬉しいです。