フルリモートの今だからこそPlannerをかっこよく使おう
これは緊急事態宣言アドベントカレンダーの24日目の記事のB面です。
こちらも。
この場でOffice365に関心ある方がどれだけいるのだろう。この状況下でOffice365をを使って（使わざるを得なくなって）リモートワークをされている方たちにとって、少しでもより良い仕事がしていけるヒントになれば幸いです。
リモートワークになってタスク管理どうしよう？あ、Office365ならPlannerがあるじゃないか！うーん、うまく使えないなあ...もやもや。と、なっている人がきっといるはず。
Office365のなかにあるPlannerは利用者にとっても導入や展開担当にとっても一際使い方が難しいやつです。たぶん。
利用者からするとタスク管理に関しては毎日の課題なので、それがツールでできるとなると興味津々な一方で、ツールとしてのPlannerは「まだ」機能がそこまでかゆいところに手が届く感じじゃないのと、ツール外のタスク管理のやり方みたいな背景まで話のスコープが及びがち（そこの前提が合わないことが多い）のが難しいところなのかなあと。
今、手元に触れる環境にないので、記憶頼りで文章のみとはなってしまいますので細かいところが間違っている可能性も大いにありますが、私が個人的にあるいはチームで使っているなかで気づいたことを共有します。
まず、Plannerはタスクに見立てた付箋みたいなイメージを貼ったようなビジュアルをしています。いわゆるタスクボードというやつです。たぶん比較されるのはTrelloになるんじゃないかなと思います。
PlannerとTrelloでいちばん違うのは、ひとつひとつのタスクにステータスを持っているかどうかです（Markdown的に対応してるかどうかも大きいけれど。Plannerはまだ表現が貧弱...）Plannerはステータスを持ってて、Trelloはステータスを持ってないですね。
タスク管理なのにTrelloってステータスを持ってなくって大丈夫なの？と思われるかもしれませんが、こういうタスクボード的な運用だと、だいたい、レーン（Planner的にはバケットでTrelloはリスト）をTodo, Doing, Doneにした使い方をして、Doneのレーンに移したものをタスク完了とみなすわけです。
Plannerはそういうイメージでも使えるし、機能としてステータスを持ってもいるので、ステータスのビューを切り替えて開始前、進行中、完了でそういった管理をする使い方もできるんですね。
なので、Trelloより選択肢（と型）がひとつ多いわけです。選択肢が多いと多様性を吸収できる分、Choice Overload（選択肢過多）にはまりやすいとはよく言われること（社内システム系だと特に！）
このレーンを分けるという使い方を、開始前＝Todo、進行中＝Doing、完了＝Doneに見立てるとそのまま使えたりもしますが、ただ、このレーンってチームでタスク管理を続けていると増やしたくなってくることが多いんですよね。
例えば、Todoよりもまだ着手まで時間があるけど備忘的に残しておきたいレーンをBacklogにしたり、DoingからいきなりDoneにせず、担当者は終わったけどレビュアーの確認が終わってない状態を表すレーンをReviewとしたり、チーム外に作業を依頼して帰ってくるのを待ってたり、あるいは何か問題が起きて進行が滞っていることを表すレーンをWaitingあるいはBlockingとしたりなど、使い方はさまざま。
その拡張性が、タスク管理の成長や変化を許容できる器だったりするわけで、それを単なる開始前、進行中、完了の3種類に押し込めておくのはもったいないのかなと。おお、工夫できる余地と選択肢過多のバランスよ。
なので、Plannerはステータスを持ってますが、ステータスは使わずに、バケットでレーンを表現するのがいい感じの使い方なんじゃないかなと思います。その代わり、レポーティングの機能がまったく使えなくなるというデメリットもありますが。まあ仕方ない。大事なものには順番があるんです。
他にPlannerを使ってつまづくところを挙げると。一覧性に欠けるところとか、スプレッドシート的に網羅的に書けないとかがありますね。
これは確かにそういう面もありますが、Plannerのレーンとタスクに収まるくらいの表現で留めておけるような情報量でタスクを伝えられる状況にあるのか？（精緻に細かいところまで記載しないと相手に伝わらないという関係性をつくってしまっているか、思い込んでいるのではないか？）とか、機能ベースのタスク(What)とその実装ベースのタスク(How)を用途や、説明あるいは共有する相手向けに使い分けているのか？とか、どちらいうとツールの外側のチームの共有や依頼や調整や説明（報告）のやり方に課題があるケースが多いように感じます。
これまでのやり方って、けっこう会話なしでドキュメントをポイっと渡してそれを共通認識とする前提で進めていけた面が多かったけど、今は納期の短さや状況の変化でそこまでするコスト（時間としても手数としても即応性としても）を払えない状況に来ているのではないかなあと。状況が変わったらやり方も変えよう。
ということで、Plannerを使おうとすると単にツールの使い方の話に留まらなくって、背景にあるチームの在り方や仕事のやり方にも掛かってくるところがあって、なおかつ一人でそれを決めて強いるだけだと何も解決しない面があるので難しいツールと化しているのではないかなと（実はTeamsもそうですね。あれもチャットというよりコミュニケーションパスの設計と改善の面がつよい）
じゃあどうすればよいか？というと、まあ、定期的にチームで会話する時間をつくることが始めの一歩ですね。リモート中心になっている今だからこそ、丁寧にチームで話す時間を設けると良い方向に回ってくるのではと思います。チームと対話しましょう。ここから先は、対話の話。
個人的な経験として、大体の問題は話さないと前に進まないことを話さずに済まそうとしているところから生まれていると確信してます。
と、Plannerが難しいのはツールというよりチームの問題だからという話をしながらも。
こんな使い方をしてると、マルチタスク（マルチプロジェクト、マルチアサイン）が過ぎるとPlannerでやるのはつらくなってきます。なぜなら、Plannerはタスクにステータスを持っているのが強みですが、それを打ち消している都合上、チームを横断したときに、自分のタスクを横串で今日のTodoとして見るという見方が封じられちゃってるんですよね。
だったら、おとなしくステータスの開始前と進行中と完了を使えばいいじゃないということになりますが、これだと、だいたい開始前と進行中が溢れて見たくなくなるタスクボードになってく問題が発生するんですよね。ステータスをカスタマイズできるといいんだけどな。でも難解なワークフローを生み出す序曲にもなりそうな。
そして、Plannerの自分が担当者になっているタスクはTodoで見ることができますね。
たとえば事務雑務やあまり公表できないタスクをTodoにして、チームのタスクをPlannerにしてという使い分けを吸収できるナイスなインテグレーションだと思ってはいたのですが、Todo側で見たときにPlannerとTodoでビューが分かれるのと、Plannerのビューで上下に並び替えできないのがちょっと。
結局、そこの使いづらさで本来チームのタスクにすべきところもTodoに流れてくるのが残念なところではあります（それよりもマルチ加減をなんとかせいみたいな声も聞こえそうですが）
Todoは入力も軽いし並び替えもちゃちゃっとできるし、スコープが大体その日のタスクなので見通しもいいんですよね。
でもでも、寄せるならTodoよりPlannerに寄せたいわけです。それは、Teamsでプライベートチャットよりチームチャット使おうねとおなじ理由です。
なので、このあたりの機能拡張を、本当に、本当に期待してます。この辺がクリアされると、（おそらく開発職以外の）リモートチームがもっと幸せになる未来が実現するのではと思います。はやくきてくれー。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？