タイムトラッキングと生産性
2015年位から約5年間続けている習慣があります。
それは、タイムトラッキングです。
ゴールデンウィーク中にプライベート時間のタイムトラッキングを行いましたが、仕事においても、生産性を可視化し、行動を振り返られるように継続しています。
5年分のトラッキングデータ
これは2015年～2018年のトラッキングデータです。
(昨年の転職に伴い、データを移行したので青一色になってしまいました。)
2019年4月から今日までのトラッキングデータです。
環境の変化がある度に集計方法は見直していますが、概ね半年に一回は全体的に棚卸しをしています。
何にどれだけ時間を費やしてきたか
ミーティングの時間
2018年7月と8月は途切れちゃってますが、2017年から2018年にかけて1.8倍くらい。これは役割が変わって会議時間が増えたことによるものです。
2018年は1,500時間程の時間のうち、1/3以上は会議時間で消化している。なんてこともわかります。
※会議の定義は様々で、1on1等の小さなミーティングも含んでいます。
カイゼン活動の時間
チームのカイゼンに取り組んだ時間、生産性の向上やチームビルディング等に使った時間。業務の合間に取り組むので、それほど多い時間ではないようです。
これまでは一例ですが、プロジェクト単位や学習時間、営業活動等、様々な属性で集計が可能です。
チームに共有し稼働率を可視化
プロジェクトチームで共有することで、とても役に立っていた時期がありました。それは以下のようなプロセスです。
・チームで取り決めた条件でタイムトラッキングを実施する
・週次でそれぞれの稼働率をチェックする
・稼働率の偏りがある場合、タスクを整理して分担する
シンプルですが、誰かに負荷が偏らないようにバランスを保つことで、ブラックボックスになりがちな個人の作業時間を可視化し、チーム力が高まっていたのを覚えています。
集中力の維持とタスクの切り替え
単純作業の業務の場合、ポモドーロ・テクニックを活用します。
25分がっつり集中し、5分の短い休憩をいれ、90分単位で少し長めの休憩を入れることで、最大限の生産性を手に入れるテクニックです。
togglのスイッチを押すことで、明確にタスクが切り替わった！
と脳に働きかけることも、私にとっては有効に働いています。
ポモドーロ・テクニックに関しては、厳密には5分の間にメール処理は簡単な作業を行うことで休憩のように使っています。
GTDとの相性が良い
Getting Things Doneという、自分なりにアレンジして習慣にしている手法があります。詳細はまた整理したいなと思っていますが、以下の図がわかりやすく、永久保存版にしています。
togglのタスク切換えとトラッキングがこのプロセスにハマっています。
前述していた、ポモドーロ・テクニックの休憩5分タイミングですぐ済ませるタスクを放り込んでます。
タスク管理
タスクボードでシンプルに済ませるのが最近のスタイルで、利用しているツールはMicrosoft Plannerです。
チームメンバーが数名の場合は、カンバンのように利用しています。
プライベートでは、todoistやTrelloを活用しています。
まとめ
自己管理の範疇であれば、凝ったツールを使うこともなく、togglとPlannerを利用しています。
togglは私にとってなくてはならないサービスになりました。
今後は、チームにも適用して範囲を広く使ってみたいと考えています。
※もうちょっと整理したいエントリなので、また追記したい
ありがとうございます😊