テニスサークル運営のノウハウ（１）

10年ほど前に、家内と２人で地元の仲間とのテニスサークル（グループ）を立ち上げ、その運営を担当しています。ずっと幹事役をしてきた過程で、様々な経験やノウハウが貯まったので同じような活動をされている方向けに、共有したいと思います。

メンバー表

当初数人で始まったグループでしたが、人づてに広がってゆき、登録上30人を超え、実働25人位の規模になりました。そうなるとメンバーの一覧表のようなものが必要となりますが、単なる表ではなく、「メンバー系列図」としました。友達の友達が紹介で参加、という形でしたので、フルネームの他、いつ頃、誰の紹介で入会したかを図示したものです。

実際は氏名＋入会月 を入れています。

男女を□と○で区別し、入会月を分かる範囲で入れました。退会された方も、点線の図で示し、系列がわかるようにしました。
新規加入者がいた時、合宿時など、これを皆で見ると色々と楽しく、自分1人だったら知合うことも難しかった人とも仲間になれたという実感がわきました。単なる一覧表よりもずっと面白いと感じました。

コートの確保とメンバーへの連絡

地元のグループですので、コートは公共のコートを抽選で確保しています。最初は月に２，３回しか確保できませんでしたが、人数が増えたので、今は「組織票」的に、同一時間の同一コートに集中投入をして、毎月の確保数が増えました。昨今は競争も激しいですが、申込み初日に大量投入をすることで、他の人の申込みを減らすなど、色んな工夫をしています。

伝助を使って、参加希望を集める

コート確保後は、それをメンバーに伝えて参加希望を聞きます。
以前は表を作ってメールで送ったりしていましたが、ある時から「伝助」を使っています。アプリとしては「調整さん」もありますが、選択肢として、4種類（◎、〇、△、✖）使えるなど、より使いやすいと感じています。
定員と期限を決めて、それぞれ参加希望を入力してもらいます。

伝助使用例（◎が確定メンバー）

参加メンバーの決定と連絡

期限になったら、伝助に基づき、定員を満たすよう、○を◎ に変える作業をします。定員オーバーの場合は、参加頻度の低い人、女性を優先し、次点の人は○のままにします。誰かが参加できなくなった場合の繰上げ候補です。
状況によって、別途確保可能な民間コートを手配したりもします。
毎月中旬までには、翌月の参加者が決まり、それを皆さんに連絡します。（上記が確定後の状態です。）

これ以降の「伝助」の使い方

このように、一旦参加予定メンバーが確定した後は、伝助上の ◎ の変更（参加できなくなったなど）は、その旨を一報してもらい、幹事が行うというルールにしています。その都度、繰上げOKかの確認をしたり、追加メンバーを募集するなども、基本的に幹事がしています。（メンバーの人が自分で代役を探してくれることもあります。）皆、ルール通りに動いてくれているので、混乱なくいっています。

毎回のテニスについての連絡

予定されたテニスの２～３日前には、参加予定者に確認連絡をします。
この時、以下のアレンジを提案します。

• 幹事、受付の担当

• 試合用ボールと、練習用ボールの担当

• 車の乗り合せなどの移動方法

• その他の連絡

メンバーへの連絡方法とやり取り

基本的にすべて、メールアドレスを全部公開した上で、メールを使って行っています。（入会の際、メールアドレス公開の了承を得ています。）PC発信のメールも受け取れるように設定をお願いしています。
Lineでグループを作る方法もありますが、毎回のテニスの連絡を、メンバー全員でのグループで行うのは適切ではなく、毎回グループを作るのも手間なのでメールにしています。

合宿やパーティなどのイベントの時だけは、参加者全員のLine グループを使ってやり取りや写真の交換やアルバム作りをしています。

この後も、ダブルスの組合せ表など、色々なノウハウをお伝えしていく予定です。