総務DXで名刺発注管理は効率化できる？法人名刺BOXを導入するメリット・デメリットとは

DXについて知ろう

・デジタルトランスフォーメーション（DX）とは？

デジタルトランスフォーメーション（DX）という言葉を知っていて、当たり前という風潮となっておりますが、いざ自分でDXについて説明しようとすると言葉に詰まってしまう経験がある方は多いのではないでしょうか？

技術の世界は日進月歩で止まることなく、これまでなかったサービスが突然使えるようになったり、これまでできないとされてきたサービスが気軽に使えるようになったり、何もなかったところから新たなビジネスチャンスが広がっています。

私たちの社会は、知らないうちに便利で快適なものへと変化を続けています。

企業においてもDX化を行って、効率化や利益率を向上させるなどメリットを生むことは当然ですが、実践していなければチャンスを逃している可能性があると自覚しなければいけません。

冒頭で、DXについて説明するのは難しいと言いました。それもそのはず、DXの定義は各企業や産業、組織の視点ごとにさまざまな定義が存在し、実は明確には定まっていません。

「DX化する」「DXできる業務」「DXを取り入れる」など使われ方もさまざまで、それぞれの分野においてDXが語られているため、自分の業界においてどのような定義なのかを確認する必要があります。

しかし、その本質的な意味合いはどの業界でも同じです。ここではDXの本質およびデジタル化とIT化についてもご説明します。

・デジタル化とIT化の違い

デジタル化とは、情報を電子化することを意味します。一方のITとは情報技術のことで、アナログ文脈でも使用することができます。

例をあげると用紙に印刷して配布していたものをPDFにして配布すればIT化したと言えます。

それを社内に配布するか社外で配布するか「社内DX」「社外DX」と広がっていきます。話がそれてしまいましたが、書類をPDF(電子化)したものの整理を行えば、「デジタル化」と「IT化」の両者を行ったことになり、これを「デジタライゼーション」といいます。

では、DXとは何でしょうか？ここまでの説明したことを用いて端的に説明すると、『DX＝デジタライゼーション（IT化とデジタル化の両方）を活用して、社会やビジネスモデルを良い方向へ変革すること』になります。

誰でも使える便利なツールとして社内外問わず活用することこそがDXと言えます。

・DXはどう始めればいいの？

結論から申し上げます。DXがうまくいく方法は、経営者、DX推進担当、現場の社員に、メリットがある形で巻き込んで問題を解決に向けて、DXを利用することです。

　DXの取り組みの成功には、消費者(利用者)視点を持つことが必要です。また、会社全体で協力し合うことが重要になります。特に、経営陣がDXの重要性を理解したうえで参加することは、プロジェクトの円滑な進行には必要不可欠といえるでしょう。

DXの取り組みは成功するまで繰り返し行わなければならないため、資金的な投資も必要です。経営者の支持が得られなければ、資金問題で取り組みがとん挫することにもなりかねません。

さらに、経営者には経営方針を明確にし、トップダウンでDXの必要性を社内に理解してもらう役割ももとめられます。

・通常のDXを推進するためには、新体制を作る必要がある？

「新しいビジネスモデルの構築」「システムの刷新」いずれにしても、従来通りのやり方にこだわっているとDXの成功が遠ざかってしまいます。

既存のやり方を変える必要があるため、新しい人事制度や失敗に対する考え方を見直した教育制度なども計画する必要があります。

DXを推進するための体制づくりは目的に合わせて、IT部門の拡張や専門組織の設置が必要となってきますが、莫大な予算と人的資源を割く必要があります。　　

しかし、改革には消極的な組織が、新しいことを始めようとしても、不安や不満がつきものです。そんな中で、DXを進めたところでうまくいきません。まずは、予算をかけずに簡単なところで参加できることからDXを進めてみませんか。

名刺注文は、経営者、DX推進担当、現場の社員それぞれがDXプロジェクトに必然的に巻き込むことができます。

名刺注文のDX化は、全社員が関わるということが確実ですし、それに対してDXの効果や課題について議論もしやすいです。

名刺のように、小さなことから始めれば大規模プロジェクトより早く成果が得られます。DXプロジェクトは、大きく予算をとって念入りに計画を作成して、長い時間をかけなくてならないというイメージがありますが、小さく始めることができます。

DX化についての免疫が社内に広まったら、既存のシステムを全体的にチェックし、老朽化・ブラックボックス化したシステムがないかどうかを確認しましょう。

これによって、既存のIT資産などを改修し、維持し続けた場合に必要になる費用の試算ができます。DX実行にあたっては全社にわたってデータを活用しなければなりません。

そうするためには、データを一元管理する必要があります。

あらかじめ「システムを廃棄する必要があるか」「システム連携がしやすいかどうか」などを分析し、必要であればシステム連携をスムーズにできるように作り替えなければなりません。

小さなことから始めるDX化！名刺注文をデジタル化しよう！

・名刺注文をクラウド型注文システムにしてみませんか

まずは、DX化を体験することがDX化を推進を行う近道です。特に名刺は、全社員に必要となるツールです。名刺注文をデジタル化することで、全社員が参加するDX化プロジェクトが始められます。

また、名刺の注文はシンプルなのでなにがどうデジタル化したか、検証が非常にやりやすい内容となっております。当たり前にしていたことから始めることで、固定観念をなくし新たなことに挑戦する糸口とすることができます。

DX化につまずく原因を取り除くためにも、DX化を推進したことで得られるメリットを明確にして関係者各位に共有することが大切です。

また、名刺注文は、デジタルに対して知見が少ない人にも分かりやすい仕組みのため、説明がしやすいです。

・課題を共有しやすいとは

名刺のデジタル化は、何がどう変わるかが分かりやすいため、課題の整理を簡単にまとめることができます。従来通りで、問題がないからといってデジタル化に挑戦しないことは損です。現状の名刺注文をどのように行って

デジタル化することで、どんなメリットがあるか一度検証してみることから始めましょう。課題を抑えてメリットを共有しながらDX化を進めることで、社内での議論が進めやすく、具体的でよい変化を伴った内容で進めていくことができます。

立場や視点の違いから気が付かなかった課題や、あるいは見落としていた会社の課題が見えてくることもあります。

（例）　
経営者への課題
・DXを推進したいが経営者の承認が取り辛く新しいことに挑戦できない
DX推進担当者への課題
・DX化を任せたが、なにから進めていいかわからず、プロジェクトが止まってしまっている。
現場への課題
・自分には関係ないと現状のままで満足している

・まずは難しく考えず、名刺の注文からDX化しませんか

経営課題の解消は会社の全社員にとって確実なメリットになりますし、メリットが分かれば参加への意欲も向上して、メリットがあれば誰もが幸せになります。

小さいことから始めれば、大規模プロジェクトよりも早く成果がわかり、その経験を活かして他のプロジェクトと繋げていけます。万が一うまくいかなかったとしても、小さくはじめていれば軌道修正も容易にできます。

はじめてのDXだからといって、大きく予算をとり、長い計画を立て実行するよりも名刺注文のような小さなことからお試しでDX化に挑戦したほうが会社にとってメリットとなります。

そこで提案したいのが、らくらくかんたん法人名刺box

・法人名刺boxとは？

法人名刺boxは、長苗印刷(株)が提供するクラウド型のWEB名刺発注システムのことです。多くのECサイト(ネット通販)と同じようにインターネットに繋がる環境であれば、いつでもどこからでも操作が可能です。

インターネット閲覧・ネットショップ注文ができる程度にパソコンを使用できる方であれば、簡単に名刺の印刷内容の編集からプレビュー確認、発注まで全ての操作がご利用いただけます。

全国に拠点や、スタッフを抱えるような法人の名刺も、名刺発注・管理を効率的に行えるよう便利な機能を揃えました。

操作は全て画面上で簡単に行うことができます。 面倒な登録や編集は、Excelデータで一括登録・編集することも可能です。また、権限別での機能制限を設けており、無駄な機能を省き簡単操作で発注・管理が行なえます。

・ランニングコスト不要・月額0円

システム使用料・保守費が無料の理由
理由① クラウド型サービスだから、ソフトの購入や設定は不要

・法人名刺boxは、クラウド型サービスのためソフトの購入は必要ありません。
・月額費・システム使用料・保守費0円で提供しております。

法人名刺boxは、名刺作成・発注を、「クラウド型(WEB上)」で行うため、お客様にソフトを購入していただく必要なくサービスを提供することができます。

クラウドサービスを導入するに当たって、新しいソフトやアプリケーションは導入する必要はありません。法人名刺boxは、クラウド型名刺作成・発注システムは、クラウド上での一元管理ですので、お客様ごとの端末や専用ソフトなどの保守の必要がありません。

理由② バージョンアップのコストも不要
・クラウド型名刺発注システムはバージョンアップも0円
法人名刺boxは、クラウド型の名刺発注システムなので、お客様が自らシステムをバージョンアップする必要はありません。

また、専用ソフトのインストール等は必要ありません。インターネットを閲覧できる環境（パソコン）で、一般のブラウザ（インターネット閲覧ソフト）上にてご利用いただけます。

余計なコストをかけることなく、常に最新版を利用することができます。※セキュリティを維持するため、動作環境の更新が必要になる可能性がございます。

理由③ 修理やメンテナンスのコストがかからない
・クラウド型名刺発注システムだから修理やメンテナンスコスト不要
システムのメンテナンスは常に弊社で行われるため、お客様の端末に依存しません。そのため、お客様の端末がたとえ故障したとしても、「法人名刺box」のシステムそのものには影響しないので、メンテナンスコストが発生しません。※システム登録費は別途必要な場合があります

・法人名刺boxでDX化できること

①簡単に名刺を注文できる
注文は画面上ですべて完結。デザインを見ながら注文できるので間違いを少なくすることができます。また、履歴も確認することもできますので大変便利です。

その場で、確認用のメールを作成できます。社員の操作権限を設定できます。（申請のみ、承認のみ、発注・管理　など） また、グループ内の担当者が発注する、承認フローを設定するなど、運用に併せた多様な設定が可能です。ロケーション（グループ）を分けることで、拠点ごとでの名刺の管理、注文が行えます。

②社員の情報を一元管理できる
MicrosoftofficeでのExcel(CSV形式)で、インポート(書き込み)、エクスポート(書き出し)機能がありますので、Excel上で一括編集が可能です。作成したリストを一括で追加または、エクスポートして編集し一括で書き換えるなど簡単に行うことができます。

③手軽に発注できる
システム上で「申請」ができるので、担当者が不在時でもいつでも申請が可能です。申請～承認～発注の間も面倒なやりとりはありませんので、今まで以上にスピーディーに名刺を発注することが可能です。

④名刺業務を簡略化して、コストを削減できる
発注の業務をすべてWEB上で完結できるので、印刷会社とのやりとりも不要になります。社員ごとの名刺の編集や管理もできますので、無駄なく発注が可能です。今まで名刺発注にかかった時間を短縮でき、人件費の削減につながります。

・導入について

現在、ご使用している名刺に合わせてレイアウトの初期設定を作成いたしますので、お名刺の現物をご用意ください。

名刺に記載が必要な入力項目の洗い出しを行いますので、想定されるレイアウトパターンのご提示をお願いしております。また、スムーズに開始いただけるよう、社員様名刺データ一覧(Excelデータ)のご準備も順次お願いいたします。

導入後もしっかりサポートいたします。システムデモを使いながら、導入後のイメージや細かい操作方法などをしっかりご説明し、導入のご検討をいただきます。

また、名刺の品質確認などを実際に行い、お名刺をサンプル製作して実物をご確認いただけます。まずはお気軽にご相談ください。

まとめ

・「小さな成功体験」で【DXができる会社】になろう

DXとは、情報を電子化し、使い勝手をよくすることにより社会やビジネスをより良い方向へ変革することです。

まずは小さな成功体験から、「うちは、自社がDXできる会社」を目指しましょう。「小さなチャレンジ」を「し続ける」ことができる企業文化が根付くことで、社員にとっては同じ価値観・行動規範を共有する連帯感が生まれ、知識の幅が広がっていきます。

現行システムに依存したままだと市場の変化に追いつけず、日々変わりゆく顧客の消費行動に対応できなくなり、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

長苗印刷では、DXを応援するサービスのご用意がございます。困ったときのお悩みを解決する糸口となるかもしれません！是非お気軽にご相談ください。お問い合わせ方法は、弊社ホームページより直接お問い合わせください。
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