メモをカキカキ

しょっちゅう、他スタッフに向けた変更や注意連絡などのメモを作成しています。その際に気をつけていることを書き出して、まとめてみたいと思います。

大まかな考え方
まず、完璧なやり方というものはありません。参考か、ふーん面白い考え方、程度に思ってください。
もし気に入る部分があれば、適宜抜き取ってください。

どれだけ分かりやすく書いたとしても、読み手次第で捉え方は変わってしまいます。万人が全員、同じ捉え方をすることは有り得ません。
文字通り１から１００までを全部書き出したとしても、必ず認識不足やズレが発生しますし、全く予想外の理解をされたりします。
十全万全の連絡メモができたと会心の胸中でも、『そこ？』と思う部分から質問が飛んできます。
他人と認識を共通させるというのは、それほどにも難しい事柄なのです。

この前提条件を踏まえた上で、認識の差異をできる限り減らすための方策だと思っています。

書き出す時
メモを書き出すときは、出来るだけ内容を省かないようにします。
５W１Hはもちろん、変更点でしたら変更前後での詳細、注意喚起であれば、懸念されるパターンや発生した場合の対応方法など。

気になったり留意するポイントは人それぞれですし、実は認識がズレていたりする場合だってあります。
書いている当人にとっては至極当然でも、他スタッフからは、初耳や全く別認識をしている場合もあります。
同じ職場のスタッフだからと云って、全員が全員、同じ理解度や認識をしていると思い込んではいけません。
これはスタッフ毎のやる気云々という話ではなく、人間とはそういう生物なのです。

他スタッフ同士、自分と他スタッフとの認識違いも、この点で、できる限り解消させてたいと考えます。

客観的に添削する
内容を書き出したら、今度は分かりやすいように修正していきます。
この点は、書いているコレも同様ですね。

特に注意しないといけないのは、
『他人は、自分が読んでほしいと思った内容では、読んでくれない』
という点です。

曖昧な表現だったり、少し詳細が抜けているだけで、人は書き手が狙った内容とは違うことを読み取ってしまいます。
読者自身が思考する読み物ならば構いませんが、あいにくと業務に関わってくる部分、引いてはお客さんに関わってくる大事な部分です。
業務とは違うことをされては、お店もお客さんも非常に困ります。

このご時世、小さな困り事だったはずが、あっという間に大火災になりかねません。余計な火種を起こさないよう、出来るだけ正確に把握してもらう必要があります。
起きてしまうと、お客さんもスタッフも、誰一人として良い思いはしません。ただただ、嫌な気持ちが残るだけです。
そんなストレスが起きないように、対策の意味合いもあります。

話が逸れたので、軌道修正
最初に、微に入り細を穿つ内容を書いているのだから、添削をする必要などないと思うかもしれません。
しかし、事細かに書き出しただけでは、人は理解してくれないのです。
理解できるように整えることで、理解できる人が一気に増える印象です。

文章を分かりやすくする、というのは難しい作業です。
子どものころ、思ったことや起きたことを、どう伝えたら良いのか分からずに捲したてて、全く伝わらないという経験をしたことがないでしょうか。
要は、アレの文章版なのだと思っています。
誰かに何かを伝えるためには、並べ立て捲したてるだけでは駄目なのです。

伝わるように整理する能力・作業が必要になると思うのです。

もう一度横道へ
ふと思うのは、周りに過度に察してくれる人間がいると、伝えるための能力が育たないのでは、という可能性です。

自身が伝えやすくしなくても、相手が勝手に汲み取ってしまいます。
しかしこれでは、当人が成長しませんし、伝えるために必要な事柄の存在に気がつくこともできないと思うのです。

他人に伝えることが出来ない、周囲の人間に意図を汲み取らせようとするだけの大人、見かけたりしませんか。
個人的には、そういう程度の人間なんだなぁと、思うだけですが、

メモを書き終えたら
最初にも書いていますが、メモを作成したから100％伝わると確定しているわけではありません。
あくまでも伝わる確率が上がっただけで、『正確に伝わる』となれば、もう少し確率は下がることでしょう。

そもそもメモを読まないスタッフもいるかも知れませんし、メモを目にする前に事態に遭遇してしまう可能性だってあります。

自身の視点しか持っていないと、過度に成果を期待してしまいます。
客観的な他人視点を想像することは、メモ作成以外にも十分に必要なことだと思います。

できれば簡素にすることが、伝わりやすくなる１つの要因だと思っているのですが、何だか長くなってしまいました。
駄目じゃないですか、コレ。という、与太話でした。

お時間をいただき、ありがとうございました。