【ウェビナー書き起こし】ChatGPT活用で業務依頼を2倍効率化：セッション「ChatGPTを活用した効率的な業務依頼の進め方」
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本記事は、2023/5/24 12:00～13:00に開催した中小企業向け無料講座「ChatGPT活用で業務依頼を2倍効率化」 のうち〜 ChatGPTを活用した効率的な業務依頼の進め方～ のセッション書き起こし記事になります。
スピーカー
・浅井 聖一（あさい せいいち）
2019年より株式会社ロコタビ勤務。カスタマーサクセスチームマネージャー、経営企画室室長を歴任し、主に法人向けの新規事業開発・推進を主管する。2023年1月～「ロコアシ」正式ローンチによりロコアシ事業部の事業部長に着任。年初からAIサービスの導入検証プロジェクトを推進し「ロコアシ」をAI×リモートアシスタントサービスとしてアップデート。
セッション内容
株式会社ロコタビの浅井です。ご参加いただきありがとうございます。新規事業開発、推進を担当しており、2023年の1月から、「ロコアシ」というオンラインアシスタントサービスをローンチして、ロコアシ事業部の事業部長を務めています。ロコアシはAIツールを積極的に活用しています。ロコアシはAIツールの導入で、業務によっては最大5倍の業務効率化に成功しており、AIのビジネス活動を社内外で推進しています。
このセッションの目的は、ChatGPTを活用して業務以外のプロセスを効率化する方法をお知らせすることです。
ChatGPTとは
オープンAIによって開発された大規模な自然言語処理AIモデルが、ChatGPTです。「ユーザーからの質問や要求に対して自然な文章で応答してくれる」というのが特徴です。
ChatGPTのメリットは、高度な自然言語理解力、柔軟な対応力、カスタマイズ性、そして時間の節約に繋がるという点です。
業務依頼への適用事例として、プロジェクト計画の策定、コンテンツ作成、市場調査などがあります。ChatGPTを活用することで、効果的なプロジェクト計画を策定、ブログ記事やプレゼンテーション資料の作成を効率化、市場動向に関する情報収集を自動化することが可能です。
ChatGPTは、要約、詳細に書く、素案アイデアの下地を作成、翻訳や言い換え、そして不備やミスや矛盾の指摘をする、校正という部分で強みがあると考えています。これはエンジニアの方々だけでなく、ビジネス側の人間にも生産性を高めてくれるツールと考えています。
成功事例
成功事例として２つご紹介します。まず、あるマーケティング事業者と中小企業です。これらの企業はChatGPTを活用してブログ記事やSNSコンテンツの作成を効率化しています。指定したキーワードだけで魅力的なコンテンツの下地素案ドラフトを短時間で生成します。ここから記事やSNSの投稿を深掘りしてアップする作業が必要ですが、これにより人件費を削減し、マーケティング効果の向上を実現しています。
また、カスタマーサポートの効率化もあります。ある企業ではChatGPTを用いて、ECサイトのカスタマーサポートを効率化しています。ボットを開発して実装する方もいれば、返信内容を作成するためにChatGPTを使用する方もいます。FAQや問い合わせ内容をChatGPTにお渡しすると、それを解析して適切な回答を生成します。これにより顧客満足度の向上とサポート業務の効率化が実現します。
チャレンジ事例
一方で、チャレンジの事例として複雑な業務プロセスの自動化があります。ある製造業者がChatGPTを用いて複雑な業務プロセスの自動化に挑戦しましたが、全てのプロセスがうまくいくわけではなく、専門知識や高度な判断が必要な業務には一定の限界があります。
また、創造性に依存する業務にもまだ限界があります。あるデザイン会社では、ChatGPTや画像生成に関するAIを使用してデザイン案の生成を試みましたが、一定のクオリティでデザイン案を生成できるものの、独創性や感性が求められる部分ではまだ人間の力が必要であることがわかりました。
AIが強い点として、案を出す能力があります。人間が1週間で10案を作るのに対して、AIは1日で100案、200案を作成可能です。それを踏まえ、人間が創造性を発揮する方法が可能だと思います。
AIに「10案を100個、200個の案に出して」と頼むと、人間はめげてしまうかもしれませんが、AIは文句一つ言わずやってくれるというのは、AIの強みかもしれません。
ChatGPTを活用した業務効率化のコツ
次に、AIを活用した業務効率化のコツについてお話します。
柔軟なタスク管理が必要です。AIを活用する際は、タスクの優先順位や進捗状況を適宜見直し、AIに適したタスクを効果的に割り当てることが重要です。AIには得意なもの、不得意なものがあります。AIが苦手な複雑な業務や創造性が求められるタスクは人間が担当し、全体のバランスをとりながら効率化を図りましょう。
また、AIの導入後も継続的な改善が必要です。AIを活用して業務効率化を試みる方の中には、「導入してみたけれども、使ってみても、ワークしない」と思う方もいるかもしれません。しかし、それは判断には早いかもしれません。AIは日々アップデートされ、課題が解決されます。AIとの対話を繰り返すことで、品質が向上します。そのため、定期的に成果や問題点を分析し、追加の指示やフィードバックをAIに与えることで、AIの応答品質を向上させることが可能です。
そして、チームのスキルアップも重要です。AIは生産性を高めるツールですが、効果的に活用するためには、チームメンバーがAIとうまく連携できるスキルが必要です。AIの利点と限界を理解し、その特性を生かす方法を学ぶことで、チーム全体の生産性が向上します。定期的な研修や勉強会を開催したり、ウェビナーに参加したりすることで、チームや自身のスキルアップを図ることが重要です。
ChatGPTプロンプト事例紹介
ChatGPTのプロンプトの事例紹介をします。
プロンプトとは、ChatGPTに対する質問や指示です。プロンプトの目的は、効果的なサポート、ChatGPTからの回答を取得することです。
効果的な応答を得るためには、プロンプトを明確かつ具体的にすることが重要です。適切なキーワードや文脈を含めることで、より正しい、クオリティの高い回答を引き出すことが可能です。
例えば、「マーケティング戦略の立案における競合分析のステップを出力してください」、「５つぐらいのプロセスに分けてください」と指示すると、より具体的に効果的な回答が得られるでしょう。ブログ記事のトピック、「効率的なリモートワーク環境の構築」について５つのサブトピックとそれぞれの要点を提案してくださいと指示を書いたとします。
それに経緯や目的を追加していくと、より効果的な回答が得られます。例えば目的として、オウンド メディアで自社のリモートワークに関する取り組みを紹介する記事を連載したい、と書いてあげます。
背景として、自社でラウンドBの資金調達が3ヶ月後に完了見込みで、調達資金の大半が、新規機能開発に充当されるエンジニアの採用強化のために、リモートワークに関する取り組みを紹介したいという背景も一緒にChatGPTに渡します。
例を渡してあげると、良いと言われています。「デジタルツールの選定 - 効率的なコミュニケーションやタスク管理のためにチーム全体で使いやすいデジタルツールを採用する」という例を渡します。
制約条件を渡してあげることも、プロンプトの例としてあります。必要に応じて制約条件も渡してください。
出力結果については、「提案される５つのサブトピックとそれぞれの要点」が出力されます。リモートワークにおけるコミュニケーション戦略、リモートワーク環境の策定プロジェクトの管理の効率化、エンジニアのメンタルヘルスの維持やリモートワーク文化の育成などをブログ記事に掲載する提案をします。
まとめと今後の展望
ChatGPTの活用の更なる可能性として、技術の進化やAIの能力の向上に伴って、今後さらに多くの業務プロセスや業界で広がっていくと考えられています。社内組織内での知識共有やチーム間のコラボレーションの効率化だけではなく、様々なビジネスモデルやアイディアの創出にも貢献します。
最後に宣伝ですが、ロコアシはAI人材によるリモートアシスタントサービスです。AIの活用方法を学習した人材が、皆様のデスクワークを受託します。
タスク管理、プロジェクトコンテンツ作成、顧客サポートなど、お任せください。社内向けセミナーやAI活用研修なども相談承っています。
noteでは、AIのビジネス活用を検証する無料マガジンも公開しています。
「古武術の運営団体に、ChatGPTとロコアシでマーケ施策を提案する」「AI活用ガイドブックの作成とプレスリリースを一括で実施する」といったユースケースの案内をしています。ぜひご覧ください。
以上、株式会社ロコタビ 浅井のセッションでした。ありがとうございました。
※ウェビナー前半「最新活用事例と自社情報の活用方法について」書き起こし記事はこちらから
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