ChatGPTを活用してAI活用研修プログラムを作成！効率化で総工数が5分の1に

ロコアシ運営事務局です。ロコアシは秘書、事務、経理業務、議事録作成、翻訳等を始めとした、デスクワークをオンラインで簡単に依頼できる、AI×リモートアシスタントサービスです。AI活用研修を20時間受講済みの専属ディレクターが、御社の課題を海外在住日本人のプロフェッショナル人材チームと共に解決いたします。

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生産性の高い業務対応を提供価値としているロコアシは、AIによる業務効率化が図られているサービスです。
一方で、実際に手を動かす部分は、AIツール単独では解決できないシーンも多く存在します。ロコアシがお手伝いできて、活躍できる領域と言えます。
本記事では、AI×リモートアシスタントサービス「ロコアシ」のディレクター責任者がChatGPTを使って、AI活用研修プログラム作成の総工数を劇的に削減した事例について紹介します。具体的には、約5分の1に効率化しました！！！

作成の経緯

ロコアシのディレクター責任者は、ディレクターチームのメンバーにAI技術を効果的に活用してもらうため、ディレクター向けに、所要時間20時間のAI活用研修プログラムを作成することを決定しました。これにより、チーム全体でのAI活用が円滑になり、より効率的な業務サポートが期待できると考えられました。
研修プログラムの作成には、通常、多くの時間がかかるものですが、ChatGPTを活用して効率化することとしました。

研修プログラム作成プロセス

研修プログラムに必要な項目の整理

まず、ディレクター責任者は、研修の目標と、網羅したいAI活用の課題から、研修プログラムに必要な項目をChatGPTと対話しながら整理していきました。ちなみに対話型のChatGPTは要約と詳説を得意としているので、資料作成のセオリーは「まずは大項目、見出しから作る」ことです。

• AIに関する基礎知識を網羅したい

• AIサービスの理解度を揃えて、理解度を可視化したい

• AIサービスの実習を通して新たな洞察を得てほしい

また、この数日間で特に注目を集めていますが、ロコアシはクライアントワークなので、AIサービスの活用におけるセキュリティに関する課題を整理し、ディレクターが習熟することが何より重要です。これらの目的を網羅した研修プログラムをリストしていきました。

プログラムのタイトルと所要時間リスト出力

ChatGPTと対話していくことで、まずはプログラムごとのタイトルと所要時間のリストが出来ました。下記はサンプルですが、ChatGPTに目的と研修の所要時間、受講者の特徴を渡して出力してもらえば、短時間で作成できると思います。

1. ChatGPTの基本的な概念と機能の紹介 (2時間)

2. ChatGPTの効果的な使い方とベストプラクティス (4時間)

3. タスクの自動化と業務効率化のためのChatGPTの活用方法 (4時間)

4. ChatGPTを用いたデータ分析とレポート作成 (4時間)

5. チーム内でのChatGPTの運用方法とコミュニケーションの最適化 (3時間)

6. セキュリティとプライバシーに関する知識と対策 (2時間)

7. 実践演習とフィードバック (1時間)

タイトルごとのテキストを出力

繰り返しになりますが、対話型のChatGPTは要約と詳説を得意としているので、資料作成のセオリーは「まずは大項目、見出しから作る」こと。ChatGPTに各タイトルごとのテキストを出力してもらいましょう。シンプルに「研修プログラム1.ChatGPTの基本的な概念と機能の紹介 (2時間) のテキストを出力してください」と伝えてみてもいいですね。

出力したテキストを精査

ChatGPTが一度に出力できる文字数には制限があるので、適宜「その続きを出力してください」などと入力して、テキストを出力していきましょう。丁寧で充分に見えるテキストがどんどん出力されるので、そのまま使いたくなる気持ちになりますが、ここでぐっとこらえて、丁寧に精査することが大事です。ChatGPTは非常に高い精度で文章を生成しますが、時折、理想とは異なる結果を出力することがあります。最初の下書きを自分で書く時間が減った分、精査にたっぷり時間が使えるとも言えます。
☑正しい内容か？
☑前後のプログラムとの不必要な重複箇所はないか？
☑受講者に伝えたい内容が含まれているか？
これらの項目を丁寧に精査し、研修資料を作成していきましょう。（当社はNotionで研修資料を作成していきました）不足している内容はChatGPTに出力させてもいいですし、自分で作成してもいいでしょう。

試行錯誤した点

マニュアル作成の過程で、ディレクター責任者は、ChatGPTの出力結果が最初は完全には理想に沿わないことがあるという課題に直面しました。しかし、繰り返しの対話を行い、質問や指示を具体的にすることで、最終的には期待通りの出力を得ることができました。過去の同様の研修プログラムにかかった時間と比べると、その工数は約5分の1です。各所で言われている通り、恐ろしいまでの生産性向上が実績として残りました。

ロコアシ×ChatGPTでコア業務にコミット

プログラムが迅速に整備され、速やかに研修が浸透したことで、ChatGPTをはじめとしたAIツールの活用研修を20時間受講済みの専属ディレクターが、クライアントの課題を海外在住日本人のプロフェッショナル人材チームと共に解決する「AI×リモートアシスタントサービス」としてロコアシはご利用いただけるようになりました。ロコアシに実務部分をどんどんアサインして、コア業務にフルコミットしましょう。何なら回答になかなか時間がかかったり、文字数制限があるChatGPTへの質問を、御社に代わってロコアシが対応することも可能です…！

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