デジタル時代における生産世代の業務効率化方法

地方では遅れてると思いがちなデジタル面ですが、世の中はデジタル時代に入っています。
昨年の話にはなりますが”インボイス制度”の導入により作業が増えに戸惑うことが多々・・・
従来の業務内容より顧客対応の面、帳簿の管理等でも複雑になっていると日々感じることも。
やはり、新たな制度の学習、それに伴う業務の煩雑化を考えると属人化してしまう業務もあります。部署を異動する際に柔軟に対応できないという問題点も。そこでデジタルの力を駆使しての業務効率化改善プロセスについて今後数年から数十年の生産の中心となっていく20代～50代に知っていただければと思います。

業務効率化するためには

　まず、業務プロセスを可視化することが大切だと考えます。小売店を例にすると顧客の注文から販売する事務作業を経て利益を得るまでを図式化してみる。今までの流れが見えてきます。それを基に業務の流れに無駄はないかを見極めていきます。
　”効率化”と言われると工程を減らすことに意識がいってしまうかと思います。工程を増やしても人だけに頼らず、デジタルの力を使い効率を上げるという方法も選択の一つだと感じます。
　上記の方法により人件費に伴うコストや時間を最適化し、生産性を上げることが出来ます。
　私自身が感じる図式化するメリットとしては、流れが見えるために業務の先がイメージできる。その先の目的、目標が分かりやすくなります。それを基にマニュアル化することで引継業務等もスムーズに行えます。

業務効率化の例

  今の時代はデジタルに触れない日はほとんどないと感じていますが、50代以降になるとなかなか”デジタル使う”機会が～50代世代よりも少ないと感じております。
　私自身の経験ですが皆様のよく使うLINEですが主にプライベートの連絡として使う場面が多いかと思います。業務の効率化を考え「試験的にLINEを使用してみよう」と挑戦してみたことがあります。数十年前から従業員や関係者へのお知らせは放送・電話・文書掲示での対応を行っておりましたが、情報の遅れや漏れがありその都度個別で電話等の対応を行い、コスト面や時間もかかっていたかと思います。
　その頃のスマートフォンの使用率が6～7割程ということもあり、主な使用は20代～50代と考えてスタートしました。徐々に「便利なので本格的に活用してほしい！」との声を多く頂き、有料プランへ変更して本格的に運用することができました。以前はあまりスマートフォンの使用率が高くなかった70代、80代の方も「家族に教えられて自分も使ってみよう！」とお知らせ等の情報を自宅に居ながら得られ「すごく便利だね」と言って頂く機会が多くあります。

　このように、いつも何気なく触れているデジタルにも業務効率化をはかることの出来る場面がたくさんあります。
　普段の生活場面でも「これがもう少し便利だったら」と考えると新しいアイディアが生まれることもあります。
　デジタルの力を駆使して業務の生産性・効率化が出来ることを期待しています。