その2)医療カルテ周りの仕事で役に立つショートカットキー5選

医療事務の中でも電子カルテ周りの事務仕事をしています。またMOSのWORD/EXCELを所持しています。
Excel/ワード/電子カルテを使っていますので、その方々の業務効率化の足しになると思います。特に電子カルテを扱う仕事の中で実用的だったショートカットキーを紹介していきます。今回2回目です。

対象)
・パソコンに詳しくないけれども普通にできる方
・新しく医療事務さんに教えたい診療所院長先生
・カルテを効率よく打ちたい看護師さんなど
・業務改善したいけれども、他の人に影響与えず、小さく始めたいと思っている方

検索をすると、ショートカットキー一覧などすぐに出てくるのですが、羅列しているだけのものが多く、実務に使えるかと言うと、いまひとつ実用的ではありません。
そこで、私が実際の仕事(医療事務)の中で役に立ったショートカットキーをいくつかあげていきます。参考にしていただければありがたいです。
レベルとしてはショートカットキー初心者の上位くらいの内容かと思われます。ひとつでも学びがあれば幸いです。よろしくお願いいたします。

●Shift+Space  
半角スペースを入れるためのショートカットキーです。使うときは、氏名をカタカナで打ち込むときに必要です。いちいち名字と名前の間をクリック→半角ボタン(F8)としていましたが、打ち込みの流れが止まってしまいます。ここでShift+Space を使うと打ち込みの流れを止めずにすみます。
外部と連携する事務作業において半角カタカナで打ち込まなくてはならないことがあります。このとき、氏名と名字の間は半角1マス開けなければならないときに、文字は半角にできてもスペースは半角にできないので、半角の氏名を入れるだけの仕事でこんなに困るとは…とストレスが溜まります。このような時このShift+Space  を使うのです。
使う頻度から少ない方からは「なんでこんなショートカットクッキーがあるのか？」と思うかもしれませんが、やはり設定されているだけの事はあります。需要はあるのです。

●Shift+E
中央寄せのショートカットキーです。これ単独だとあまりありがたみを感じないのですが、セットで使うと応用が利くキーです。
お知らせなどのタイトルを作るときに、①Shift+↓ で行選択し②Ctrl Bで太字にし③Shift+Eで中央寄せするのです。これでタイトル完成です。さらにCtrl　 U(下線を引く)、字を大きくするCtrl ＋(プラス)を使えば完璧です。またCtrl Rで右寄せ、Ctrl Lで左寄せできます。
実務としてはパンフレットを作ったり、挨拶状/お詫び状を作成するときに非常に役に立ちます。

＊ショートカットキーでの連続技を覚えると…
・普段からショートカットキーをどのように組み合わせようかと言う意識が生まれます。なので、より仕事の効率化に寄与していくと思われます。
・ショートカットキーの連続技を覚えるのは、英語学習で単語を覚えるより文章やイディオムを覚える方が実用的であることに似ています。
・こうなると、stream deckなど入力補助デバイスの導入が視野に入ります。今後、機会があれば記事作成していきます。

● F6～F10…日本語を英語に変換する。
F6…ひらがな
F7…全角カタカナ
F8…半角カタカナ
F9…全角アルファベット
F10…半角アルファベット
文字を入力した後に押すことで変換します。
アルファベットは数字や(　)「　」/などの記号も含まれますので、(F6)などアルファベットと数字と記号を組み合わせた良い時に一気にはかどります。

●かな変換…タッチタイピングが速くなる。
交通事故に遭い警察で調書をとられたときにその時のお巡りさんが人差し指でワープロを叩いているのに、打ち込みが遅いようで早い書類作成を間近で見たのがきっかけです。
ローマ字打ちと比べてトレーニングできるサイトが少なく、習得に時間がかかりますが、間違いが減りますし、絶対的な打つ量が減りますので便利です。
●かな/ローマ字変換
スペースキーの横にある2つのボタンを同時に押します。かな打ちをしている方が同僚にいるときに必須のボタンです。かな打ちをする人がローマ字打ちに変換せずに立ち去ったとき非常に困りますので、これがわかると共用のパソコンを使っているときに感謝されます。

どうでしょうか？ショートカットキー業務は使えば使うほど便利になります。事務仕事における手軽にできて有効な業務改善となります。
しかし、ショートカットキーを使わないで今まで通りのやり方でも、それなりに業務は回るので、使いこなすためのモチベーションがなかなか湧いてこないのが問題点だと思います。

ショートカットキーを役立たせるためのモチベーションとして単純作業への反発心が必要です。私はクリニック業務における単純作業を延々と行ったことでモチベーションが上がりました。(仕事がいつまでたっても終わらないのです!!!) なので、ショートカットの一覧表を見るよりも、必要な環境に身を置く方が学べる機会は増えると思います。