依存しすぎるのは良くないよ。

『なんで、そんなに受注書に依存してんの？』
仕事をしている時に、あるパート女性との会話から始まりました。

『なんで、お客様からの問い合わせで受注書探してるの？システムに受注内容なんて、記載されてるんじゃないの？』

パート従業員：
『そうなんですけどねぇ。習慣なんですかねぇ。』

探している本人も、第３者から言われてやっと気がつき始めたようです。そこから私の業務改革が始まりました。

通販部門を担当して、今でこそ丸６年が経とうとしています。3年位前の話ですかね。おかげさまで売上も伸び、パート4人社員1名という布陣で早5年。当初の売上の2倍を超えた辺りから、さすがに今のままだとキツイな。という感覚がありました。そこで社員増員かなぁ。と思っていた時の出来事です。そう言えば、広告やECサイトには手をつけてきたけど、業務的なものは経験豊富なスタッフに任せきりでした。というより、そこまで見てなかった。人手が欲しいなぁ。と思い始めて、ふと気がつきました。

『なんで、こんな事してるんだ？』

まず気になったのが、貼り紙や付箋、メモの多さ。
『これ、今出来ないですか？』

パート従業員：
『できます。後でやろうと思って忘れないように、書いておいたんです。』

『後でか。。。今やってください。そうすれば忘れないし、書く時間がいらないでしょ。』

そのパート従業員は、一生懸命だから忘れないように、忘れないようにメモをし、引き継ぎなどもメモなど残して、書いておけば忘れないからと。色んなビジネス書でもメモが大事。忘れないように書く。引き継ぎ、コミュニケーションをよくするには。。。確かにそうなんですが、今やったらいらないでしょ。という事までに使ってしまっている。一つあるといくつあるかわからないくらい出てくるんです。こういうの…

メモだけでなく、時間かけてやっていたのがダブルチェック。
お届け先や注文内容、間違いがあってはいけないと、ルールを作って違う人が確認する。そうか！そうすればミスってなくなるんだ！？・・・いやあるんです。

『なんで、ダブルチェックしてるのに、二人ともが見逃すの？』

パート従業員：
『思い込んじゃうからですかねー？』
『見てるつもりなんですけど・・・。』

『よし！ダブルチェックやめよう。』

ここから、私の業務改善の日々が始まりました。

つづく…