社内情報共有のメリットとは～人材業における情報可視化の必要性～
1.はじめに
企業内で顧客情報などを共有しておくことは、業務効率の向上、社員間のコミュニケーションの強化、ノウハウの蓄積やリスク管理など、さまざまなメリットがあります。
効果的な情報共有の仕組みを構築し、社員にその重要性を理解させることで、そのメリットを最大限に引き出すことが可能になります。
2.人材業における情報とは
人材業で扱う顧客情報は多岐にわたります。
具体的には
・求職者の個人情報や希望条件
・求人企業の募集情報
・求人企業との契約内容
・どの求職者がどの求人に応募し、どの選考フェーズに進んでいるのか
など。
求職者や取引先企業の数が増えれば増えるほど、管理しなければならない情報も増えます。
人材業は、「一つの業務を複数の社員で遂行していく」いわゆるプロジェクト型の業務と異なり、基本的には求職者・求人企業に担当者が付き、その担当者が中心となって業務を遂行していく「個人商店」的な業務です。
そのため、「担当者単位では情報を持っているが、社内全体に共有されていない」「管理者目線で必要な情報が社内に蓄積されていない」ということが起こりやすい業種とも言えます。
3.情報が共有されないことによるデメリット
前述したとおり、人材業はチームではなく、担当者単位で業務を進めていく要素が強いため、たとえ社内に情報共有がされていなかったとしても、業務の遂行自体は可能でしょう。
しかし、会社という組織の目線で全体最適を目指したときに、デメリットは多く存在します。
具体的には、下記の通りです。
・担当者の休み・退職・配置変更などの際、代わりに対応できる社員がいない＆引継ぎに時間がかかる
・管理者目線で、事業全体の課題を分析・新しい施策を立てる際に、必要な情報が把握できない
・求職者・求人のマッチング漏れによる機会損失
4.情報が共有されることによるメリット
適切な情報共有が行われることで、効果的な人材マッチング、クライアントとの関係構築、業務効率の向上が図れます。
共有する情報の具体的な例とメリットは下記の通りです。
・ 求人企業の募集情報や求職者のスキルセット・経験・希望条件などの情報
→適切なマッチングを迅速に行うことができます。
・どの求職者がどの求人に応募しているかなどといった、進捗情報
→担当者の不在時、特に面接の直前キャンセル・リスケジュールなどといった緊急対応の際に、別社員がフォローをしやすくなります。
・成功事例や失敗事例、各種フォーマット（メール文面）などの共有
→社員全員が学びを得て、個々の業務に活かすことができます。
5.情報共有がうまくいかない理由
社内情報共有には多くのメリットが存在しますが、さまざまな理由により、うまくいかない・実践に至っていないケースが多いようです。
下記に、代表的な原因とその対策を挙げます。
・ 部門間やチーム間でのコミュニケーションが少ない・情報共有の場が設けられていない。
→定期的なミーティングの実施。また、チャットツールや社内SNSを活用し、リアルタイムでのコミュニケーションを促進。
・情報共有に適したツールやプラットフォームがない・ツールはあるものの、社員が利用しない。
→現場目線で運用がしやすいツールを導入。ツールの使い方に関するトレーニングを実施し、社員が効果的に利用できるようにする。
・情報が大量にあり、重要な情報が埋もれてしまう・必要な情報がどこにあるかわからない。
→情報の整理整頓を行い、重要な情報が目立つようにする。定期的に不要な情報を削除し、情報の更新を徹底。
6.具体的な情報共有方法
情報共有の仕組みを整えるために活用できるツールをご紹介します。
・CRMシステム
クライアントや候補者の情報を一元管理し、必要な情報を即座にアクセスできるようにすることが可能です。
・社内ポータルサイト
社内ポータルサイトを作成することで、最新の情報やナレッジベースを共有することができます。
・チャットツール
SlackやChatwork、Teamsなどが挙げられます。リアルタイムで情報共有を行うことが可能です。
8.人材紹介事業向けのCRMについて
リクサス株式会社では、人材紹介に特化したCRM『LaS』を提供しています。
求職者・企業の情報管理、進捗情報の管理といった、一般的なCRMとしての機能はもとより、業務上必要フォーマットの蓄積や、社員それぞれの業務を可視化し、タスクの割り振りも実現可能です。
その他、事業課題に応じた業務効率化のためのソリューションがございますため、少しでも気になることがございましたら、まずはお気軽にご連絡をください。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？